PDF編集ソフトの見直しで、コスト削減と業務効率化を実現

※下記は自治体通信 Vol.57(2024年4月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

電子データによる文書のやり取りが一般化しつつある昨今、PDFファイルを閲覧・保存するだけにとどまらず、PDF編集ソフトを活用し、業務効率化を図る自治体が増えている。そうしたなか、早くからPDF編集ソフトを活用してきた戸田市(埼玉県)では、ソフトを新たに見直し、コスト削減とさらなる業務効率化を実現したという。同市企画財政部の榎本氏に、詳細を聞いた。

さまざまなソフトを、試験導入しては見直してきた

―PDF編集ソフトを新たに見直した経緯を教えてください。

　当市では、ペーパーレス化の観点から平成15年度に文書管理システムを導入し、電子文書の体系的な管理とデータベース化を積極的に進めてきました。その過程で、たとえば起案文書の決裁を仰ぐ際、複数のPDFファイルを1つのファイルに統合してしおりをつけて見やすくするなど、早くからPDF編集ソフトを活用してきました。しかし、安価なソフトは編集に工数がかかったり、保存した際に文字やレイアウトがずれたりするなどの課題がありました。一方で、使い勝手が良いソフトは高価で予算的に導入しづらい。庁内には、図形を載せるなどPDFをCADのように使用する課もあり、そうした機能も必要で、ここ十数年は、さまざまなソフトを試験導入しては見直すことをくり返している状況でした。そうしたなか、FoxitJapanが提供しているPDF編集ソフト『Foxit PDF Editor』を案内され、興味を持ったのです。

―どのような点に興味を持ったのですか。

　PDFファイルを編集する際、作業に手間がかからず直感的に操作できる点です。以前のPDF編集ソフトは、1つの作業を行うのにもいくつもの手間がかかり、職員から不満の声があがっていたのです。また、文字やレイアウトがずれるという不具合も起こりませんでした。同ソフトは、国際標準規格の「ISO 32000-1」に準拠しており、この規格は世界的にも非常に厳しく、PDFの本質をわかっていないとクリアできないことは実際に使用してみて理解しました。価格も予算内に収めてもらったこともあり、全庁展開テストを経て令和5年10月に導入しました。

今後は生成AIといった、新機能にも期待

―導入後の評価はいかがですか。

　職員から、「使いやすくて作業効率があがった」などの声が聞かれました。導入説明会も不要で、教育の時間が節約できました。また同ソフトは、4月1日から施行の改正障害者差別解消法にも対応しており、ドキュメント内のアクセシビリティ面の不適合を見つけて修正することが可能。Webアクセシビリティを強化している当市にとって、非常にありがたかったですね。実際に活用して改めて、国際標準規格の性能を実感しています。結果、PDFソフトの質を落とさず、コスト削減と業務効率化を実現できました。

―今後はどのように活用していきたいですか。

　当市では、αモデルの順守は必須ですので、LGWANに対応した『Foxit PDF Editor Pro』の導入テストも開始しました。そのほか、今後は生成AIといった新機能も強化していくと聞きましたので、さらなる業務効率化に寄与するものと期待しています。

―PDF編集ソフトを導入する自治体は増えているのですか。

　増えています。通常業務では、パソコンの標準機能を使って、PDFファイルを閲覧するのが大半でしょう。しかし、PDFファイルは電子文書を流通させる「ドキュメントインフラ」として広く利用されており、「複数のファイルを統合したり、並べ替えたりしたい」「パスワードなど暗号化を追加したい」などのニーズで、PDF編集ソフトの利用頻度は高まるばかりです。

―そうしたソフトを選ぶ際のポイントはなんでしょう。

　国際標準規格に準拠し、高機能で軽快に使えるソフトを選ぶべきです。安価なソフトは使いづらいうえに、保存する際に文字やレイアウトがずれることがあり、業務の効率化は望めません。『Foxit PDF Editor』は、誰にでも快適かつ直感的に使える高機能を提供できるのが特徴で、費用対効果の高い製品です。これも当社がPDFに特化したメーカーであり、国際標準規格に準拠するのみならず、この先の国際標準規格となる「PDF2.0」の規格策定メンバーだからこそだと自負しています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　快適性と国際基準の安全性を保ちつつ、基本機能を強化して自治体業務を支援していきます。また、生成AIなど最先端の機能も組み込んでいくほか、今年から自治体向けに特化したLGWAN専用のパッケージもリリースしています。基本的なPDF編集から、最先端の機能を求めている自治体や教育関係機関まで幅広くカバーしていきたいと思います。