職員自らの手でアプリを開発し、庁内業務に合わせたDXを推進

※下記は自治体通信 Vol.47（2023年2月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

鎌倉市

デジタル戦略課

酒井 公平 さかい こうへい

横断的なデータ共有が、難しい状況だった

―鎌倉市では、グループウェアの刷新を図ったそうですね。

　はい。当市では平成22年からグループウェアを導入し、職員のスケジュールや文書、勤怠などを管理して、情報共有を行っていました。ただ、課ごとの庁内業務に合わせて使用方法をカスタマイズしており、それぞれの課で独自運用している状態でした。そのため、課をまたいだ横断的なデータの共有などが難しい状況でした。そこで、庁内システムを見直す令和4年8月のタイミングで、グループウェアを刷新することにしました。

―刷新する際に重視したことはなんでしょう。

　まずは、柔軟な機能の拡張性ですね。従来のグループウェアですと、なにか機能を追加したい場合、予算を取って、要件定義書をつくって、ベンダーに依頼して、と手間やコストがかかりますから。また、これまではオンプレミスだったため、将来のクラウド導入を見越した運用ができるグループウェアを求めていました。そうした点を重視して検討するなかで、ネオジャパン社が提供しているグループウェア『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』に注目しました。

―どのような点に注目したのでしょうか。

　まず、付属の業務アプリ作成ツール『AppSuite(アップスイート)』を使うことで、あらかじめ搭載されている情報共有アプリなどに加え、職員自らが業務に合わせて必要なアプリを作成できる点です。ノーコード開発が可能なため、たとえ専門の知識がなくても簡単につくれる点を評価しました。また、同グループウェアはオンプレミスとクラウドのどちらも選択できる点なども評価し、導入を決めました。

導入半年で、140個以上のアプリを作成

―導入後はどのように活用されているのでしょう。

　『AppSuite』を積極的に活用しています。たとえば我々デジタル戦略課の場合、各課から当課に届く問い合わせ内容が閲覧できるアプリを作成。類似した質問に関して、各自で検索のうえ、自己解決してもらえる機会が増えました。また、タブレット端末やマイクといった備品管理状況を共有・更新できるアプリなども作成しました。紙で管理をしていたものがデジタルデータ管理となったことで、貸出返却状況が一目でわかるようになりました。いずれも当課のポータル画面に設置し、課をまたいだデータの共有・管理が図れています。

　また、付属アプリのビジネスチャット『ChatLuck(チャットラック)』を利用することで、出張やBYODを含めたテレワークなど、さまざまな働き方に対応できていますね。

　さらに『AppSuite』に関して言えば、当課だけにとどまらず、各課でもアプリ作成を促進させる取り組みも行っています。

―どんな取り組みですか。

　ネオジャパン社に、講師として参加してもらうかたちで、アプリ作成の勉強会を行いました。参加者は50人以上で、積極的に質問する人も多かったですね。その効果もあり、導入半年で、全庁で140個以上のアプリが作成されています。また、さらなるアプリ作成を促すため、続々と勉強会を企画しています。

―『AppSuite』も含めた、今後の『desknet's NEO』の活用方針を教えてください。

　もともと『desknet's NEO』に標準搭載している情報共有などのアプリは豊富ですが、『AppSuite』の積極活用で、さらなる業務改善を図っていきたいですね。職員自らアプリを作成し、業務改善を行っていくことが、マインドの醸成も含めてDX推進につながっていくはずですから。今後もネオジャパン社の協力を得ながら、横断的にデータ共有・管理ができる仕組みを構築していきたいですね。

株式会社ネオジャパン

カスタマーサクセス部 担当課長

橋本 宜倫 はしもと たかのり

これから求められるのは、柔軟な機能の拡張性

―自治体においてグループウェアの導入は進んでいるのですか。

　進んでいます。自治体では、業務効率化やテレワークの推進といった観点から、職員間でのスムーズな情報連携がこれまで以上に求められるようになっています。そのため、文書管理やスケジュール管理、プロジェクト管理などがオールインワンでできるグループウェアを導入する自治体が増えているのです。

―自治体がグループウェアを導入するうえで留意すべきポイントはなんでしょう。

　いかに柔軟性をもってシステムの機能を拡張できるかがポイントになると考えています。グループウェアは、さまざまな情報を共有できる便利な機能を有していますが、各自治体の業務に合わせて新たに機能を拡張したい場合、一般的には業者に依頼する必要があります。その結果、手間と費用がかかってしまいます。もし、職員自らの手で気軽に機能が拡張できれば、手間と費用をかけることなく、さらなる業務効率化が図れるでしょう。それを実現しているのが、当社の提供しているグループウェア『desknet's NEO』なのです。

―どのようにして、職員自らの手で機能を拡張できるようにしているのですか。

　オプション機能の業務アプリ作成ツール『AppSuite』を提供することで実現しています。このツールは、ノーコード開発機能を有しているため、専門知識がなくてもつくりたいアプリを簡単に作成できるのです。まずは、アプリのライブラリから業務イメージに合ったアイコンを選択。その後、「文字」「プルダウン」などの必要項目をドラッグ&ドロップするだけでアプリが完成します。作成したアプリは『desknet's NEO』の機能として庁内に展開でき、アプリ内のデータを職員間で共有してブラッシュアップしていくことも可能です。

Web会議で、画面を見ながらレクチャー

―ただ、本当に専門知識がなくても作成できるかを心配する職員もいると思います。

　当社は、『desknet's NEO』の導入支援はもちろん、『AppSuite』を使ったアプリ作成支援も伴走で行います。そのために当社では、令和3年にカスタマーサクセス部を新設。具体的には、Web会議を使って自治体側の画面を見ながら、レクチャーを行います。鎌倉市でもそうした支援を実施し、デジタル戦略課だけではなく、原課の職員の方々が自らアプリを作成し、全庁で約140以上ものアプリを作成するという結果につながっています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　『desknet's NEO』のなかでも、特に『AppSuite』の活用方法を浸透させることで、自治体のさらなる業務改善に寄与していきたいですね。『AppSuite』で作成したアプリを使えば、1ヵ所でデータを共有・管理でき、たとえばExcelをメールで送り合って職員間で情報を更新していくといった煩雑な業務から解放されます。さらに、紙でやりとりする必要がなくなり、ペーパーレス化にもつながります。

　また、『desknet's NEO』は、オンプレミスとクラウドのどちらに対応することもでき、1,000以上の政府機関や自治体にて導入実績があります。LGWANに接続することで、セキュアな環境で利用できる付属アプリのビジネスチャット『ChatLuck』などもありますので、自治体のみなさんは気軽に問い合わせてほしいですね。