ビジネスチャットの活用は、これからの行政のスタンダードになる

四條畷市

四條畷市長

東 修平あずま しゅうへい

残された課題は、コミュニケーションの効率化

―庁内にビジネスチャットを導入した経緯を教えてください。

　四條畷市は、かつて財政事情が悪化した時期があり、その影響から人口あたりの職員数がいまも大阪府内で最少です。そのため、もともと職員の生産性向上が課題にあるなかで、住民サービスの向上を追求していくためには、行政の効率化を徹底的に進める必要がありました。私が着任当初から、市長決裁における「紙による起案」を原則禁止にするなど、行政のIT化を進めてきたのはそのためです。そうしたなか、依然として課題になっていたのが、庁内コミュニケーションの効率化でした。

―どういうことでしょう。

　IT化によって行政の効率化を進めるうえで、カギとなるのが庁内での情報共有や合意形成です。ここが従来の電話やメール、対面でのコミュニケーションのままだと、IT化のボトルネックになってしまう。代表的なのが上司への報告業務で、かりに課長が市長報告を行う場合、次長、部長、副市長を通さなければならず、それぞれに日程調整が必要になります。その間、もし誰かが不在であれば、さらに私への報告は遅れてしまう。わずか5分の市長報告に数日を要するケースもあるほどでした。

―そうした課題に対して、どのような対応をしてきたのですか。

　民間で活用されるチャットツールを試験的に導入した過去もあるのですが、LGWAN環境では使えなかったため、機密度の高い行政情報も扱う現場では利用できないなど使い勝手が悪く、浸透しませんでした。そんななか、LGWAN環境でも使える自治体専用のビジネスチャット『LoGoチャット』が開発されたことを知り、すぐに試験導入を指示し、今年の3月から利用しています。

ITの活用は手段のひとつ、目的は行政サービスの向上

―具体的に、どのように利用されているのでしょう。

　基本的にアカウントは全職員に発行し、市長・副市長や部長級、課長級といった階層別の横のグループ、担当課ごとの縦のグループを設計し、暫定的な運用ルールも私自身がつくりました。

　運用に関しては、当市は全課に「ITリーダー」という役職を配置しているので、情報推進担当がITリーダーに働きかけるカタチで庁内に浸透を図っています。折しも、3月は「新型コロナ」対策が本格化した時期。庁内での情報共有の場を『LoGoチャット』に一元化し、使わざるをえない状況をつくったため、浸透は早かったですね。

―導入効果はいかがですか。

　情報共有のスピードは大きく改善されたと感じています。特に、業務報告を受ける管理職の負担は大きく減ったはずです。3～4月のコロナ危機に、もしこのツールがなかったらどうなっていたか。

　また、コミュニケーションの「言語化」で共通理解が醸成される効果も大きいですね。対面によるコミュニケーションでは、明確に言語化されない部分が認識の齟齬を生む原因になることも。しかし、チャットを使えば、言語化されるだけでなく、議論の経緯も簡単に振り返ることができ、共通理解がしっかりと担保されるのです。

―新しいツールを今後、どのように市政に活かしていきますか。

　行政のIT化を進めるための重要ツールと位置づけ、活用を広げていきたいですね。ただし、ITの活用は手段のひとつであり、目的は行政サービスの向上にほかなりません。この目的を実現する手段として『LoGoチャット』の活用は非常に有効であり、今後の行政運営におけるスタンダードになっていくのではないでしょうか。

前ページまでに紹介した四條畷市や多摩市の事例では、『LoGoチャット』が庁内の業務改善に大きく貢献した姿を見てきた。だが、その導入効果は庁内にとどまらない。LGWAN環境でも使える特徴を活かし、複数の自治体にまたがる活用事例も出てきているのだ。ここでは、そうした事例のひとつである塩尻市(長野県)の担当者に、活用状況などを聞いた。

塩尻市

企画政策部情報政策課　課長

小澤 光興おざわ みつおき

塩尻市

企画政策部情報政策課　主任

吉田 悠よしだ ゆう

3市で235人が参加する、情報連携プラットフォームに

―チャットツールを導入したきっかけはなんだったのですか。

小澤　当市では、副市長が先頭になりチャットツールの導入を検討してきました。庁内には、さまざまなプロジェクトがあるなかで、「より多くの職員の意見を反映したい」との考えから、参加者を制限することなく、議論を展開できる仕組みを求めていたのです。

吉田　庁内で広く活用してもらうためには、使いやすさが求められるうえ、LGWAN環境でも使えることが条件になります。条件にあうツールを探していたところ、LGWAN環境でも使える『LoGoチャット』を知り、すぐに導入を決めました。

―庁内ではどのように使われているのでしょう。

吉田　まずは、正規職員の半分ほどにあたる約240人の職員にアカウントを発行し、「新型コロナ対策本部」や「RPA推進本部」といったプロジェクト単位で開設されたトークルームで情報連携に活用しています。

小澤　また当市では現在、県内の中野市、千曲市と共同で基幹系システムにおける自治体クラウドの導入を進めています。本稼働に向けて3市共同の導入プロジェクトが進んでいますが、中野市や千曲市の担当者にも『LoGoチャット』を導入してもらい、そこでの情報連携手段に『LoGoチャット』を活用しています。自治体クラウドの導入にあたっては、33の業務を共同化しますが、必要なプロジェクトごとに専用のトークルームを開設。3市あわせて235人の関係者が参加する情報連携プラットフォームとして機能しています。

時間やコストへの意識を、より強くもてる職員が誕生

―実感している導入効果を聞かせてください。

小澤　各市の担当者が一堂に会するのは簡単ではなく、最近は新型コロナウイルスの感染拡大で、対面会議をなかなか開きにくい状況にもなりました。しかし、『LoGoチャット』の導入で、会議や議論の調整負担が大幅に軽減されました。

　自治体クラウドの要件定義では、所属ごとにさまざまな3市共同会議がかなりの回数重ねられていますが、日程調整や情報共有はすべて『LoGoチャット』で円滑に行われています。従来の情報共有では相手が確認したかもわからず非効率であった部分が解消され、効率的に進行しています。

吉田『LoGoチャット』には、利用する全国の自治体職員が参加するユーザーグループというものがあり、貴重な情報交換の場として活用されています。今回の「新型コロナ」をめぐる特別定額給付金の対応や、教育現場のICT化といった共通の課題に対する各自治体の取り組み状況を知ることができるので、業務改善のヒントをもらえるのもありがたいですね。

―今後、ビジネスチャットをどのように活用していきますか。

吉田　全庁展開を目指します。すでに、財政部門から「予算策定に先立つ各部門からの情報収集にチャットを活用したい」という意向が寄せられるなど、各部署から具体的な要望もあがっています。チャットによる業務効率化を業務改善につなげていきたいですね。

小澤　チャットの導入によって電話対応が減ったことで、「電話相手の時間をいかに奪っていたか」という視点に気づいた職員も多いようです。時間やコストに対する意識をより強くもてる職員が生まれてくることは、今後の役所全体の生産性や住民サービスの向上にもつながると期待しています。

ここまで、3自治体でのビジネスチャット導入事例を見てきた。開発元のトラストバンクで『LoGoチャット』の普及促進を担う木澤氏によると、「すでに約420自治体、約22万人が導入を進めている」という。普及が進む『LoGoチャット』は今後、自治体の働き方をどう変えるのか。同氏に聞いた。

株式会社トラストバンク

取締役兼パブリテック事業部長

木澤 真澄きざわ ますみ

導入の機運を一気に高めた、LGWAN環境で使えるツール

―自治体でビジネスチャットが普及している理由はなんでしょう。

　昨今、業務効率改善の観点から、庁内コミュニケーションのあり方を見直す自治体が増えてきました。そこに、今般の「新型コロナ」への対応もあり、チャットツールの有効性に一段と注目が集まっています。従来はLGWAN環境で使えるツールが存在しなかったため、利用シーンが限られるなど使い勝手が良いとは言えない状況でした。しかし、『LoGoチャット』が登場したことで状況が変わり、導入の機運が一気に高まっています。

　もともと、「自治体専用」として自治体職員の利便性を重視して開発された『LoGoチャット』ですが、最近も利用する自治体から要望が多かった新機能が開発され、さらに利便性が高まり、今後も利用者の拡大が見込まれます。

―どのような機能ですか。

　ひとつは、外部から送付されるファイルを自動で無害化してくれる「ファイル無害化ボット」機能です。この機能により、インターネット環境からLGWAN環境に送信できるファイルの種類に制限がなくなり、あらゆるファイルを安全に庁内に送れるようになりました。

　もうひとつは、緊急時に『LoGoチャット』アプリを利用して職員のスマートフォンに一斉送信を行い、庁外の職員に安否確認をとれる「安否確認ボット」機能です。ときには数千人規模におよぶ職員の安否確認は、『LoGoチャット』で劇的に迅速化することでしょう。

職員1人あたり、年間約98時間の削減効果

―『LoGoチャット』の導入自治体で得られる効果を教えてください。

　大きく3つの効果があげられます。もっとも大きいのが、やはり「業務効率の改善」です。当社では最近、導入自治体の職員にアンケートを実施し、『LoGoチャット』による業務時間削減効果を調べました。その結果、9自治体1,316人から得た回答によると、職員1人あたり平均で1日約25分の削減効果が確認されました(下図参照)。年間に換算すると約98時間ぶんの削減効果を意味します。利用するすべての職員が得られる削減効果であることを考えると、組織全体におよぼす業務効率化効果の大きさが想像できるでしょう。

―ほかの2つの効果はなんですか。

　2つ目は、「意思決定のスピード向上」です。チャットによって、関係者のあいだで情報共有・連携が加速化します。そのため、従来であれば会議を開催し、意思決定をしていたものが、関係者間での情報共有から合意形成まで、チャット上で迅速に行われるようになります。会議を開く際にも準備や事前の情報共有がスムーズに進むため、非常に効率的に会議が開催できます。

　そして最後は、「コラボレーションの加速」効果です。チャットはコミュニケーションのハードルを下げますので、気軽に相談や連絡ができ、これまでになかった職員間の連携を生み出し、組織を活性化する効果も確認されています。

―新しい働き方を模索する自治体を今後どう支援していきますか。

　当社パブリテック事業では、「大切なアナログを残すための適切なデジタル」をスローガンに掲げています。自治体には、住民とのふれあいのような残すべき大切なアナログ業務がたくさんあります。それらに費やす時間を捻出するために、デジタルのチカラで業務を効率化する。それこそが『LoGoチャット』の使命だと考えています。

※なお、業務改善削減効果につきましては、自治体通信 Vol.25(2020年8月号)取材後に、一部データを更新しておりますので、ご承知おきください。