自治体専用ビジネスチャットを導入し、「対話」の組織文化をさらに強固に

※下記は自治体通信 Vol.48（2023年3月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

山形市

副市長

井上 貴至 いのうえ たかし

かつて赴任した自治体でも、職員間の情報連携に課題が

―山形市がビジネスチャットを導入した経緯を教えてください。

　令和3年7月に私が山形市へ着任するにあたり、川口市(埼玉県)の副市長を務めていた総務省時代の元上司から勧められたのがきっかけでした。庁内のLGWAN環境からも庁外のインターネット環境からも安心して使える『LoGoチャット』が、庁内の情報連携を格段に効率化したとのことでした。私自身、かつていくつかの自治体に赴任した際には、職員間の情報連携に課題を感じる場面もありました。平成30年7月の西日本豪雨の際には、現場から庁内に画像を即座に送れれば、どれだけ災害対応が迅速化されるだろうと感じたものです。この『LoGoチャット』は、6ヵ月間の無料トライアルが可能と聞いていました。そこで、山形市への着任直後から『LoGoチャット』の試験導入を開始しました。

―試験導入では、どのような効果が得られましたか。

　本市では、本庁舎の事務系職員全員にアカウントを発行し、大規模に試験導入を行いました。市長が推奨したこともあり、庁内でのチャット活用は一気に進み、すぐに効果が表れました。コロナ対応では、感染状況や対策を関係者間で迅速に共有できるようになりました。また、冬季の除雪作業では、通勤・通学に影響が出ないよう深夜から早朝に実施連絡が飛び交いますが、従来はこれをFAXで行っていました。チャットの導入により、この連絡が双方向で迅速に行えるようになりました。こうした大きな手応えを感じ、令和4年4月からの本格導入を決めました。

対話を重視する文化の形成に、チャットが果たす役割は大きい

―現在の活用状況はいかがですか。

　庁内での利用率は非常に高く、令和4年12月現在、アクティブユーザー数は1,211を数えます。これはアカウントを付与した職員のじつに88.7%に相当します。月間メッセージ数も、10～12月の3ヵ月はいずれも3万を超えており、活発な利用状況がわかります。

　特に、チャットの導入で大きく変わったのが、部署間連携の促進です。たとえば現在、高校生に電車の待ち時間を有効活用してもらうために、山形駅の自由通路に本棚を設置する「本の広場」という施策を進めています。ここでは、図書館を所管する教育委員会のほか、交通を所管する交通政策室や通路を管理する道路維持課、資材の木材を管轄する森林整備課など、多くの担当課が参画し、対話を通じて施策をブラッシュアップしています。この連携を支えているのが、ほかならぬ『LoGoチャット』です。

―部署間連携の促進に、大きく作用しているのが情報連携だと。

　その通りです。こうした部署や役職、年齢などの垣根を越えて対話することを組織文化として育てていこう、と本市では考えています。そのために、先ごろ約1,500人の職員が対話する「未来創造研修」という大胆な取り組みも実施しました。この狙いは、職員一人ひとりが「市長の分身」として市政ビジョンを共有し、理解を深めると同時に、対話を重ねること自体の重要性を組織に浸透させることでした。こうした組織文化は、垣根のない情報連携やコミュニケーションができる環境があって初めて実現できるものです。その意味では、『LoGoチャット』が組織文化の醸成に果たす役割はじつに大きいと考えています。

―今後のビジネスチャットの活用方針を聞かせてください。

　本市では、テレワークやフレックス制の導入をはじめ、働きやすい環境づくりに力を入れています。現在、男性職員の育休取得率が8割を超えているのも、その成果のひとつだと自負しています。今後も、『LoGoチャット』を効果的に活用し、働きやすい環境づくりを下支えする基盤として情報連携を強化していきたいです。

佐賀県

総務部 行政デジタル推進課 行政デジタル化担当 主査

川﨑 悠史 かわさき ゆうじ

佐賀県

地域交流部 空港課 兼 健康福祉部 医務課 新型コロナウイルス感染症対応医療支援担当
自宅療養支援チーム 主査

鶴田 さゆり つるだ さゆり

「どのようにつくったのか」電子フォームが庁内の話題に

―新たな電子申請サービスを導入した経緯を教えてください。

川﨑　本県では、令和3年度に行政手続きのオンライン化に向けた調査業務に着手し、最適なツールの研究を行いました。その際、庁外の施設や事業所に対する照会業務やアンケートに電子フォームを活用している自治体の事例を見つけました。本県では従来、それらの業務はメールで行い、集計や転記作業に煩雑さを感じていたところでした。それらの事例で活用されていた自治体専用電子申請サービス『LoGoフォーム』は、6ヵ月という長期間の無料トライアルが可能ということで、令和3年7月から試験導入を開始したのです。

―導入後の感想はいかがでしたか。

鶴田　令和3年の12月頃、当時私が空港課の担当業務でイベントを企画した際、その募集フォームを『LoGoフォーム』で自作することにしました。実際に使ってみると、特別な知識が無くても修正やアレンジが簡単にできました。完成後、庁内のイントラにアップしたところ、すぐに4つの課から問い合わせが入ったんです。それが、イベントへの問い合わせではなく、「このフォームは、どのようにつくったのか」という内容で、庁内でも話題になりました。

川﨑　LGWAN、インターネットの双方から回答できる利便性から、その後も庁内で活用事例は順調に増えていきました。利用者数やフォーム数に制限がない定額制の費用対効果も評価し、令和4年4月からの本格導入を決めました。

政府発表を受け3日程度で、新たなコロナ対応を実現

―本格導入後は、どのような場面で活用していますか。

川﨑　もっとも大きな効果を感じたのが、新型コロナ対応で活用したケースでした。令和4年8月24日に政府から発表があり、都道府県ごとの判断で新型コロナウイルス感染者の発生届様式を簡素化してよいことになりました。ただし、そのためには、県内の陽性者数を把握できる新たな仕組みをつくり、5日後の29日までに国に申請し、9月2日には新制度の運用を開始する必要がありました。

鶴田　県内では当時、医療現場や保健所の負担があまりに大きく、感染者へのファーストコンタクトが遅れないよう、簡素化にはなんとしても取り組む必要がありました。しかし、新たな専用システムを導入する時間的余裕などとてもないなかで、健康福祉部の現場が着目したのが『LoGoフォーム』です。

―実際、どのように運用開始にこぎつけたのでしょう。

鶴田　登録する情報を精査し、必要最小限の8項目に絞り込み、専用の登録フォームを健康福祉部の職員が内製しました。試行錯誤を重ねながらも、ツールの使いやすさから、登録フォームは3日程度で完成させました。運用開始後は、実際の登録データをふまえ、注釈や外国人向けに「やさしい日本語」を加えるなど、都度修正を行い、完成度を高めました。こうして、知事が名付けた「佐賀型フォローアップシステム(SFS)」を確立することができたんです。

川﨑　この結果、従来は最短でも1件あたり7～8分を要していた聞き取り調査、さらには集計業務などが大幅に簡素化されました。この業務効率化効果は非常に大きいです。今回の「新型コロナ発生届様式の簡素化」をめぐっては、この短期間に新制度への移行を国に申請できたのは、わずか4県だったと聞いています。なによりも大きな成果は、DX推進における大きな成功体験を得たことでした。

相模原市

市長公室 DX推進課 主任

新倉 亜弥香 にいくら あやか

相模原市

市長公室 DX推進課 主任

菅原 隆弘 すがわら たかひろ

申込者の約72%が活用した、使いやすい電子申請システム

―相模原市が『LoGoフォーム』を導入した経緯を教えてください。

新倉　令和3年、『自治体通信』の記事を読んだのがきっかけでした。当時は運用中の電子申請システムの更新を令和7年度に控え、次期システムの検討に入っていました。そのシステムは県内の自治体と共同運用しているものなのですが、フォームの作成が難しいため、庁内には電子申請に対する苦手意識が広がっている状況でした。実際、令和3年度の利用実績は、全庁で30手続程度にとどまっていました。

菅原　一方、記事には「現場の職員が使いこなせた」といった記述がありました。DX推進のカギは、まさに現場の職員自身がツールを使いこなせることです。そこで、無料トライアルを利用し、令和3年10月に試験導入を始めたのです。

―そこでの感想はいかがでしたか。

菅原　すぐに成果が表れました。たとえば、2～3月は申告の相談で窓口が混雑するため、税務部門では従来、当日朝に整理券を手渡ししていました。そこで、事前予約制度を開始するにあたり、その申し込みフォームを『LoGoフォーム』を使って作成することにしました。その結果、我々DX推進課はノータッチのまま、税務部門の職員がフォームを自力で完成させることができました。しかもそれは、会場別の予約枠の管理機能まで備えた完成度の高いものでした。

新倉　その後、実際にフォームを運用したところ、事前予約の申込数3,014件のうち2,160件、約72%が『LoGoフォーム』を活用。来場者へのアンケート結果でも、82%が事前予約制を「とても良い」「良い」と答えており、市民にも歓迎されていることがわかりました。一方、試験導入に参加した庁内13課に対する調査でも、約85%が「十分に使える」といった回答で、日常業務ではパソコンをあまり使わない部署も「わかりやすい」との評価でしたので、「これならいける」という感触をつかみ、令和4年度から本格導入に入りました。

職員3,600人を対象に活用。ほぼ全員が使いこなせた

―その後の活用状況はどうですか。

新倉　庁内展開を開始したところ、導入後10ヵ月の時点で、すでにフォーム作成実績は約740件、前年度比20倍以上にまで広がっています。なかには、大幅な業務効率化を実現した例もありました。

菅原　たとえば、職員が人事部門に提出する「個人事情報告書」を、紙から『LoGoフォーム』に切り替えました。これまでは、対象となる職員3,600人分の報告書を開封し、Excelに転記、ファイリングするまでに200時間以上を要していました。『LoGoフォーム』への移行により、これらの作業時間が大幅に短縮。同時に、対象職員のほぼ全員が『LoGoフォーム』を使って申請でき、ツールの使いやすさが証明されたかたちとなっています。

―『LoGoフォーム』導入の意義をどのように感じていますか。

新倉　DX本来の意味が、業務改革により新しい価値を生み出すことだとすれば、役所の仕事はその手前のデジタライゼーション、つまり業務の電子化が必要な状況です。その意味では、現場が簡単に使いこなせる『LoGoフォーム』は、我々をDXのスタートラインに立たせてくれたと評価しています。

菅原　庁内で活用実績は順調に伸びていますが、一方でまだ実績が積めていない部署もあります。しかし、そここそが本当に困っていて、DXの種がたくさん隠れている場所ではないかと考えています。『LoGoフォーム』の導入効果はまだまだ広げられると期待しています。

株式会社トラストバンク

取締役兼パブリテック事業部長

木澤 真澄 きざわ ますみ

1人あたり年間約98時間分の、業務削減効果があるとの試算

―『LoGoチャット』の導入実績はどの程度広がっていますか。

　令和4年12月現在、1140以上の自治体に導入されています。これは全国の約3分の2の自治体で導入されている計算になります。都道府県庁や政令指定都市から町村役場に至るまで、規模の大小を問わず広く自治体に普及しており、現場にチャット文化を定着させる役割を担っているといえます。

―選ばれる理由はなんでしょう。

　『LoGoチャット』がもつ3つの特徴が評価されているようです。1つ目は、LGWAN環境で使えるクラウド型のツールであること。日常業務で使えます。2つ目は、インターネット環境からもアクセス可能であること。庁外からもセキュアに情報連携が可能なツールは、これまであまりありませんでした。そして3つ目は、導入する他自治体と連携できること。共同調達などによって自治体間連携ツールとして活用される例は増えているほか、『LoGoチャット』内に設けられたテーマ別のユーザーグループには、すでに2万5,000人以上が参加しており、日々の業務をめぐる課題や知見を共有し合う有益な場として活用されています。

　そのほか、ファイル無害化や自在なセキュリティ設定など、安全性を高める機能も評価されています。

―導入自治体は、どういった効果が得られますか。

　当社が実施した利用者アンケートの結果、電話やメールを使っていた庁内コミュニケーションの効率化、会議や移動時間の削減などの効果により、1人あたり年間約98時間分の業務削減効果があるとの試算が出ています。それだけではなく、庁内連携の促進や職場環境の活性化といった定性的な効果も大きいです。当社が提供する最大6ヵ月間の無料トライアルを利用し、多くの自治体が活用するツールの利便性をぜひ体感してみてください。

活用実績は急速に伸長。住民にも受け入れられている

―『LoGoフォーム』の導入は、どれくらい進んでいるのでしょう。

　令和4年12月現在、470以上の自治体に導入されています。全国の4分の1以上の自治体で導入されている計算です。令和2年3月のリリース時点で、すでに多くの自治体がなんらかの電子申請システムを導入していました。しかしこの間、それを置き換える、もしくは並存させるかたちで急速に導入が進んでいます。

―導入が進む理由はなんですか。

　こちらも3つの特徴が評価されています。1つ目は、ノーコードツールであること。専門のIT知識がなくても簡単にフォームをつくれます。これがもっとも重要な開発コンセプトでした。2つ目は、『LoGoチャット』同様、LGWAN、インターネット双方から利用可能であること。庁内向けにも住民向けにも使えるので、活用範囲が大きく広がります。そして3つ目は、作成したフォームを自治体間でシェアできること。『LoGoフォーム』上には、すでに1,400以上のテンプレートが登録されており、そこから自らの事情に応じて自由にフォームを活用することで、作成作業の効率化のみならず、業務自体の改善にもつなげられます。

―導入自治体における活用状況はいかがでしょう。

　令和4年度から有償契約移行した194自治体に対する調査によると、初月にあたる4月のフォーム登録数は1自治体あたり平均86件でした。それが7月には145件となり、活用実績が比較的速いペースで伸びていることがわかります。多くの部署で現場職員が使いこなせている状況が想像できます。一方、フォームに対する平均回答受付数をみると、4月は1フォームあたり4,434件でしたが、7月には8,231件を記録。回答者である住民や庁内職員からも受け入れられていることがわかります。

　『LoGoフォーム』では、クレジットカードを使ったオンライン決済機能や本人認証機能など、行政手続きのデジタル化に役立つ機能も次々と増強しています。現場が使いこなすことで、小さな成功体験を積み重ねることができるDXツールをぜひお試しください。