システム化による人事評価の改善で、職員の意欲を高める環境をつくれた

※下記は自治体通信 Vol.50(2023年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

複雑化、多様化が進む業務に限られた人員で対応しなければならない自治体では、職員の意欲向上や能力開発につなげるべく、人事評価の運用を改善する取り組みが増えている。鹿児島県は沖永良部島に位置する知名町では、「人材育成支援システム」を導入し、いくつもの成果をあげているという。同町担当者の神川氏と村上氏に、システム導入の効果などを聞いた。

何のための人事評価なのか、職員の間にも疑問があった

―これまで知名町では、どのように人事評価を行ってきましたか。

村上　平成28年に人事評価規定を策定し、約150人の職員を対象に表計算ソフトを使って運用してきました。年度の初めには目標と難易度を記入し、年度末の面談を経て業績評価と能力評価をまとめていました。しかし、集計作業が煩雑で、結果がまとまるのに年度をまたぐこともあるなど、担当者の業務負担は深刻でした。

神川　それ以上に課題だったのは、本来、業績評価と能力評価をもとに総合評価を算定すべきところを、多くの年でそれができていなかったことです。集計作業が複雑なうえ、業績評価と能力評価を取りまとめるだけで精一杯だったのです。その結果、評価結果を報酬に反映することができず、人材育成にもつなげられていなかったため、何のための人事評価なのか職員の間にも疑問が広がっていました。まさに、人事評価を行うこと自体が目的化しており、運用の改善が必要な状況でした。

―どのように改善したのでしょう。

神川　まずは、煩雑な集計作業の負担を減らせるシステムの導入を検討しました。総合評価まで自動で算定してくれ、人材育成の基礎データとしても活用できる仕組みを探していたとき、『自治体通信』で人材育成支援システム『ざいなる』の記事を読みました。

村上　そこでは、業務負担軽減の効果にくわえ、評価の公平性担保や人材育成での活用が語られており、興味をもちました。職員が自席のLGWAN端末で利用できる点も評価し、令和3年11月から本格導入しています。

―導入効果はいかがでしたか。

神川　集計作業が自動化されたので、担当者の業務負担は大きく軽減されました。総合評価も算定できるようになったため、その評価結果を毎年6月の勤勉手当てに反映しています。これにより、人事評価に緊張感が生まれ、被評価者はモチベーションが高まり、評価者はより細かく部下の仕事ぶりを手厚く見守るようになりました。

村上　『ざいなる』には、部署間の評価分布から評価の甘辛を分析する機能があるので、この分析結果を課長会で共有することで評価スキルの向上にもつなげています。こうした分析機能を活用した結果、当町の従来評価制度の問題点も明らかになり、制度自体の是正や運用改善にもつなげられています。

見えた能力や課題を、キャリアアップにつなげる

―今後の方針を聞かせてください。

神川　『ざいなる』によって、納得感の高い公平な評価が可能になったので、今後はこの評価結果を昇給や昇格などにも反映させていきたいと考えています。また、個々の能力や課題が見える化されたので、それを参考に職員のキャリアアップにつなげられるような研修制度を充実させていきます。

―人事評価をめぐる自治体の課題はなんでしょう。

　システム化の遅れです。現在も紙と表計算ソフトで運用している自治体はまだかなりあります。そこでの課題は担当職員の業務負担だけではありません。運用認識が統一化されていないため、評価者によって設定目標の難易度や評価基準にバラつきがあり、評価への不満を生んでいる例があります。また、評価結果を分析・共有するまでに至らず、職員の管理や能力開発に活かせていないといったことも。評価結果を出すことだけが目的となり、データ活用がなされていないのです。そこで当社では、人事評価のシステム化を推奨し、『ざいなる』を提案しています。

―特徴を教えてください。

　『ざいなる』では、集計作業の自動化はもとより、評価の公平性を高める仕組みもあります。たとえば、設定目標や評価結果を所属別や評価者別で分析する機能があり、設定目標の妥当性や評価の甘辛を判定できます。評価結果は部署の枠を超えて閲覧できますし、新人の評価については複数人で情報を共有し、チームで成長へと導く「育成機能」という仕組みも備えています。

―今後、自治体をどのように支援していきますか。

　当社では、法改正の動向や人事評価自体のトレンドといったさまざまな情報を収集し、年2回のバージョンアップに活かしています。最近では改正労働施策総合推進法に対応した機能を追加しました。こうした豊富な機能を使いこなせるよう導入後のサポートも強化しています。ぜひお問い合わせください。