電子契約で自治体DXを推進！ 大阪府内の15自治体が導入している 電子印鑑GMOサインとは？

大阪府内の15自治体で電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」の導入が決定し、順次運用を開始しています。そこで2024年1月31日、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は、該当の自治体で事業をされている事業者の皆様に向けて、自治体と行う電子契約の概要や、「電子印鑑GMOサイン」の導入メリットを解説するセミナーが実施しました。その模様をレポートします。

（登壇者）
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子契約事業部　デジタル・ガバメント支援室
本田夏海

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑事業部　営業セクション　エンタープライズG
不動産DXプロジェクト　マネージャー
管佑太

大阪府内の自治体で
最も利用されている電子契約

大阪府内の自治体における電子印鑑GMOサインの導入状況

大阪府内では、まず令和4年4月に豊中市が単独で電子印鑑GMOサインの導入を決定し、電子契約の領域で利用を開始しました。続く7月には東大阪市も導入を決定。電子契約に加えて、電子交付での活用をスタートさせました。

さらなる利用を促したのが令和5年5月にGovTech大阪事務局が主導した共同調達のプロポーザルです。こちらで電子印鑑GMOサインが最優秀提案事業者に選定されたことで、四條畷市、枚方市、泉佐野市、門真市、堺市（導入順）など、府内13の自治体が導入するに至りました。その後も令和6年度に複数の自治体が共同調達に後乗り参加する形で参入することが決定しており、引き続き大阪府内の自治体で電子印鑑GMOサインの利用が拡大する予定となっております。

これにより、電子印鑑GMOサインは既に大阪府内の3分の１以上の自治体で導入されている電子契約サービスということになります。

なお、電子印鑑GMOサインは自治体からの署名依頼メールに記載されているURLをクリックするだけで、誰でも簡単に市との契約締結が可能です。シンプルな操作性のため、自社で電子契約サービスを導入する場合にも、簡単に扱えるサービスとなっています。

続いては、落札から契約締結までの流れをご説明します。

契約締結の準備は署名依頼メールを待つだけ

業者の選定を実施した後、事前に電子署名する契約書を送付するためにメールアドレスを取得いただくことになります。その後、自治体側が内容確認の終わった契約書データを電子印鑑GMOサインにアップロードします。すると、事業者の担当者に電子印鑑GMOサインから署名依頼メールが届きます。このメールには、電子署名を行うためのURLが記載されており、それをクリックすることで、ブラウザ上で契約文書を確認することができるようになります。

もしも画面を開く際に『アクセスコード』の入力が求められた場合には、事前にご自身で設定、あるいは市から共有されているアクセスコードを入力すれば閲覧できるようになります。内容に問題がなければ画面左下にある『完了する』を押し、再確認のメッセージとともに表示される、『署名手続きを完了する』をクリックするだけで署名は完了となります。

なお、電子印鑑GMOサインから送付されたメールにしたがって、クリックするだけで、署名手続きが完了しますが、紙での契約締結では見られる印影が見当たらないことに不安を覚える方もいるかもしれません。ですが、不可視署名という印影が不要な署名で、印影のある署名（可視署名）と同様に契約締結ができ、電子文書の証拠や安全性が確保されている署名形式となっています。

契約締結後の署名済み文書の確認方法

「自治体と事業者の双方で署名が完了すると、『電子署名完了のお知らせ』という件名のメールが、電子印鑑GMOサインから届きます。このメールに記載された『ダウンロード』をクリックすると、電子署名が行われた契約書のデータをダウンロードすることができます。また、メールに締結済みの契約書データが添付されているので、こちらを保存して閲覧することも可能です。ただ、添付ファイルには容量の上限が設定されているため、それを超えている場合には、前者の方法で契約書データをダウンロードすることが必要になります。

契約締結した文書から署名の詳細を確認する方法

締結後の契約書データから、電子署名に関する情報を確認する方法はいくつかあります。まずはダウンロードしたデータをAdobe Acrobat Readerで開く方法です。PDF閲覧ツールであるAdobe Acrobat Readerでファイルを開くと、署名パネルボタンが表示されており、ここから署名者の名前やメールアドレス、承認した日時を確認することができます。

また、アカウント登録することで電子印鑑GMOサインのメニュー内にある『文書管理→プレビュー』からも署名者の情報を確認することができます。さらに契約書データをプリントアウトした場合には『契約書締結証明書』にて、同様の情報を確認することもできます。

操作画面のデモンストレーションを挟み、続いては事例を交えながら、電子印鑑GMOサインが電子契約のファーストステップに最適な理由について、解説しました。

電子印鑑GMOサインの導入で
契約締結のコストが9割減

ビジネス環境が激しく変化している時代です。そんな時代を企業が生き抜くためには、従来のビジネスモデルや業務形態にとらわれず、DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組むべきだと言われています。DXはデータとデジタル技術を活用して、製品やサービス、ビジネスモデルの変革はもちろんのこと、業務そのものや組織、プロセス、企業文化・風土を変革することで、優位性を確立することを目指すものです。
そこにはソフトウェアの開発や、AR・VRといった先端技術の採用、ChatGPTに代表されるAIの導入などがこれにあたります。電子契約も含むペーパーレス化もDXを実現する手法のひとつです。

インボイス制度の開始や電子帳簿保存法改正も
電子契約の導入が自治体で進む背景に

インボイス制度の開始もひとつです。税制改正に伴い、令和5年10月よりインボイス制度が開始されました。インボイス制度それ自体がDX化に直結するわけではありませんが、事業者への税負担の緩和や事業負担の軽減を目的とした支援措置として会計ソフトの導入補助金適応などがあり、DX化を後押しする対策が実施されています。
また、電子帳簿保存法改正が2022年1月に施行され、2024年1月からは義務化されています。国税関係の帳簿・書類のデータを保存する必要があり、契約書や請求書についても、その対象になっています。そのため電子契約への関心が高まっているわけです。

紙での書面契約と電子契約での違いは？

従来の書面での契約締結では、書類を印刷し、印鑑やサインで署名。加えて製本したり、郵送や持参で先方に届けたりする日数も契約締結の業務として考慮する必要がありました。最低でも2〜3週間はかかると想定している企業が多いのではないでしょうか？　署名され戻ってきた契約書はキャビネットなどで保管することになります。さらに契約書に貼付する収入印紙も必要です。
一方で電子契約では、署名はインターネットを介した電子署名で郵送のコストや手間も不要です。紙と同等の効力を持つにもかかわらず、収入印紙が不要でその分のコストが削減できます。そのほか証拠力が高いため、コンプライアンスが強化されるというメリットもあります。

電子契約の立会人型電子署名と当事者型電子署名とは？

立会人型電子署名とはメールによる認証方式を採用した電子契約のことです。
たとえば工事請負契約書を自治体が電子印鑑GMOサインにアップロードします。すると自治体と事業者の担当者宛に電子印鑑GMOサインから署名依頼メールが送信されます。郵送とは異なり、手違いで担当者以外にメールが届いてしまうことは、あり得ないと言えるでしょう。そして、届いたメールから誰が何時何分に署名したのか、記録します。立会人型電子署名はメール認証による本人確認のみで署名ができるため、契約相手の負担が少ないのが特徴です。

対する当事者型電子署名は電子認証局とよばれる第三者が本人確認を行い、電子証明書を発行。この認証局によって事前に発行された本人の電子証明書を使って、署名します。
メリットとしては電子署名法に準拠し、本人性担保の効力が非常に強いという点が挙げられます。印章規定や押印権限など厳格なガバナンスとの親和性が高い一方で、電子証明書の取得が必要なため、契約相手の負担と手間が大きいのがデメリットです。電子印鑑GMOサインでは立会人型電子署名と当事者型電子署名の両タイプに対応するサービスで、お客様が扱う契約内容や業務フローによって使い分けることができます。

電子印鑑GMOサインの各種法令への対応について

電子印鑑GMOサインを用いた電子署名は、電子署名法第２条第１項に定める電子署名に該当し、記名押印に代わるものとして利用が可能となっています。また電子契約は電子帳簿保存法第２条５号の「電子取引」に該当するため国税関係書類に該当する契約を電子的に保存するためには、同7条の要件に従う必要がありました。
その点、電子印鑑GMOサインは書類のスキャナ保存とともに税務署長の承認が不要で、すぐに運用が開始できます。したがって『電子帳簿保存法』のすべての項目に準拠しており、安心して、ご利用いただけます。

電子契約を導入することで、
8割・9割のコスト削減が可能に

たとえば月に収入印紙を30万円購入している企業があったとします。月間の契約数が200件ほどだったとすると、印紙代が年間で360万円かかる計算になります。そのほか契約書を印刷したり、製本・郵送を行う作業負担をコスト化するとおよそ220万円になるとしましょう。さらに送料や印刷代・封筒代・保管料といった諸経費を240万円で見積もると、全体で820万円がかかる計算になります。
もし、この業務をすべて電子印鑑GMOサインに置き換えると、必要となるコストはシステム利用料のみの年間120万円になり、年間700万円のコスト削減ができることになります。実に80〜95％のコスト削減です。

電子印鑑GMOサインをすでに利用されているユーザーからの感想

建設事業者の東邦電気産業様では、紙での契約締結を行う際のスピード感に課題を抱えていたそうです。電子契約を導入したことで、注文書をすぐにほしいと要望に応えることができ、注文書の検索も容易になったと聞いています。

また、建物の清掃業務などを手掛けるサン・クリーンサービス様では、清掃スタッフさんとの雇用契約書や業務委託契約書の作成・送付・回収作業に利用されています。毎月200件近くの契約締結があり、紙をベースにしたアナログ作業では膨大な手間がかかります。
一方で年配のスタッフも多く、メールを使ったやりとりは現実的ではなかったと言います。そこでSMSで契約書類を送付することで、契約締結と契約更新が大幅に改善でき、いまでは雇用契約の100％電子化を達成しているそうです。

広告代理店のサムライエンタープライズ様では、飲食店からの求人広告申し込みにファックスを利用していたそうですが、締め切り直前にファックス未着などトラブルが多発していました。この申込書を100％電子化したことでメールでの通知に変わり、遅延トラブルもなくなったと聞いています。

月額利用料＋1件ごとの送信料
電子印鑑GMOサインの料金体系

最も代表的なプランである『契約印＆実印プラン』は、初期費用が不要で、月額利用料が9680円（税込）です。これに加え、電子署名を1件送信するごとに契約印タイプ（立会人型）なら110円、実印タイプ（当事者型）なら330円がかかります。送信数には制限はなく、無制限でお使いいただけます。なお認定タイムスタンプについては0円で、社内ユーザーIDも無制限で作成いただけます。

電子印鑑GMOサインの充実した
サポート体制で導入前も後も安心

まずはコールセンターでの無償サポートです。こちらは契約の有無を問わず、誰でも利用することができます。また、契約相手に操作法をご案内いただく際に便利な資料や動画マニュアルもご用意しています。そのほか有償にはなりますが、専門チームが3ヶ月間に渡って本番運用開始までをサポートする導入支援サービスも提供しています。