郵便物封入は「負担の小さな作業」に。庁内で広がる自動化の恩恵

※下記は自治体通信 Vol.49（2023年4月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

川西市

総務部 市民税課 課長補佐

梅原 一洋 うめはら かずひろ

川西市

総務部 市民税課 主任

伊村 将志 いむら まさし

複数部署が感じていた、封入・封かん作業の負担

―市民税課では、郵便物の発送に伴いどのような業務を行っていますか。

梅原　年間を通じてさまざまな通知や帳票を住民に発送していますが、なかでも「市民税・県民税申告書(以下、申告書)の発送」は、特に我々職員が直接携わる部分が大きな業務です。というのも、当課が発送する郵便物のなかでも発送数が1万通を超えるようなものは、文書の封入・封かんを含めて業務全体を外部に委託するケースが多いです。これに対し、「申告書」は発送数が約3,000通にとどまるため、発送にかかわる業務はすべて我々が直接行っているのです。

伊村　そのため、3,000通もある文書の封入・封かんを完全な手作業で行うことは、職員にとって業務負担の大きいものでした。

―具体的に、どういった負担を感じていたのですか。

伊村　まず、作業にかかる長い時間です。作業は3人の職員で分担していましたが、それでもほぼ丸3日間かかっていたのです。その間、我々は通常業務を行えなくなるうえ、作業場所として会議室を3日間も専有することになり、他部署の会議室利用にも支障を来してしまっていました。また、住民に文書を発送する期限も決まっているなか、スピード感をもちつつ誤封入を起こさないよう慎重な作業が求められるため、職員にかかる精神的負担も大きかったです。

梅原　そうした負担を感じていたのは我々だけではありませんでした。総務課が実施した調査によると、当市には福祉部門などさまざまな部署で年間約5,000時間もの封入・封かん作業が発生していたようです。そこで当市では、複数の部署においてこの作業の効率化を図るために、令和2年から「封入・封かん機」という機械の導入に向けた検討を始めました。

1時間で最高3,500通を、正確に封入できる

―それは、どのような機械なのですか。

梅原　文書と封筒をセットしてボタンを押すと、自動で封入とのりづけを行える機械です。当市では令和2年、業務効率を高めるための「職員提案」が募集されたのですが、そこである部署からこの機械の導入が提案されたのです。機種選定の際は、導入後すぐに多くの業務で活用できる仕様を重視したそうで、ピツニーボウズ社製の封入・封かん機の導入を決め、令和3年6月から運用を始めました。

―どういった導入効果を得られましたか。

伊村　封入・封かんにかかる時間を大幅に短縮できました。当市が導入した機械は1時間当たり最高3,500通のスピードで処理できるため、それまで3日間かかっていた「申告書」の封入・封かんは、数時間で完結できるようになりました。また、文書は機械によって正確に封入されるため、職員は誤封入を起こさないよう手元の文書に何時間も意識を集中させるような精神的負担も感じません。

梅原　こうした成果は多くの部署や業務に広がっているようです。総務課によると、封入・封かん機を使って処理した文書の数は、導入当初の令和3年度は1ヵ月平均9,000通でしたが、令和4年度には1ヵ月平均2万4,000通に増えたそうです。じつは、我々の「申告書」も、令和3年度は文書が機器の仕様に合わず封入作業を自動化できなかったのですが、翌年度にはピツニーボウズジャパン社のサポートのもとで文書や封筒のサイズ見直しを図ったことで、自動化に適応できた経緯があります。今後も、さまざまな工夫やBPRを通じて自動化の成果を多くの業務に広げていきたいですね。

鳥取市

総務部 総務課 公文書管理室

神谷 直斗 かみたに なおと

庁舎移転を機に増大した、郵便物集計作業の負担

―郵便物の発送に伴い、どのような作業が発生していましたか。

　まず各課の職員に、郵便物の数と料金を記載した「差出票」を作成してもらい、郵便物と一緒に公文書管理室に提出してもらいます。公文書管理室の職員は、集まった郵便物の重さを一通ずつ量り、差出票に記載された内容と相違がないか確認し、当日午後3時までに郵便局員へ手渡していました。長年、当たり前のように行っていた作業であり、はじめは特に負担に感じることはありませんでしたが、令和元年度に、この作業の負担が急激に増大することになりました。

―それはなぜでしょう。

　本庁舎の新築移転に伴い、従来別々の庁舎から郵便物を発送していた複数の部署が、本庁舎に移転してきたためです。その部署のなかには、市民、福祉、税の担当課など、郵便物の発送数が特に多い部署も含まれていたため、本庁舎の郵便物を取りまとめていた公文書管理室の業務負担が一気に増大したのです。公文書管理室の職員は毎日、昼過ぎから午後3時までの間をほとんど、煩雑な集計作業に追われることになりました。そうしたなかで我々が思い出したのが、庁舎移転前にピツニーボウズジャパン社から提案を受けていた「郵便料金計器」という機械の存在でした。

―郵便料金計器とはどのような機械なのですか。

　郵便物の重量に応じた郵便料金と、郵便局から承認を得た「印影」を郵便物に印字する機械です。特にピツニーボウズ社製の郵便料金計器は、郵便物の形状や大きさを自動計測できる特徴をもつうえ、1分当たり最高160通という高速で集計できるとのことでした。この機械の活用で得られる業務効率化の効果は大きいと判断し、令和4年6月に導入しました。

庁舎全体で「区内特別郵便」を活用

―導入効果を聞かせてください。

　作業にかかる手間と時間を大幅に低減できました。郵便料金計器に通した郵便物は差出票の添付が不要になるので、我々は、各課の担当者が機械に通した郵便物をそのまま郵便局員に手渡すだけで済むのです。

　また、「郵便区内特別郵便物*1」の集計向け機能を用い、郵便物の発送コスト削減につなげられたことも大きな成果です。郵便区内特別郵便物の適用条件である「25g以内の定形郵便物が100通以上」を確実に満たせるようになったことから、ほぼ毎日、割引料金を適用して発送できています。今後は、別の重量帯の郵便物などにも割引料金を適用し、さらなる低コスト化を実現できるよう郵便料金計器を活用していきます。

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ 営業本部 西日本営業部 営業2課 課長

多賀 雅泰 たが まさひろ

―郵便関連業務に負担を感じる自治体は増えているのですか。

　コロナ禍を背景に住民へ発送する文書の量が増えたことや、郵便局による適正収納の厳格化を受け、郵便関連業務に負担を感じている自治体は急増しています。近年はDX推進の機運も高まっていますが、個人に届ける通知や帳票はデジタル化を進めにくいため、紙で発送する郵便物は残り続けています。そうしたなかで当社が自治体におすすめしているのが、郵便関連業務を自動化する各種機械です。

―特徴を教えてください。

　「封入・封かん機」「郵便料金計器」ともに、「作業の高速化」と「正確性の向上」を同時に実現できる点です。さらに郵便料金計器は、割引料金の適用を増やし、コスト削減につなげるための機能も充実しています。職員が特に大きな作業負担を感じていなくても、作業の正確性にリスクがあったり、割引料金を積極的に適用できていなかったりといった課題が潜んでいることは少なくありません。こうした課題を一挙に解決できる「自動化」は、メリットが非常に大きい選択肢となりえます。実際、中国地方だけを見ても、これらの機械の導入数は直近5年、右肩上がりで増え続けています。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　当社が行える支援は機械の提供に限りません。たとえば、自治体が業務負担を増やすことなく割引料金の適用を受けやすくするために、郵便料金計器を使った解決策を自治体に代わって郵便局側と交渉する支援も可能です。お気軽にご連絡ください。