PDFの活用度向上が、DX推進の重要なカギになる

※下記は自治体通信 Vol.32（2021年8月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

株式会社FoxitJapan

代表取締役

森 真一 もり しんいち

業務上不可欠なPDFも、十分に使いこなされていない

―自治体業務において、PDFはどのように活用されていますか。

　多くの職員は、パソコンの標準機能を使い、PDFファイルを閲覧したり、作成した文書をPDF化したりする使い方が大半です。毎日の業務で使うため、WordやExcelと同様に、PDFは、いまや職員が業務を進めるうえで不可欠なツールと言えるでしょう。そうしたなか、「DX推進を積極化したい」と考えている自治体は、職員がPDFをさらに有効活用できる環境を整えるべきだと思います。

―それはなぜでしょう。

　DX推進に向けて、職員には書類やさまざまなファイルをデジタル化し、業務を進めることが求められるからです。その際、パソコンの機種やOS環境に依存せず、PDFファイルにデジタル化して統一し、運用管理できるのがPDFソフトの利点です。さらに、職員が業務を効率的に進められる機能が豊富にあります。たとえば、ページを入れ替えたり、分割したりすることも自由にできます。また、パスワードを設定して開封や編集、印刷を制御してセキュリティを高められるほか、「墨消し機能」を活用すれば機密情報を削除でき、情報漏えいを防げます。

　しかし、現時点ではこれらの機能が十分に使いこなされているとは言いがたい状況です。この活用度を高めることが、業務革新の基盤となり、ひいてはDX推進への大きなインパクトになると考えています。

―PDFの多機能さを知らない職員は、多いということですか。

　ええ。PDFの編集機能は有償提供のため、利用者は一部にとどまっているかと思います。しかし、今後行政のデジタル化を担う自治体職員にこそ、PDFをもっと活用していただきたいと考えています。そこで当社では、PDF編集ソフト『Foxit PDF Editor』シリーズを、より多くの職員に使っていただけるようにご要望に沿ったライセンス体系で提供しています。同シリーズは、直感的で利用しやすいUIのほか、編集やファイル加工の速さにこだわったPDFエンジンを独自開発しています。また、さまざまな問い合わせに対応するサポート体制も充実させています。さらに当社では、自治体のPDF活用を後押しする新たな取り組みを始めました。

クラウドなら、場所や時間を選ばずに使える

―どのような取り組みですか。

　クラウドサービスによるPDF編集機能の提供です。自治体ではパソコンの厳格な資産管理やセキュリティ上の観点から、インストール制限が厳しいと聞きます。その点、当社の『Foxit PDF Editor Cloud』はソフトのインストールが不要で、PDF編集だけでなく、複数名が同時にひとつのPDFファイルにアクセス可能。そのため、共同作業による効率化と情報共有、ペーパレス化が一気に進みます。テレワークによる働き方改革が進むなか、場所や時間を選ばないPDFの有効活用を通じて、導入自治体がDX推進で一歩リードできる支援をします。国内設置のサーバを使って運用を行いますので、ぜひお問い合わせください。

早稲田大学

理工学術院 教授 工学博士
産学融合国際戦略研究所 所長
大学院情報生産システム研究科

吉江 修 よしえ おさむ

　産学連携を目的に設立した「早稲田大学IPS・北九州コンソーシアム」では、FoxitJapanが参画企業の1社として、ほかの企業にPDFの活用法をていねいにレクチャーしてくれています。そのおかげで、連携に大切な情報共有がよりスムーズに行えています。

　また、私は学生に、研究論文をPDF化して提出してもらっています。評価内容をフィードバックする際、多彩な編集機能を使ってわかりやすく伝えられるためです。図表や画像を差し込んだファイルでも、『Foxit PDF Editor』を使えば簡単にデータ化できると学生からは好評です。

早稲田大学

情報企画部 マネージャー
(ITサービス・インフラ担当)

嶋村 貴志 しまむら たかし

　今年の夏から、大学職員らの約2,600台におよぶパソコンの更新と同時に、『Foxit PDF Editor』をすべてのパソコンに導入します。学内の会議資料を簡単にデータ化して共有できるほか、取引事業者といった外部とのやり取りでも、わざわざ書類を出力せずにデータ上で完結させられるようになります。ペーパレス化により、印刷機の台数削減も検討できます。今回の導入に際して、セキュリティ機能の強化について相談したところ、FoxitJapanではカスタマイズ対応をしてくれており、導入後も手厚いサポートが期待できます。