全庁で生じていた郵便物の集計は、いまや職員1人の短時間作業に

※下記は自治体通信 Vol.32（2021年8月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

美郷町

総務課 総務班長

高橋 晋一 たかはし しんいち

集計作業の自動化には、明確な費用対効果が見込めた

―美郷町ではどのように郵便発送業務を行っていましたか。

　各課の職員が郵便物を総務課にもち込み、それを総務課の職員が「差出票」とともに郵便局員に手渡していました。より詳しく言うと、各課の担当者は総務課にもち込む前に、郵便物の重量を1通ごとに量り、料金別の郵便物の数を記載した集計票を作成していました。その集計票の内容と実際の郵便物を、総務課の会計年度任用職員が突合したうえで、1枚の「差出票」にまとめていたのです。単純作業ではありますが、昨年以降は、コロナ禍を背景に新たな業務が全庁的に増えたため、職員がこれらの集計作業に感じる負担は大きくなっていました。

―実際、作業にはどのくらい時間がかかっていたのでしょう。

　総務課では約2時間、郵便物が多いときは半日かかることもありました。各課でも普段、30分程度かかっていたそうです。そのため、「全庁的に生じるこの煩雑な作業を効率化できないか」と考えていたのです。そうした折に、一連の集計作業を自動化する「郵便料金計器」の存在を知り、導入を検討しました。特にピツニーボウズ製の機械は、自治体での導入実績が豊富なため、「我々の町でも活用できるのでは」と期待しました。日々の集計作業にかかる人件費と機械の賃借料を比べると、明確な費用対効果が見込めたため、導入に向けた予算化はスムーズに進みましたね。検討開始から1年後の今年6月には「郵便料金計器」を導入することができました。

―導入によってどのような成果を得られましたか。

　各課の職員は、郵便物を数えたり、重量を量ったりする作業がほとんどなくなりました。「郵便料金計器」に通した郵便物には、郵便局に承認を得た印影と郵便料金が印字され、そのまま郵便局員に手渡せるためです。これにより各課の担当者は、基本的には郵便物をそのまま総務課にもち込むだけで済むようになったのです。

集計ミスの心配がなく、職員の精神的負担も軽減

―集計作業はすべて総務課に一元化されたのですね。

　ええ。しかも、総務課の職員にかかる負担も大きく軽減されました。「郵便料金計器」に通した郵便物は「差出票」の添付が不要になるうえ、当町が導入した機種は、1分間で最高180通のスピードで集計することができます。これにより、総務課での作業時間は30分程度に短縮されたのです。

　このほか、手作業と異なり、集計の際にミスを心配しなくてよいため、職員の精神的な負担も軽減されました。集計作業の業務負担が減ったことで、会計年度任用職員は別の業務に専念する時間を捻出できるようになっています。

―今後の活用方針を聞かせてください。

　ピツニーボウズ製の「郵便料金計器」は、郵便物の重量が事前に設定した数値を超えた場合に、集計を自動で停止してくれる機能もあると聞いています。この機能を活用すれば、「郵便区内特別郵便物*1」制度を適用したい郵便物も、正確に集計できると期待しています。ほかにも、他自治体の活用事例も参考にしながら、一層の業務効率化を図っていきたいですね。

支援企業の視点

郵便物にまつわる多くの業務は、自動化により一挙に改善できる

ピツニーボウズジャパン株式会社
Sending Technology ソリューションズ営業本部
東日本営業2部 仙台営業所　佐野 将士

[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ営業本部
東日本営業2部 仙台営業所

佐野 将士 さの しょうじ

―郵便物の集計作業を自動化する自治体は増えていますか。

　当社の「郵便料金計器」だけでみても、令和2年度の導入数は89台にのぼり、3年前と比較して約6倍に増えています。その背景には、職員のマンパワー不足や、コロナ禍による業務負担の増大があり、業務効率化を実現する有効な手段として、「郵便料金計器」が注目されているのです。特に当社の製品は、郵便物の発送にまつわるさまざまな業務を一挙に効率化できる豊富な機能が、多くの導入自治体から高い評価を受けています。

―具体的に、どういった機能がありますか。

　たとえば、毎回の利用時に職員が選択する会計科目を自動集計する機能があります。これにより、総務課は毎月の経費処理において、科目ごとに料金を確認する手間を減らすことができます。日々の利用時に会計科目を選択する際には、科目ごとに用意したバーコードつきのカードを専用のリーダーで読み込むことで、タッチパネル操作による選択ミスを防げます。これらの機能により、自治体はさまざまな郵便発送業務を、手早く、正確に行えるようになるのです。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　当社は、全都道府県にパートナー会社を配置するといった充実したサポート体制も強みです。コロナ禍においては、オンラインによる機械の実演デモも多数実施しており、遠隔でも詳細な提案が可能です。郵便発送業務にお困りの自治体のみなさんはぜひ、お気軽にお問い合わせください。