AI-OCR・実施事例【自治体事例の教科書】

住民への利便性向上と職員の働き方改革を推進するうえで、行政業務の効率化とスピード化が求められています。その一つの対策として従来、紙を使って行われてきた各種の申請業務のデジタル化推進が求められています。紙の書類を容易にデジタル化することができる、AIの学習機能を用いたAI-OCRの導入が検討される中、実際に実証実験に取り組み、実験の結果、導入に踏み切った市区町村の事例をご紹介します。

【目次】
■福岡県福岡市
■茨城県つくば市
■東京都三鷹市
■愛知県豊橋市
■東京都港区
■福島県郡山市

福岡県福岡市

福岡県福岡市では株式会社NTTデータならびに株式会社NTTデータ九州と福岡市役所における業務の効率化を目指した実証実験を行いました。AI-OCRを用いることで紙の帳票をどの程度の精度で読み取れるかを確認する実験です。福岡市の就学援助申請書や給与支払報告書など11種類の手書きしたサンプルデータを用いて、実験を行いました。

実証実験は福岡市を含む6都市で行われましたが、73帳票での正読率は文字単位で平均93.3％を達成し、項目単位では平均88.57％で正しく読み取ることができました。約9割前後の正確性が確認できたことで、申請書のデジタル化による業務効率化が目指せるとの判断がなされ、今後の導入積極化に向けて検討が進められています。

茨城県つくば市

つくば市役所では住民や法人、その他の外部業者から申請される書類のデジタル化にあたり、膨大な作業が発生していました。紙の書類を電子化する作業は単純で定型的ですが、大量に発生するため、多くの時間が費やされる結果、時間外勤務の増加が問題となっていたのです。そこで、NTTデータグループとの共同研究により、現在抱えている課題の解決を目指し、作業時間の短縮及び効率化とミスが少ない正確で的確な処理の2点について研究を重ねていくこととしました。

まず、つくば市役所職員のアンケートやヒアリング結果をもとに、定型的かつ膨大な作業量が発生する業務を抽出します。業務量や業務の難易度をはじめ、業務自動化ツールであるRPAソフトの作業特性を評価したうえで、RPAソフトの一つであるWinActor/WinDirectorをつくば市の既存システムに導入します。そのうえで、職員の稼働時間の削減効果があったか、ミスの軽減による業務品質の改善や向上が見られたかを検証することが必要です。検証結果に基づき、RPAソフトを適用することが望ましい業務や処理を分析して適用する流れです。将来的には、つくば市のRPA活用成果をモデルケースとして構築し、他の自治体向けRPA支援プログラムを提供することを目指しています。

東京都三鷹市

東京都三鷹市では住民からの各種申請書類など多くの紙帳票をシステムへデータ入力するために、職員の手作業に多くの時間が費やされています。業務効率化及び職員の負担軽減のために、データ入力業務の作業量をいかに削減するかが課題です。

課題解決に向け、三鷹市ではNTT東日本と共同で実証実験を行うこととしました。AI-OCRにて実帳票をデジタル化し、一連の業務プロセスを、RPAを用いて自動化することを検証する実験です。三鷹市の住民情報システムの開発元であるアイネス社にも協力を仰ぎ、実帳票の識字率の正確性検証をはじめ、AI-OCRとRPAを組み合わせた場合に、一連業務の作業量に削減効果が得られるかも検証を行います。

まず、AI-OCRで帳票をデータ化し、RPAで業務システムへ自動入力する実験を行います。これにより、AI-OCRによる対象帳票の読取精度をチェックし、AI-OCR及びRPAによって職員の業務時間が削減されたかを測定するものです。具体的には保育園等の入園受付業務について、令和元年6月26日～7月31日にかけて検証を実施しました。入園受付において利用希望者から提出される在職証明書をスキャンし、AI-OCRで読み取ります。RPAを用いてAI-OCRで作成したテキストデータを業務システムに自動入力し、その結果を検証するというものです。

定型作業を自動化することができれば、市役所全体の業務効率化はもちろん、職員の長時間労働の抑制につなげることができます。入力業務から開放されて創出された時間を新たな市民サービスの提供やサービスの向上に充てることができれば、業務時間の有効活用につなげられます。三鷹市では職員のワークライフバランスの改善だけでなく、単調な事務作業を短縮することで、より市民に根差した業務の提供という業務の高品質化を目指すのが特徴です。

愛知県豊橋市

愛知県豊橋市では平成30年7月11日から、AIを活用したケアマネジメントをスタートさせました。株式会社シーディーアイとAIを活用したケアマネジメント業務に関する共同研究の一環として実施されます。豊橋市内のケアマネジャー45名が、本人及び家族の同意を得たうえで、要介護認定者等の介護サービス計画作成にあたり、人工知能「CDI Platform MAIA」を活用するというものです。

「CDI Platform MAIA」は自立支援を目指すケアデザインシステムとして開発されており、ケアマネジャーの判断や意思決定をサポートし、要介護認定者等の自立をより的確に支援することが期待できます。「CDI Platform MAIA」は豊橋市の過去8年分、約10万件の介護データやケアマネジャーが介護保険制度の運用経験に基づき、現場で培ったノウハウを学習させています。学習機能によって得られた膨大な経験知識に基づき、AIが介護を必要とする方の自立可能性を見つけ出し、ケアマネジャーに対してケアプランと将来予測を提案してくれるシステムです。

東京都港区

東京都港区では平成30年3月に見直しを行った港区情報化計画において、区民と区、教育機関や事業者が力を合わせて自治体最先端のICT活用を実現すること及び区民の誰もが、いつでもどこでも安心してICTを活用した区民に優しいサービスを日常的に提供することを目標に掲げました。平成30年度を港区AI元年に位置付け、AIや業務自動化ツールであるRPAといった先進的なICT活用を全国の自治体に先駆けて推進することを目指しています。

その一つの導入事例が、AI議事録自動作成支援ツールです。平成30年5月から区の会議などで導入をスタートさせました。AIの音声認識や機械学習の技術を用いることで、会議や打ち合わせの音声データを自動で文章化することで、これまで職員が録音データを聞きながら手作業で作成していた議事録作成時間を大幅に削減することができました。これまで約1時間の会議の議事録を作成するのに、データの聞き直し解読作業に3時間から4時間もの時間を費やしていましたが、その時間を大きくカットすることにつながっています。令和2年1月の段階で、庁内の500を超える会議や打ち合わせに有効活用するに至っています。

福島県郡山市

福島県郡山市では認可保育所や認定こども園などの保育施設において待機児童の解消に取り組んできましたが、それに伴い、入所事務の業務量の増大に悩まされています。入所事務を行う担当職員は4月の入所手続を行う繁忙期となる12月から3月にかけての4ヶ月間、毎年、超過勤務時間が多くなっていることがわかっています。単調な入力作業にプラスして、保護者の選択肢やニーズの多様化に伴い、ニーズを汲み取って対応することも求められているのが現状です。

こうした実態を踏まえ、職員の残業時間短縮という働き方改革と保護者へのよりきめ細かい対応を両立させるために、RPA-AIを連携させる実証実験を行うこととしました。入所事務において最も業務量が多くなる申請書の受理と入力作業及び入力データに基づく入所利用事務に至る一連の作業をOCR-RPAツールとAIツールを組み合わせたワンパッケージ・システムを利用することで、入所事務の効率化・迅速化を目指します。AIシステムはAIが入所児童の利用調整を行うことを目指すため、実績のある富士通株式会社に協力を依頼しました。

OCR-RPAシステムについては、OCRツール及びRPAツールによるデータ処理に実績のある株式会社NTTデータ東北に協力を仰いで実証実験を実施します。RPAやAIなどのICT技術を活用することで、入力作業や入所児童の割り当てを自動化するプロセスを検証し直すことで、保育施設入所業務全体の業務の見直しや業務の可視化を行うことを目指します。

また、入所業務の一部自動化を図ることで、職員の業務の迅速化・効率化を目指す取り組みです。業務の迅速化と効率化が図られれば、入所結果を保護者により迅速に通知して安心を与えることができるようになります。職員の事務作業に割かれる時間が短縮することで、保護者との対応時間に充てることができ、よりきめ細やかなニーズに対応すること可能となります。職員の残業時間を削減することで、ワークライフバランスを整え、より意欲的に働ける環境づくりに資するのもポイントです。