職員自らアプリを作成することで、現場主体の業務効率化が可能に

※下記は自治体通信 Vol.51(2023年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

これまで以上に業務効率化が求められている自治体において、庁内でスムーズに情報共有が図れるグループウェアは、もはや欠かせないツールとなっている。そうしたなか、館林市(群馬県)では、ノーコード開発が可能なグループウェアを活用することで、コストを抑えつつ現場主体の業務効率化を進めているという。同市担当者2人に、詳細を聞いた。

サーバを別途用意するには、コストや手間がかかる

―館林市において、ノーコード開発が可能なグループウェアを活用した背景を教えてください。

舩渡川　そもそも当市では、「市民の声」を集約するためのシステムをオンプレの専門サーバで稼働させていたのですが、サーバの老朽化に伴い、新たな方法を模索したのがきっかけです。サーバを別途用意するには、コストや手間がかかりますから。そんなときに地元のベンダーから、『AppSuite(アップスイート)』というツールの提案を受けたのです。

―それはどのようなツールなのでしょう。

大藤　ネオジャパン社が提供しているグループウェア『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』についているオプション機能です。これを使えばノーコード開発が可能で、専門知識がない職員でも業務アプリを作成できるとのことでした。図らずも当市では、平成15年から『desknet's NEO』を導入していましたが、提案を受けて初めて同ツールの存在を知ったのです。これなら、いまあるシステムを活用して「市民の声」を管理・運用するアプリが作成できると考え、令和2年度から導入しました。

―導入後の状況はいかがですか。

舩渡川　あらかじめテンプレートも用意されており、「市民の声」の担当である市民協働課の職員でも簡単にアプリが作成でき、問題なく運用できています。こうした現場主体の業務効率化の成功体験を受け、現在庁内で『AppSuite』の活用を広げているところです。

独自の風土を活かした、DX推進が期待できる

―活用事例を教えてください。

大藤　たとえば当課では、情報セキュリティ研修受講者の管理に役立てています。この研修は、42課・約600人とほぼ全職員が受講対象で、従来は各課にExcelをメールで送り、参加者名と受講コースの記入および返信を促していました。結果、集計や進捗管理に苦労していたのです。そこで、研修受講者の管理アプリを作成・共有することで、各課にメールを送ることなく同時に記入を促せるように。Excel集計の必要がなく、記入の進捗状況がひと目でわかるため、作業効率が飛躍的に向上しました。

―今後の活用方針を聞かせてください。

舩渡川　『desknet's NEO』はもちろん、『AppSuite』で庁内全体のDX推進を図っていきたいですね。当市では「自分たちの力でなんとかしよう」とする風土があり、結果的にExcelからの脱却が進んでいなかったのですが、『AppSuite』を使えば、その風土を活かしたDX推進ができると期待しています。

―自治体におけるグループウェアの導入状況を教えてください。

　当社が自治体職員の方々に話を聞いて実感するのは、ほとんどの自治体ですでにグループウェアの導入は済んでおり、システム更新のタイミングでリプレースを検討する自治体が多いということです。そのため、新規で検討するというよりは「もっと使いやすいグループウェアがほしい」というニーズが多いと言えるでしょう。

―グループウェアを見直すポイントはなんでしょう。

　機能の豊富さがポイントのひとつになるでしょう。たとえば当社が提供している『desknet's NEO』は、標準で27の豊富な機能を搭載しています。さらにオプションで、ノーコード開発が可能な『AppSuite』を用意。専門知識がない職員でも、簡単に必要な業務アプリを自由に作成できるのです。ノーコード開発ツールは他社にもありますが、『AppSuite』はあくまでオプション。そのため、ユーザー情報の二重管理といったことも発生せず、手間なく使えるのです。また、クラウドだけでなくオンプレミスで使えるのも、大きな特徴と言えるでしょう。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　『desknet's NEO』はもちろん、『AppSuite』も含めてブラッシュアップしていくことで、つねに自治体ニーズにマッチしたソリューションを提供していきたいですね。『desknet's NEO』は、官公庁での導入実績も豊富です。興味をもった自治体のみなさんは、まずはお気軽にお問い合わせください。