住民本位のデジタルサービスで、次の100年にも「選ばれる都市」に

「非常に便利な窓口」でも、繰り返し記入が発生

―「異動受付支援システム」を導入するにいたった経緯を教えてください。

宮城　当市では、住民が転入・転居・転出などの手続きを行う際、住民異動の手続きだけでなく、国民健康保険や児童手当といった付帯事務の手続きも同時に行う「総合窓口方式」を採用しています。住民にとっては、複数の手続きが1ヵ所でまとめてできるため、「非常に便利な窓口」と好評です。

阿波根　一方で、特に転入の場合は付帯事務の手続きが多く発生するため、住民異動届以外にも、各種申請書へ手書きで記入する必要があり、「記入に手間がかかる」「手続きが煩雑だ」といった声が住民からあがっていたのも事実です。そこで、住民異動窓口における住民の手書き負担を軽減するシステムの導入を検討していました。

―どのように検討しましたか。

阿波根　手続きの煩雑さを感じる要因として、氏名、住所、性別、生年月日といった基本情報を、「何度も手書きで記入すること」があげられます。そこで、窓口で最初に作成することが必要な住民異動届について、電子的につくれないかをポイントに検討を進めていきました。というのも、住民異動届と付帯事務の申請書は様式が異なっていても、記載する内容は住民の基本情報であり、ほとんど同じです。そのため、まずは住民異動届を電子的に作成し、その情報を各申請書へデータとして反映させることができれば、「書かない住民異動窓口」を実現できると考えました。

宮城　そのようななか、富士ゼロックスシステムサービスから、「異動受付支援システム」の提案を受けたのです。同社は、「住民票の写し」といった各種証明書の取得がコンビニエンスストアで可能な「コンビニ交付システム」で導入実績のある会社です。

申請書への情報入力が自動化

―「異動受付支援システム」の詳細について教えてください。

宮城　たとえば転入の場合、これまで住んでいた自治体から発行される転出証明書を提出してもらいますが、その証明書に住民の基本情報が記載されているため、それをOCR(※)で読み取りデータ化して、住民異動届に反映させます。そして、その住民異動届のデータが、必要な付帯事務の申請書に転記されます。その結果、これまで申請書作成のために必要だった住民の記入負担を、大幅に削減できるのです。転居・転出の場合は、「コンビニ交付システム」から住民の基本情報を抽出して、住民異動届へ自動的に反映させる仕組みとなっています。

※OCR:Optical Character Recognitionの略。光学文字認識。紙に書かれている文字を認識し、デジタル化する技術のこと

阿波根　住民によっては、たとえば、転出証明書を発行してもらうときには新たな住所が決まっていないこともあるため、不足しているそれらの情報については、私たち職員が直接ヒアリングしながら、システム上で入力して住民異動届を作成しています。また、転居・転出の場合も、転居先の住所といった「コンビニ交付システム」にはない情報については、私たちが入力しています。

―職員の入力作業が、住民の記入負担を一部カバーすると。

宮城　確かにそうなのですが、住民が手で記入するよりも職員の入力作業のほうがスピーディですし、記入情報に不足がないかを職員がその場でチェックできるので、作成時間も短縮されます。なにより私たちは、住民の負担を極限まで軽減できるシステムにしようと考えていますから。

阿波根　すでに利用者からは、「書かなくてすむので大変助かる」という声がたくさん寄せられています。「デジタル技術を駆使し、住民本位で行政サービスの質を高める」という当市の方針を、まさに体現したシステムである点が評価できますね。