LGWAN対応の電子契約システムなら、業務改善効果を最大化できる

※下記は自治体通信 Vol.36（2022年3月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

電子契約事業部 営業セクション セクションチーフ デジタル・ガバメント支援室

佐藤 浩文 さとう ひろふみ

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

電子契約事業部 デジタル・ガバメント支援室

大橋 規歓 おおはし のりよし

現状は電子契約の恩恵を、最大限に受けられていない

―自治体における電子契約の運用機運は高まっていますか。

佐藤　間違いなく高まっており、当社が協力する実証実験に早くも98自治体*1が参加しています。実際、「契約業務のスピードが格段に上がった」という評価をいただいています。実証実験を通じて、多くの自治体に電子契約の導入効果を実感していただいているなかで、じつは、運用に関してある要望が多く寄せられているのです。

―どのような要望でしょう。

佐藤　「電子契約システムを、自席のパソコンからもっと便利に使いたい」というものです。契約の相手方は民間事業者なので、セキュリティ対策のうえで自治体はインターネット接続系のパソコンで契約書類をやり取りしなければなりません。そのため、通常業務で使うLGWAN接続系のパソコンを、わざわざインターネット接続系に切り替えなければならず、非常に手間がかかると。自治体によっては、自席から離れた場所にあるインターネット接続系の専用端末までわざわざ移動しなければなりません。

大橋　自治体の年間契約件数は、数千件から数万件におよびます。契約業務のたびに、パソコンの接続を切り替えることで業務が中断し、業務効率が低下しかねません。さらに、契約書を自治体内のシステムで保管する際には無害化処理が必要です。たとえば、大規模な公共工事だと契約書が数十センチの厚さとなり、無害化処理だけで数十分もの時間を要します。これでは、「業務のスピード化」という、もともとある電子契約の恩恵を最大限に受けられません。

LGWAN-ASPに対応、無害化処理も自動化

―良い解決方法はありませんか。

佐藤　LGWAN環境でも使える電子契約システムを導入すればいいのです。そうすれば、職員は、自席のパソコンをインターネット接続系に切り替えることなく利用できます。たとえば、LGWAN-ASPサービスに対応した当社の電子契約システム『電子印鑑GMОサイン』であれば、それが可能です。

大橋　このシステムは、LGWANを運営するJ-LISから、LGWAN-ASPサービスの電子契約システムとして認証されました。そのため、職員は自席のパソコンから直接利用できます。

　書類の無害化処理はシステム内で自動的に行われ、画面上に表示されるダウンロードボタンを押すだけで、ユーザーの指定したフォルダに無害化されたファイルが保存される仕組みです。

―どのような効果が期待できるのでしょう。

大橋　新たな作業負担なくシステムを利用できるため、電子契約の導入による業務の改善効果を、最大限受けられるでしょう。また、契約にかかる時間が短縮されれば、職員は空いたリソースを活用して、住民サービスのさらなる拡充も検討できるようになるはずです。

佐藤　『電子印鑑GMOサイン』は、たとえば、「高額な取引なので安全性重視の契約がしたい」「年に1回の契約なのでスピーディに進めたい」など、契約の種類に応じて「当事者型署名」と「立会人型署名」*2を選択できます。さらに、同じ契約のなかで、自治体は「当事者型署名」、契約の相手方は「立会人型署名」という使い分けも可能。多様なニーズに対応でき、LGWAN環境で使えるこのシステムは、電子契約の普及に大きく貢献できます。自治体のみなさんは、ぜひ当社にご連絡ください。