タブレット端末導入で実現させる、訪問調査の「残業削減」と「30日以内の認定」

株式会社富士通四国インフォテック

第一システム統括部 自治体システム部 広域東日本グループ 課長

藤本 哲也ふじもと てつや

調査後の入力業務に、多くの時間が取られる

―認定調査業務はどのように進められていますか。

　調査員が要介護認定の申請があった自宅を訪問し、心身の状態確認のために必要な74項目の「認定調査票」をもとに、聞き取り調査をします。多くの自治体では、調査員は帰庁して手書きの調査票の内容をパソコンに入力したり、紙に清書し直してOCR(※)処理をしたりして、介護認定審査会への提出資料を作成します。調査員からは、「入力作業のほか、調査項目や特記事項の整合性チェックに時間が取られる」という声が聞かれます。

※OCR:Optical Character Recognitionの略。光学的文字認識という意味

―どれくらいかかるのでしょう。

　1件あたり1～2時間かかってしまうことが多いようです。入力作業では、特に「特記事項」に時間がかかる、と。たとえば「食事摂取」の調査で、介助が「必要」か「不要」かではなく「一部必要」と判断すれば、「最初の数口は自分で食べられるが、あとはすべて介助が必要」という細かな状況の記載が必要です。対象者の状況によって個別に異なる特記事項の入力に、時間がかかるのです。

　整合性チェックでは、たとえば、歩行に関する調査で「立ち上がれない」の項目をチェックしたのに、排泄に関しては「トイレにひとりで行ける」にチェックしたとしましょう。こういった矛盾が後で発見された場合、再度調査が必要になるため、入念な確認作業が重要となってくるのです。

―多くの時間が取られますね。

　はい。そのほか、多い自治体だと月間1,000件以上の認定申請があり、担当職員が調査員のスケジュールを作成する際、訪問先を地図で確認しながら紙ベースで進める場合が多く、決定まで数日かかることも。こういった状況から、認定調査業務では、調査員の残業増加と、申請から認定まで「30日以内(※)」という規定が守れないことが大きな課題となっています。

※30日以内:介護保険法第27条第11項に規定。特別な事情がある場合、延期が認められている

―どうすれば解決できますか。

　ひとつの方法として、ICTによる業務改革で解決できます。当社が開発した『訪問調査モバイル』はそのひとつ。認定調査票を電子化し、タブレット端末で調査できます。調査員は、調査票にそって聞き取り内容をその場でタブレット端末に入力。帰庁後にデータをシステムへアップロードすればいいのです。特記事項の文章は、調査員が聞き取る内容と結果を、タッチパネル形式の選択肢で自動生成する機能を実装しました。選択肢がない場合のための、手書きのキーワードメモ機能も。そのほか、移動時の休憩時間などを有効活用できるよう、音声で文章入力できる機能も用意しています。

調査結果の入力間違いが、その場でわかる

―ほかに特徴はありますか。

　調査員のスケジュールも自動作成できます。調査員の空き状況と、各申請者の希望日時や訪問先の場所を加味して、最適なスケジュールが短時間で作成されます。また、スケジュールの変更も電子地図上にマークされた訪問先を確認しながら行えます。

　さらに、調査項目間の整合性をチェックする「一次判定警告」機能を搭載しています。さきほど例であげたような矛盾があれば、その場でエラー表示されるのです。訪問先ですぐに修正して調査を進められるため、再調査の「手戻り」がなくなり、介護認定審査会への提出資料作成も効率的に行えます。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　『訪問調査モバイル』を活用し、「調査員の残業削減」と「30日以内の認定」を実現してほしいです。自治体のみなさんからのご連絡をお待ちしています。