DX領域を校正作業にまで広げ、電子書類のさらなる増加に備えよ

※下記は自治体通信 Vol.54(2023年12月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

DXによる業務効率化の一環として、自治体において公文書や契約書のデジタル化が進んでいる。一方で、その校正作業には紙で出力して目視で行うというアナログな方法が残っており、精度の確保や業務負担に課題を抱える自治体は少なくないという。そうした課題に対して、「校正作業にもデジタル技術を活用することで、業務効率化を図ることができる」と指摘するのが、クリエイティブ市場の総合商社であるTooの中村氏。同氏に指摘の詳細を聞いた。

人の目だけに頼ると生じる「見落としリスク」

―公文書や契約書の校正作業に関して、自治体にはどのような課題がありますか。

　職員が変更前後の書類を紙で出力し、目視で校正を行うケースが多い点です。人の目だけでは変更箇所の見落としを完全に防ぐことは困難なため、校正の精度を高めるには限界があります。全文をチェックしなければならないこともあって、時間がかかり、業務負担も大きいです。加えて、校正の精度やスピードは職員の能力に左右されますが、数年ごとに異動がある自治体の組織体制ではノウハウの蓄積はあまり期待できません。また、個人情報や機密情報を含む書類も少なくないため、外部委託は困難と感じる自治体も多いです。

―どうすれば、それらの課題を解決できるのでしょう。

　当社が提案しているのは、デジタル校正ツールの導入による校正精度および業務効率の改善です。たとえば、当社の『Proof Checker PRO』は、業務用端末の画面上で簡単に電子書類の差分をチェックできます。具体的には、変更前後の書類ファイルを選択すると自動で文字や写真の突合が行われ、変更箇所が一目でわかるように印のついた状態で結果が表示されます。導入した医薬品メーカーでは、従来は丸1日かかっていた校正作業が2時間ほどで終わることもあるといいます。同ツールでは、独自の技術を用いて書類を比較することにより、そのような高精度な校正作業を実現できるのです。

―独自の技術について、具体的に聞かせてください。

　電子書類は文字やフォント、写真の位置など、あらゆる要素が「0」と「1」から構成される「デジタルデータ」です。一般的な校正ツールは書類を画像に変換し、人の目と同様に「画像」として表面的に比較します。一方で『Proof Checker PRO』は書類をそのまま「デジタルデータ」として比較するため、理論上、見落としなく正確に差分を検出できるのです。このような仕組みにより、ページ単位での比較しかできない一般的な校正ツールとは異なり、ページをまたいだ「文書全体」で校正作業を行うこともできます。こうした校正精度や利便性の高さが評価され、平成18年の発売以降、同ツールは累計1,000社以上で導入されています。このほか、当社は校正完了後の業務フローを改善するツールも用意しています。

校正後の責任者確認は、オンラインで完結

―どのようなツールですか。

　校正結果の確認や承認手続きを複数人で同時に行える『Ziflow』というオンライン作業ツールです。インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能なので、責任者の外出時などに確認と承認手続きが滞るといったことを防げます。また、PDFファイルだけでなくHTMLや動画ファイルにも対応しているため、ファイル形式を変換しなくてもWebページや動画を確認できる点も特徴です。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　DXの進展や基幹業務システムの統一・標準化に伴って電子書類の増加が予想されるため、デジタル技術を活用した校正作業の改善支援を強化していきます。当社は原稿やグラフの元データと組版後のデータを比較できる『Collate Pro』も用意しています。時間と手間がかかる校正作業から職員の方々を解放し、住民サービスの向上など本来の業務に集中できるように支えていきたいですね。