「空電プッシュ for LGWAN」と税システム専用端末との合わせ技で、より安全にSMSでの住民連絡を実施

人口56万人超を誇る多摩地区最大の都市、八王子市。市税の収入率を向上させ続けている同市において、さらなる収入率向上を図る次の一手として導入されたのが「空電プッシュ for LGWAN」でした。ここではその経緯と導入後の活用ぶりについて、渡辺氏にうかがいました。

収入率向上への次の一手となったのが「空電プッシュ for LGWAN」

―「空電プッシュ for LGWAN」導入前の納税に関する課題はどのようなものだったのですか。

渡辺氏： 税務部納税課は市税の徴収業務に携わっております。その中で、納期限後、納付確認が取れない方へ法に基づく督促状を発付し、さらにその後も未納の方へは催告書の発付、電話及び臨戸訪問などを通じて納付を促しています。しかし、これまで少なからぬケースで、督促状や催告書などの郵便物について、帰宅していない、転居している、などの事情で気づいていただけず、未開封のままでした。
また、電話については不在で通話できず、折り返しの連絡もいただけない。臨戸訪問をしても不在であったり、不在の場合に差し置きしている文書に対しても反応がないといった状況が見られました。

市税の収入率を向上させることは、納税者間の負担の公平性を確保するとともに、市民サービスを実現するための貴重な財源である税収を確保するために重要です。当課では、これまでコンビニエンスストアへの収納委託、モバイルレジの導入や業務委託による民間の力を活用した取り組みの結果、現年課税分と、滞納繰越分の合計収入率を、導入時点で9年連続増加させてきました。しかし、さらなる収入率の向上を図るには次の一手が必要だったのです。

―その次の一手を探る中で、2018年7月に弊社が開催した空電プッシュ for LGWANのセミナーにご参加いただいたのですね。

渡辺氏： そうです。「LGWANで安全確実な住民連絡を行える」ということで、セミナーを受講しました。そこで、SMS受信者の着眼率は約98%にもなり、さらにスマホユーザーの場合タップすると直接架電することができる誘導性もある。SMSを利用するので、Eメールアドレスなどの情報がなくても電話番号だけで送信できると知ったことがきっかけになり、導入を本格的に検討し始めました。

個人情報に匹敵する「電話番号データ」をLGWAN網の外へ出さずに取り扱える

―「空電プッシュ for LGWAN」を導入する決め手

渡辺氏： 我々は行政情報端末（業務などで汎用される情報端末）から完全に独立した「税システム専用端末」で、納税者の電話番号も含めた税関連のあらゆる情報を管理しています。
この専用端末がLGWAN（総合行政ネットワーク）に接続しているので、LGWANを利用する「空電プッシュ for LGWAN」であれば、納税者の情報をSMS送信用の端末へ移動させるために一旦“外”へ出すといった手順が必要ありません。また、導入にあたって別途システムを調達したり、専用回線などの通信環境を準備したりすることもなく、既存の設備とソフトウェアの初期設定のみで運用できるのも導入の決め手になりました。

SMSに欠かせない電話番号は、それそのものは個人情報にあたりませんが、他の情報を付加すると本人が特定できてしまうので、ある意味個人情報の一部と言えます。そのような意味では、他部門からも「より安全性の高いLGWANを利用した方がいい」というアドバイスをもらいました。

「SMS送信」という業務が増えたものの、負担が増えたという感覚はない

―SMSはどのような方に、どのような内容で送信されているのですか。

渡辺氏： 期限までに納税が確認できなかった方へ、従来の督促状、催告書、電話、臨戸訪問に加える形で送信しています。文面は概ね「八王子市税務部納税課です。〇月〇日に通知を発送しましたのでご確認ください。（直通電話番号）」といったものですね。通知した文書を確認していただけるよう促すもので、コールバックをいただく目的はないのですが、最後に掲載している電話番号をタップすればすぐに架電できますので、納付の相談などのご連絡をいただくこともあります。
従来は、督促状を出してしばらくしてから催告書を出すので、その間の期間がブランクになってしまっていたのですが、SMSがそれを補うような形になっています。

―「空電プッシュ for LGWAN」を導入してみて、どのような点にメリットをお感じですか。

渡辺氏： 基本的に、職員1人で短時間のうちに送信対象者の抽出や、送信する作業を行えるのはいいですね。もちろん確認作業は複数名で行っていますが、さほど負担にはなりません。
自治体においてはどこもアウトソーシング化が進みつつあると思われますし、その中で正規職員の負担は大きくなってきています。そんな中、SMS送信は従来の業務のどれかに代替するのではなく、単純に新しい業務として追加する形で導入されました。もちろん人員も増えてはいないのですが、それでもSMSの導入によって、業務量や時間の上での負担が増えた感覚はないですね。

また、市民税は前年中に一定の所得があった人を対象に1月1日の住所で課税します。つまり転出された方などは、すでに八王子市に居住していないこともある。こういった場合でも、お手持ちの携帯電話にメッセージが届くSMSは有効だと感じています。

―「空電プッシュ for LGWAN」に今後望まれるのはどのようなことですか。

渡辺氏： 他の自治体様から電話で空電プッシュ for LGWANについて問合せをいただくことがあるのですが、私たちも他の自治体様での運用状況を知りたいですね。すでに導入している自治体様の事例はもちろん、これから導入を考えている自治体様でどのような業務に活用しようとなさっているのか、そういったところにある新しい発想に触れてみたいです。

―「空電プッシュ for LGWAN」をさらに活用し、収入率向上はもちろん、広く業務に役立てていただけるよう、弊社からもさまざまな自治体様での活用法など、積極的に情報を共有させていただくつもりです。本日はありがとうございました。

■まとめ

【課題】
・納付確認が取れない方へは、督促状や催告書、電話及び臨戸訪問によって納付を促しているが、郵便物に気づいていただけなかったり、電話や臨戸訪問をしても不在で連絡がとれなかったりするケースが少なくなかった。

・コンビニエンスストアでの収納委託、モバイルレジの導入などの取り組みの結果、9年連続で収入率を増加させてきたが、さらなる収入率の向上のために次の一手が必要だった。

【効果】
・LGWANに接続しているので、納税者の情報をSMS送信用の端末に移動させる必要はなく、導入にあたっても既存の設備とソフトウェアの初期設定のみで運用できることが導入の決め手となった。

・従来の督促状、催告書、電話、臨戸訪問に加える形でSMSを送信している。督促状を出してから催告書を出すまでのブランクとなる期間を補う形になっている。

・職員1人で短期間のうちに送信対象者を抽出し、送信する作業を行うことができるので、負担が増えることもなかった。

・すでに他の自治体に転出された方にも前年度分の課税をすることになるが、携帯電話に届くSMSは有効である。