働き方改革・災害対策につながる「可変性」のある会議室づくり｜豊島区総務部人事課会議室実証実験紹介

はじめに

自治体の新庁舎構築やオフィス改革などで会議室（打合せスペース）を検討する際、コクヨは「可変性」を重視した空間設計をご提案しています。このページでは、「可変性」が重要になった背景やそのメリット、おすすめのオフィス家具についてお話します。また関連トピックとして、2021年10月から2022年3月にかけて豊島区人事課会議室で行った実証実験の概要やその成果を、一部抜粋してご紹介します。

なぜ可変性が必要なのか

「会議室不足」の問題で特に叫ばれるのが、少人数向け会議室（打合せスペース）の不足です。少人数の打合せで大きい会議室しか予約できなかった場合、大人数向けのレイアウトが、効率的なコミュニケーションを妨げてしまうことがあります。

また近年では、以前に比べ職員研修や住民を交えたワークショップ等を積極的に行っている自治体が増えています。グループごとで行うワークショップやモニターを使ったプレゼンなどは通常の会議と活動スタイルが大きく異なるため、状況に応じて最適なレイアウトに変更できることが求められます。

非常時における中・小会議室の役割

「非常時対応」という視点からも、可変性は大きな役割を果たします。コクヨが2020年に実施した調査では、新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、多くの自治体で会議室のレイアウト変更や用途転換が行われていたことが分かりました。大会議室から対策本部へなどの予測できる用途転換に限らず、中・小会議室では突発的な（予測不可能な）用途転換が多数発生。また、その際の目的や使われ方もさまざまでした。

【分析】日常時・非常時の会議室用途転換

非常時の役割が明確な大会議室とは異なり、中・小会議室は状況に応じて多目的に利用されます。会議室に「可変性」を持たせることは、防災やＢＣＰの視点から見ても多くのメリットがあると言えます。

ちなみに、このように【日常時の使いやすさだけでなく、非常時にも活用できる】という視点を“フェーズフリー”と言います。

「可変性」のある会議室のつくり方

実際に可変性のある会議室をつくるにあたって、参考にしていただけるポイントを３つご紹介します。

①テーブルは１人用などのコンパクトなものを導入する
１人用テーブルにすることでレイアウトの幅が広がり、より多目的に空間を活用できます。また、会議室の利用人数に応じてレイアウトや距離の調整がしやすくなり、快適性も向上します。

②空間を効率的に使うために、多機能家具を選ぶ
会議室の多目的化に伴い、モニター台やホワイトボードなど必要備品が増えてしまうことが考えられます。その際にも多機能を有した家具を選ぶことで、活動できるスペースを極力広く確保することが可能です。

③「準備、片付けを短時間で行えるか」という視点を持つ
レイアウト変更や用途転換を行う際、準備や現状復旧にかかる時間をできるだけ少なくすることも重要です。日常時はもちろん、非常時など即時的な対応を求められる場面では特に欠かせない視点です。

これら３つの視点を日常時と非常時、そして将来対応という視点における機能や価値をまとめたものが以下の図です。

コクヨでは、会議室を含め「いつも」「もしも」「これからも」の発想を大切にした庁舎空間づくりをご提案しています。是非お気軽にお問い合わせください。

豊島区総務部人事課会議室における実証実験

最後に、コクヨと豊島区で行った実証実験をご紹介します。以前より、会議室不足が大きな課題となっていた豊島区総務部人事課において、「フェーズフリー発想」の空間づくりによる、日常時の生産性向上を検証すべく会議室の実証実験を行いました。

2021年10月に開始したこの実証実験では、10人用の会議室のテーブル・イスを入れ替え、２分割運用を実施。会議室予約状況や職員アンケートの分析を通じて、執務環境最適化への仮説を報告書にまとめました。ここでは当実証実験の担当者である豊島区人事課高井氏（現豊島区国際文化プロジェクト推進室）からの概評を抜粋してご紹介します。

実証実験概評

豊島区人事課では以前から会議室不足に対する課題感が大きく、どうにかしなければいけないと職員全員が感じていました。今回の実証実験では会議室内の家具を全て入れ替えたり、従来の予約管理表に手を加えたりなど環境・運用面での変化も大きかったのですが、課の職員がこの取り組みに非常に協力的だったため、すぐに効果を感じることができました。

家具に関しては、職員が皆率先して工夫し活用してくれたと感じています。広い会議室ではないため、レイアウト変更に関してはどうしても制約が多かったように思います。ただ、必要に応じて左右を区切る、またはつなげるなどの切り替えをすぐにできるフレキシブル性を備えることは、人事課が抱える課題解決に非常に適したアプローチだと感じました。またこうした改善活動を日常的に継続していくことが、職員の意識改革や組織としての柔軟性を維持することに良い効果があると思っています。

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■　豊島区総務部人事課会議室における実証実験＜最終報告＞の詳細は、以下のボタンよりご覧ください。

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設立	1905年（明治38年）10月
資本金	158億円
売上高	3,006億円（連結 2020年1月1日～2020年12月31日）
従業員数	連結　 6,882名、単体　 2,241名（2020年12月末現在）
事業内容	文房具の製造・仕入れ・販売、オフィス家具の製造・仕入れ・販売、空間デザイン・コンサルテーションなど
URL	https://www.kokuyo-furniture.co.jp/madoguchi/
お問い合わせメールアドレス	gov_info@kokuyo.com