「高校」の複雑な学校徴収金は、デジタルによる一元化で管理せよ

※下記は自治体通信 Vol.50(2023年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

近年、さまざまな自治体業務において、急速にDXが進んでいる。そうしたなか、自治体に対してデジタル活用支援を行っている日本ソフトウェアマネジメントの松井氏は「公立学校、特に高等学校での学校徴収金管理業務のデジタル化も進めていく必要がある」と話す。いったいなぜなのか。その理由と解決策を、同社の犬飼氏も交えて聞いた。

補助金などをめぐる、支援の仕組みが複雑

―公立高等学校において、学校徴収金管理業務のデジタル化を進めるべき理由はなんでしょう。

松井　まずひとつに、教職員の業務負担軽減があげられます。保護者から徴収した各種費用の管理はいまだに紙やExcelで行われていることが多く、外部業者から教材などを購買して徴収金で支払いする際も、見積書や発注書をFAXでやりとりするケースは珍しくありません。そうした事務作業をアナログで管理するのも大変ですが、公立高等学校の場合はさらに、小・中学校とは異なる独特な仕組みに対応する必要があるのです。

―どのような仕組みですか。

犬飼　補助金などをめぐる支援の仕組みです。これが非常に複雑なのです。たとえば、「授業料」の補助は国が行い、「学費」は自治体が補助します。当然、分けて管理する必要があります。また、生徒の保護者の年収によって適用されるかが変わる支援金もあるほか、全日制、定時制、通信制といった分類によっても受け取れる金額は異なります。それによって、徴収する金額も変わってくるのです。

松井　世の中の動きとして、「学校が徴収したお金がどう使われたのかを生徒に公開して保護者に伝えるべきだ」という風潮も近年生まれつつあります。加えて、外部業者と取引を行うにはインボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要ですし、紙伝票では外部業者への支払いの際に「名寄せ」ができず、余分な振込手数料が発生するなどコスト負担も指摘されています。こういった観点からも、学校徴収金管理業務のデジタル化はまさに急務だと言えるでしょう。

デジタル化した情報を、ツールを通じて保護者に伝達

―いかに対応すればいいですか。

松井　そうした、学校徴収金における一連の管理業務をデジタルで一元化する方法で対応すればいいのです。当社が自治体向けに提供しているパッケージ群を組み合わせれば、それが可能です。具体的には、徴収金を管理するシステム『徴収マネージャ』と、購買・支払いを管理する『購買マネージャ』を連携。それに入出金管理システム『個人出納帳』を加えることにより、生徒個別の収支状況を管理できます。また、『徴収マネージャ』によって個別に徴収する金額の詳細はもちろん、保護者の未納状況なども把握したうえで督促することが可能。それらの情報を、私立大学などで保護者とのやりとりに利用されている「保護者ポータルサイト」を通じて保護者に伝達できるのです。ちなみに「保護者ポータルサイト」は、連絡ノートなど保護者と学校をつなぐコミュニケーションツールとしても有効活用できます。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

犬飼　学校徴収金管理をめぐる一連業務のデジタル化を通して、教職員の負担軽減とともに、「こども家庭庁」の創設により、変化していく可能性がある支援制度にも柔軟に対応していきたいですね。

松井　これらのパッケージは、学校ごとに収支の科目・費目などを細かく設定できますので、現在運用しているルールを基準としたままで、デジタル化することができます。すでにいくつかの自治体において運用が進められており、引き合いも来ています。部分的に導入することも可能ですので、興味のある自治体のみなさんは、ぜひ問い合わせてほしいですね。