ミスのない正確な封入・封かんを、少人数でスピーディに実現

※下記は自治体通信 Vol.30（2021年6月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

　

阪南市

未来創生部 まちの活力創造課 主事

根耒 昌美 ねごろ まさみ

　

阪南市

未来創生部 まちの活力創造課 主事

楠本 祥平くすもと しょうへい

10時間の手作業が、職員の精神的な負担に

―どのような業務で封入・封かん作業が発生していますか。

根耒　ふるさと納税の寄附を受けた翌日以降、寄附者に送る「受領証明書」と「ワンストップ特例申請書」「申請書の書き方に関する通知」の、封入・封かん作業を行っています。以前は、職員が宛先ごとに文書を集約する「名寄せ」を行ったうえで、文書を3つ折りにし、封入。これを別の職員が再度確認し、のりづけしていました。

―作業にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょう。

楠本　普段は2人がかりで1日30分程度ですが、年明けの繁忙期には文書数が約1,500通にのぼり、10人で約10時間かかることもありました。作業が長時間続けば、疲労によって誤封入のリスクが高まるため、作業の正確性を求められる職員は精神的な負担を感じていました。こうしたなかで、一連の作業を自動化する機械の存在を知りました。幅広い文書や封筒に対応できることから、ピツニーボウズジャパンの「封入・封かん機」を令和2年9月に導入しました。

―封入・封かん機とはどのようなものですか。

楠本　文書と封筒をセットしてボタンを押すと、紙折りから名寄せ、封入、封かんまでの一連の作業を自動化する機械です。このうち名寄せの機能では、文書に付与されたバーコードを読み取り、名寄せのミスや文書の抜け・重複が検知されれば、稼働を停止してくれます。この機能により、正確な封入を実現でき、職員は誤封入への不安を解消できました。同時に、作業にかかる人手と時間も大きく減らせています。普段の作業は1日5分程度に短縮され、年明けの繁忙期でも3人の動員によるわずか2時間で作業を完了できました。

庁内全体の、業務効率化につなげたい

―今後の活用方針を聞かせてください。

根耒　ピツニーボウズジャパンが提供する専用のソフトウェアでは、既存の文書PDFに名寄せ用のバーコードを付与できます。今後もこのソフトウェアを使い、封入・封かん機を活用できる文書の種類を増やしていきたいです。さらに、郵便物を取り扱う業務は庁内に多く存在するため、封入・封かん機の存在を他の部署にも知ってもらい、庁内全体の業務効率化につなげられればと考えています。

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ営業本部 西日本営業1部

中世 孔平 なかせ こうへい