増え続ける動画ファイルを効率的に管理！動画管理システムの導入メリットとは？

イベントの記録映像やプロモーション動画等、PCに保管する動画ファイルが大量になってきていることはないでしょうか？さらに近年は、組織内で行う教育・研修や操作マニュアルの共有など、庁内業務を効率よく進めるために動画を活用する機会が増え、動画ファイルのより効率的な管理が注目されています。

本記事では、自治体でよくある動画の用途を取り上げながら、動画管理を効率よく行える動画配信システムのメリットを紹介します。

動画管理システムとは？

動画配信システムとは、いわゆる動画のストリーミング配信ができるシステムのことです。視聴者が必要な時に動画を選んで閲覧できるオンデマンド配信や、リアルタイムの映像を同時に視聴できるライブ配信などがあります。動画配信システムは、ファイルサーバに動画ファイルをダウンロードする方式とは異なり、端末にデータが残らない仕組みとなっています。そのため、クライアント側のストレージ容量を消費しません。また、他のユーザに勝手に再配信される可能性が少なく、重要な情報を含む動画も安心して配信できるのも大きなメリットです。

具体的な利用例

自治体においては、例えば以下のような場面で動画を活用する機会があります。こうした場合に、動画配信システムを利用して上手く管理・運用できれば、様々なメリットがあります。

イベントの記録映像

地域で実施するイベントや観光・文化事業、スポーツの大会など、自治体で開催する行事の様子を映像で保管しておくことも少なくありません。資料だけで記録を残すよりも分かりやすく、実施報告や次回開催時の参考にもなります。

これらの記録映像は、後からすぐ参照できるよう、必要な動画ファイルを見つけやすいように保管しておくことが重要です。動画配信システムで記録映像を管理することで、地域や年月日、カテゴリ別にフォルダを整理したり、タグやキーワードで検索したりすることができます。そのため、ファイルサーバで管理するよりも欲しいファイルをすぐ探し出すことができます。

また、映像には個人が映る場合などもあり、動画が外部に漏れないよう安全に管理することも重要です。YouTubeのようなクラウド型のサービスではなく、庁内専用の動画配信サーバで動画を管理することで、情報漏えいなどのトラブルを回避することができます。

PR動画

近年は、町おこしや広報・プロモーション戦略の一環として動画を活用する自治体が増えています。こうしたPR動画などは一般向けに様々な媒体で公開されますが、内部の職員には意外と共有しにくいことがあります。

庁内専用の動画配信システムでこれらのPR動画を一元管理しておくことで、他の職員もすぐに動画を参照・共有しやすくなるというメリットがあります。例えば、観光案内所でPR動画を見せながら地域の魅力を説明したり、新たな自治体プロモーションの提案、庁内で予算の稟議申請をする場合など、過去の動画をその場で瞬時に見せることができるため、より説得力のある説明を行うことができます。視聴だけでなくダウンロードも可能なため、過去のPR動画を二次利用で使う場合にも便利です。また、新たに作成するPR動画の素材動画を、システムで管理するという使い方も可能です。

研修・教育

最近では、組織内の研修や教育でも動画活用が注目されています。動画を使った学習を取り入れることで、受講者の理解度が上がり、かつ受講者自身のペースで動画を振り返ることができます。また、教材動画を流用することで、研修の都度資料を印刷したり、講師のスケジュールを確保する必要がなくなり、研修担当者の負担軽減にもつながります。

例えば、動画配信システムを使って教材動画をまとめておくことで、在宅勤務やリモートワーク中の職員も気軽に動画を確認することができます。また、動画配信システムでは、管理者側で動画の視聴状況を確認できます。視聴者が本当に動画を見たか、どこまで視聴を完了したかを把握できるものもあり、確実に教育を実施することができます。

作業手順の共有

庁内業務でルーティン化している作業や、業務で利用するツールの操作手順、技術的なトレーニングを共有したい場合にも、動画活用は有効です。手順やマニュアルを動画で説明することで、資料だけでは分かりにくいことでもすばやく理解することができます。

この場合も、動画配信システムを使ってマニュアル動画を保管しておくことで、確認すべき動画を瞬時に見つけ出すことができます。また、ユーザによって視聴できる動画の制限を設定しておけば、セキュリティ面でも安心です。

Web会議の議事録

Web会議などの打ち合わせを録画し、動画として保存しておくことで、議事録の代わりとして活用できます。紙で議事録を作成するよりも手間がかからず、ペーパレス化にも効果が期待できます。ただし、会議の内容によっては重要情報を含む可能性があるため、Web会議の録画動画はセキュリティ面を重視する必要があります。

このような場合は、庁内の閉鎖環境下で利用できる動画管理システムを構築することをおすすめします。外部サーバを経由することがないため、情報漏えいのリスクを減らし、安心して議事録を保管することができます。

デージーネットのサービス

デージーネットでは、上記のメリットを実現できる動画管理システムとして、オープンソースの動画管理システム「AVideo」をおすすめしています。オープンソースソフトウェアのためライセンス無料・ユーザ無制限で利用することができ、庁内の閉鎖環境下でも利用可能です。

また、「AVideo」では、動画が何%まで視聴されたかを管理者が確認できる機能も備えています。動画の検索やアップロード方法も簡単で、ユーザライクなインタフェースで使いやすい点も魅力の1つです。さらに「AVideo」では、撮影・録画した動画を管理するだけでなく、ライブ配信機能も利用することもできます。

デージーネットでは、「AVideo」を利用した動画管理システムの構築サービスを行っております。構築後は弊社が提供する保守サポートも受けることができますので、導入後も安心して利用し続けることができます。

「AVideo」についての詳しい情報やお問合せは、下記よりご確認ください。