自治体におけるフリーアドレスの働き方と先進事例

こちらのページでは、オフィス改善の際に検討される働き方「フリーアドレス」に関する解説と、コクヨが支援した自治体における導入事例をご紹介します。

フリーアドレスとは？

「フリーアドレス」とは、オフィス内に決められた席がなく、自由に場所を選んで仕事をする制度のことです。フリーアドレス運用の場合、従来のような固定席は設けず、共用して使えるスペースを用意します。

Wi-Fi環境の整備やノートPCや携帯電話等のモバイル端末導入が進むにつれ、フリーアドレス制を選択する自治体が増えています。ペーパーレスワークとの親和性も高く、今後自治体DXが進むと、庁舎における執務空間も従来の働き方から大きく変化することが予想されます。その際、フリーアドレス制はオフィスにおいて「場所に縛られない」だけでなく、「職員の創造性・生産性を高める」働き方に効果をもたらすとコクヨは考えています。以下、フリーアドレス運用のメリットと注意事項、参考にしていただける自治体事例をご紹介します。

フリーアドレスのメリット

■コミュニケーションの活性化

フリーアドレスのメリットとしてまず挙げられるのは、コミュニケーションの活性化です。
従来の固定席運用では、自身に近い職員とのコミュニケーションが容易な一方、席が遠い職員とのコミュニケーション機会は打合せや会議などに限定されます。しかしフリーアドレス運用であれば自身の近くに座って業務をする職員は毎日変わるため、これまでコミュニケーション機会が限定的だった職員との会話が生まれる、あるいは近くで業務を行うことでお互いの業務内容や進捗を自然と把握できるようになります。
その結果、必要に応じて助け合う、お互いの理解が進むなどの効果が生まれます。固定席運用に比べて部門横断コミュニケーションも活発になるため、発想が求められる業務に適した働き方と言えます。

■自律的に考えながら働ける

席が自由だからこそ、その日仕事を行うために必要な環境を、自分自身で考えて整え、進める必要があります。どういった場所だと集中でき、どのような道具が必要で、準備しておくと業務がスムーズになるのかなど、考えながら自律的に仕事を進められるようになります。
また、状況に応じてコミュニケーションを取りたい職員の近くに座るといった判断も組み合わせることで、より効率的に業務を進めることが可能になります。

■スペースコストの削減

オフィスの在席率に対して総座席数が多かった場合などは特に、フリーアドレス制の導入によってスペースコストが削減できます。デスクやイスを共有化したり、空席の回遊率を高めたりすることでスペースコストが削減できることがフリーアドレス制の強みです。固定席を廃止することで空間を効率化でき、創出できたスペースをミーティングコーナーや集中ブースなどの多機能スペースに転換することが可能になります。

■オフィスの美化

フリーアドレスオフィスにすることで、固定席がなくなり、オフィス内が美しく整いやすくなります。使用後に荷物をロッカーへ片付けることが習慣化されたり、次に使う人のことを考えて使ったりすることになるため、オフィスがいつも整理整頓された状態を維持できます。
また、デスク上の書類や荷物が少ない状態であれば、地震などの際に物や書類が床に散乱することを最小限に抑えることができ、避難時間の短縮や災害対策活動へのスムーズな移行にも効果が期待できます。

フリーアドレスの注意事項

■職員全体に、目的やルールを共有する

これまで固定席運用を実施していた組織にフリーアドレス制を導入する際は特に、フリーアドレス導入の目的や運用ルールを全体に共有することが重要です。

■導入後も、改善サイクルを回す

フリーアドレス制の導入は目的ではなく手段であり、導入後も改善サイクルを回すことが重要です。また、例えば秘匿性の高い情報を扱う人事部門など、フリーアドレス運用が適さない部門もあります。そうした部門ではフリーアドレスではなくグループアドレスを採用するなど、業務特性に応じた運用ルールを設けるなどの検討が必要です。

■まずは小さな単位で導入し、ノウハウを積み重ねる

フリーアドレス制の導入にあたっては、全庁展開前に課や部門単位で試験的導入を行う事を推奨します。是非、以下の事例を参考にご検討してみてください。

自治体におけるフリーアドレス導入事例

■三豊市役所
フリーアドレス導入とペーパーレスによる業務効率化

#フリーアドレス・ABWの実践
#ペーパーレスワーク環境の整備
#収納スペース削減による多機能スペース創出

事例詳細や自治体ご担当者の声はこちら

■横須賀市上下水道局
全員で取り組む「自走・自律型」のオフィス改革

#意識改革
#ペーパーレスワーク環境の整備
#フリーアドレス制の導入

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■熊本市役所
モデルオフィスでの実証実験を通じた働き方改革推進

#ワークスタイル変革のためのオフィス改革
#フリーアドレス・ABWの実践
#ペーパーレスワーク環境の整備

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