郵便物の集計業務を自動化し、全庁で煩雑な手作業を一掃できた

※下記は自治体通信 Vol.39（2022年6月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

かすみがうら市

千代田庁舎 総務部 総務課 主任

沼田 容市 ぬまた よういち

時間に追われる集計業務は、職員の心理的負担だった

―かすみがうら市では現在、どのように郵便物の発送業務を行っていますか。

　各部署の職員がまず、郵便物を「郵便料金計器」と呼ばれる機械に通し、総務課の専用ボックスに集めておきます。郵便料金計器に通した郵便物には、郵便局の承認を得た印影と郵便料金が印字されるので、その郵便物を総務課の職員がまとめて郵便局員に手渡しています。郵便料金計器を用いた作業は郵便物が多いときでも2～3分程度です。私が勤務する千代田庁舎では3年前から郵便料金計器を使っていますが、導入前に郵便物発送に携わっていた職員によると、この機械によって郵便物の集計は非常に楽になったそうです。

―導入前はどのように郵便物の集計が行われていたのでしょう。

　各部署の担当者は、手作業で郵便物の重量を1通ずつ量り、郵便物の数と料金を集計していたと聞いています。その後は、総務課の職員が全庁ぶんの郵便物の数と料金を1枚の「差出票」にまとめ直し、郵便局員に手渡していたと。総務課を含む各部署の職員は、集荷の時間に追われるようにそれぞれの集計を行っていたため、この作業が心理的な負担になっていたそうです。また、差出票に記載された内容と実物に相違があれば、郵便局から再度集計を求められ、二度手間が発生することもあったようでした。そうした業務負担を感じていたなか、当市と取引のある事業者から提案されたのが郵便料金計器で、入札の結果、ピツニーボウズ製の機械を導入することになったのです。

―導入の決め手となったのはなんだったのですか。

　郵便物の形状や大きさを自動で計測したうえで、重量に応じた正確な料金を印字できる点です。郵便料金は郵便物の重量だけでなく、形状や大きさによっても異なってくるため、この機能は大変便利に感じています。また、タッチパネルで簡単に操作できる点も決め手の一つになったようです。導入後、郵便物の発送にかかわるすべての部署は、初めて目にする機械を扱うことになったわけですが、「マニュアルを読み返さずとも直感的に操作できる」と好評です。

　このほか、郵便料金計器の導入後は、日々の集計だけでなく、予算科目ごとの月次集計も効率化することができました。

職員は「手作業に戻れない」。2台目の機械も分庁舎で導入

―どのような仕組みで月次の集計を行えるのですか。

　日々、処理した郵便物の情報はクラウド上へ蓄積されるので、これらをExcelデータとしてメールで簡単にPCへ取り込めるのです。従来は、各部署が郵便物を予算科目ごとに再集計する手間が生じていたようです。このように、郵便料金計器のさまざまな機能により、集計にかかる煩雑な作業を全庁から一掃できています。ある職員は「手作業による集計業務には戻れない」と話していました。業務効率化の効果を広めるため、昨年度は2台目の郵便料金計器を分庁舎の霞ヶ浦庁舎に導入しました。

　当市の場合、機械の定期的な保守点検や、使用に関するアドバイスは、デュプロという代理店が行ってくれています。郵便料金計器は特殊な機械ですが、充実したサポート体制によって安心して活用できています。

―今後の業務効率化に向けた方針を聞かせてください。

　ピツニーボウズの郵便料金計器では、登録された画像データを郵便物に印字する機能もあり、当市でも「ゆうメール」といったテキストの印字に使っています。現時点ですでに大きな業務効率化の成果を得られていますが、十分に活用しきれていない機能はまだまだあります。今後は、そうした機能を積極的に活用し、さらなる効率化につなげていきたいですね。

宇和島市

総務企画部 総務課 行政係 主事

福岡 千尋 ふくおか ちひろ

突発的に生じた郵便物発送に、約40人を動員した

―郵便関連業務の効率化に着目した経緯を教えてください。

　令和2年における特別定額給付金の申請書送付が、直接のきっかけとなりました。送付先は約3万6,000件と多数にのぼったため、書類を封入・封かんする作業には庁内各課から総勢約40人を動員。各課の通常業務に差し支えがないよう、土日に丸二日かけて作業を行いました。これにより、発送業務は2日間で完了できたのですが、大きな課題も残りました。それは、一つの部屋に大人数が集まって作業をすることで、感染症リスクが高まってしまうという課題です。また、長時間の手作業による誤封入のリスクも心配でした。そこで、この作業を改善した他自治体の取り組み事例を調べているなか、「封入・封かん機」という機械の存在を知りました。

―それはどのような機械なのでしょう。

　書類の「紙折り」から、宛先ごとに文書を集約する「名寄せ」、封筒の「のりづけ」まで、一連の作業を自動化するものです。人手をかけることなく正確な封入・封かんを行える点に魅力を感じ、多くの自治体で導入実績のあるピツニーボウズ製の機械を令和2年12月に導入しました。職員の密状態を防げるうえ、コロナ対策に関する通知物を迅速に住民へ届けられる効果が見込めたため、国の「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金」も活用でき、予算化はスムーズに進みました。

―導入によってどういった成果を得られましたか。

　たとえば、人事係による源泉徴収票の送付業務では、従来6人がかりで3日間かけて封入・封かん作業を行っていましたが、これを1人でわずか数時間のうちに終わらせることができました。源泉徴収票には個人情報が含まれるため、封入・封かん作業は外部に委託することが難しいのですが、この機械の導入により作業の内製化を維持しつつ、業務効率を大きく高めることができたのです。

　この業務以外でも、封入・封かん機の導入によって、3密を防ぎつつ、突発的な郵便物の発送にも迅速かつ柔軟に対応できる体制を築くことができています。

郵便料金計器との併用で、さらなる業務効率化を追求

―今後の活用方針を聞かせてください。

　封入・封かん機と同時に導入した郵便料金計器も併用し、一層の業務効率化を追求します。郵便料金計器では、郵便物に部署名などの文字や画像データを印字する機能を使い、部署ごとに異なる封筒を用意する費用を省けています。今後も、より多くの職員が機械を使いこなせるようにし、現場のニーズに合った効率化を目指します。

ピツニーボウズジャパン株式会社

SMBソリューションズ 営業本部 西日本営業部 次長

田中 誠浩 たなか ともひろ

―自治体における郵便関連業務で、職員はどのような課題を抱えていますか。

　郵便物の集計または封入・封かんを問わず、煩雑な作業に手間がかかってしまうことです。集計ミスや誤封入といった作業の正確性に関する課題を感じている自治体も少なくありません。そうしたなか、職員の負担を抑えつつ、正確な作業を実現できる「郵便料金計器」や「封入・封かん機」の引き合いが増えてきています。最近では特に、行政サービスの向上といった観点からこれらの機械に注目する自治体も多いです。

―どういうことでしょう。

　たとえばコロナ禍においては、住民にいち早く給付金などの通知や申請書を届ける必要がありますが、その際に生じる封入・封かん作業を外部に委託すれば、発送に数週間かかってしまうこともあります。こうした場合に封入・封かん機を使えば、庁内で迅速に発送業務を行えるのです。こうした業務効率化はまさに、コロナ禍における住民サービス向上にも寄与するものであるため、最近では「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金」を活用して機械を導入する自治体もあります。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　自治体個々のニーズに合った郵便関連業務の効率化をきめ細やかに支援していきます。当社は、全国の自治体に対してさまざまな郵便関連業務を支援してきた実績が豊富で、そこで蓄積してきたノウハウや知見を活かした改善提案が可能です。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。