郵便物の集計作業を自動化し、関連業務を一挙に省力化できた

※下記は自治体通信 Vol.33（2021年10月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

玉城町

総務政策課 行財政係長

中村 修穂 なかむら しゅうすい

玉城町

総務政策課 主事

尾中 亮太 おなか りょうた

20分程度の単純作業、他市では1日がかりと知る

―現在、玉城町ではどのように郵便物の発送業務を行っていますか。

尾中　各課から集まった郵便物を出納室の職員が集計し、集荷に来る郵便局員に手渡しています。出納室での集計作業は、「郵便料金計器」と呼ばれる機械に通すだけであり、普段ならば20分程度で完了します。当町がこの機械を導入したのは平成25年で、我々は集計を手作業で行ったことがありませんが、かつての担当者に話を聞くと、「郵便料金計器」の活用により職員の業務負担がいかに軽減されているかを知りました。

―以前はどのように郵便関連業務を行っていたのでしょう。

尾中　担当者は、郵便物の重さを1通ごとに量ったうえで、郵便物の数と料金を「差出票」にまとめ、郵便局にもちこんでいたようです。郵便局に出向いた際も、郵便局員が差出票の内容と実物を確認するのを待ち、集計ミスがあれば修正のために庁舎へ戻ることもあったそうです。このほか、手作業で集計を行っている近隣の市からは、集計作業に担当者が1日つきっきりになっているという話を聞いたこともあります。

中村　「郵便料金計器」は郵便物を計測すると同時に、郵便局から承認を得た印影と郵便料金を印字します。そのため、差出票の作成が不要になり、一連の業務負担を大幅に低減できるのです。当町が導入しているピツニーボウズ製の「郵便料金計器」では、日々の郵便物発送業務のほかにも、さまざまな関連業務を省力化できています。

各課に対する支払い依頼も、予算ごとの集計が不要に

―たとえば、どういった業務が省力化されているのですか。

中村　各課に対する毎月の郵便料金支払い依頼に手間がかからなくなりました。以前は、日々の差出票をもとに、30ほどある予算科目別に料金を集計し直し、その内容を各課に通知していました。ピツニーボウズ製の「郵便料金計器」では、日々の集計時に予算科目を選んでおけば、支払い依頼の際にそのデータをPCに取りこみ、各課にそのまま転送するだけで済むのです。

尾中　集荷後のポスト投函もラクになったと聞きます。「郵便料金計器」に通した郵便物は切手を貼る必要がないので、集荷時間を過ぎた後の郵便物は機械に通して投函するだけで済み、切手を管理する手間も軽減されています。

―郵便関連業務の効率化をめぐる今後の方針を聞かせてください。

尾中　ピツニーボウズジャパンからは、郵便物の封入や封かんを自動化する機械もあると聞いています。庁内には、職員が手作業で封入・封かんを行っている業務が複数あるため、費用対効果をみながら、導入を検討したいですね。

中村　郵便物の発送をめぐっては、効率化の余地が大きな業務が多いと実感しています。省力化できる業務を可能な限り機械に任せることで、職員がコア業務に充てる時間を捻出していきたいです。

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ営業本部 西日本営業部 次長

島津 良明 しまづ よしあき

―「郵便料金計器」を導入する自治体は増えていますか。

　当社の製品だけでみても、令和2年度の導入数は89台にのぼり、3年前の約6倍に増えています。その背景のひとつには、日本郵便による法人向け集荷の廃止があります。これにより自治体職員は、郵便物を集計した後、もちこんだ先の郵便局で「差出票」と実物の確認を待つ必要が生じているのです。現在はまだ一部の郵便局が集荷を継続していますが、今後はすべての自治体の職員が郵便物をもちこむことになるでしょう。そのため、庁内における郵便物の集計を自動化し、郵便局での確認も不要となる「郵便料金計器」に、いま注目が集まっているのです。また、当社の「郵便料金計器」の場合、「郵便区内特別郵便物*1」制度を適用する場合の集計作業で、メリットを感じてもらえるケースが多いです。

―それはなぜですか。

　郵便局による適正収納が厳格化されたためです。当社の「郵便料金計器」では、郵便物の重量が事前に設定した数値を超えると集計を自動停止する機能があります。これにより、1g単位の正確な集計が行え、修正の手続きにかかるムダを省けるのです。最近では、1g単位で郵便物の数をレポートとしてまとめられる機能も追加しました。

　当社は「郵便料金計器」のほかに、紙折りや封入、のりづけを自動化する「封入・封かん機」という機械も提供しています。郵便業務に関するさまざまな課題に対して、幅広い提案が可能ですので、関心のある自治体のみなさんはお気軽にご連絡ください。