データ化した文書も全文検索できる！「Fess」でペーパーレス化を促進

近年、コスト削減や業務効率化、環境保全への取り組みを促進するため、自治体でもペーパーレス化が進められています。また、働き方改革に対応するため、今まで紙ベースで行っていた業務をデジタル化し、データのやり取りや編集がしやすい仕組み作りも必要となっています。今回は、デジタル化した文書をうまく活用するためのツールとして、全文検索システムのオープンソースソフトウェア、『Fess（フェス）』を紹介します。

文書をデジタル化したが検索しにくい…

ペーパーレス化を実現するための方法として、パソコン上で契約書や請求書等の文書を作成して共有・管理したり、もともと紙で保管していた書類をスキャンしてPDFで保管したりするなど、これまで紙ベースで管理していた文書をデジタル化する自治体が増えています。

しかし、こうした文書データやPDFデータが増えたことで、以下のような課題も起きています。

・参照したい文書の件名が分からず見つけられない
・データがどのフォルダにあるか分からない
・スキャナで取り込んだ文書がうまく探せない
・ファイル数が増えて検索に時間がかかる

全文検索のFessで解決！

オープンソースソフトウェア（以下、OSS）の『Fess（フェス）』は、ファイルサーバやWeb上にあるデータの収集・検索を行うためのソフトウェアです。『Fess（フェス）』を使うことで、上記で述べたペーパーレス化の課題を解決することができます。『Fess（フェス）』でどんなことが実現できるのか、以下で紹介します。

ファイルの中身まで検索してくれる

『Fess（フェス）』では、収集したデータを全文検索で参照することができます。全文検索とは、フォルダ名やファイル名だけでなく、ファイルの中の全ての文字情報まで検索してくれる技術のことです。つまり、『Fess（フェス）』でキーワードを入力して検索すると、ファイルの件名だけでなく、中身の本文にそのキーワードが含まれていれば、検索結果に表示されるようになっています。そのため、探したい情報を見つけるまでの時間を大幅に短縮することができます。

欲しいデータが瞬時に見つけられる

『Fess（フェス）』は、『OpenSearch（オープンサーチ）』と呼ばれる全文検索エンジンのソフトウェアと連携して使用します。『OpenSearch（オープンサーチ）』は、ビッグデータのような膨大なデータを解析するのに適したソフトウェアで、大容量のデータからでも必要なデータを素早く取り出すことができます。そのため、ファイルサーバに大量のファイルが保管されている場合でも、『Fess（フェス）』で瞬時に検索できるようになっています。

さらに『Fess（フェス）』では、絞り込み検索も可能です。あらかじめファイルデータに特定の「ラベル」を付けておくことで、検索時にラベルで分類して検索することができます。また、ファイル形式や期間でもソートをかけることができるため、目的のファイルにより到達しやすいようになっています。

　　　　　　　　　　 　Fessの絞り込み検索

フォルダの場所も確認できる

『Fess（フェス）』でキーワードを入力して検索すると、検索結果には対象のファイル名、キーワードが記してある部分、そしてファイルが置かれているフォルダのパスも表示されます。そのため、目的のファイルがどのフォルダに保管されているのかを一目で確認することができます。

紙のスキャンデータも検索できる

『Fess（フェス）』の全文検索システムでは、オプションとしてOCR機能も追加することができます。OCR機能を使うことで、印刷された文字をスキャナ等で読み取り、コンピュータで利用できるようにテキスト化することができます。そのため、PNGや画像PDFに含まれる文章も検索対象とすることができます。昔の紙の文書も検索できるようになり、ペーパーレス化を推進しつつ業務効率も向上することが可能です。

検索できるデータを制限できる

『Fess（フェス）』は、認証サーバと連携させることで、検索時にユーザが閲覧権限を持つファイルのみを検索結果として表示することができます。そのため、「本来は閲覧できないファイルが検索結果に表示される」という不具合もなく、セキュリティ性を保ちながらファイル検索を利用することができます。

OSSなので自治体でも導入しやすい！

『Fess（フェス）』はOSSとして公開されているため、ライセンス費用は無料です。月額料金やユーザ数ごとの追加料金は一切かからないため、職員数が多い自治体でもコストを気にせず利用できます。また、庁内の閉域環境でも利用可能なため、個人情報や機密情報を扱うデータも安心して検索することができます。

Fessの導入はデージーネットにお任せください！

デージーネットでは、OSSを利用したシステムの構築を行っています。『Fess（フェス）』の導入を行った実績も数多くあり、これらの知見を活かしてお客様に最適なシステム構成をご提案いたします。また、導入後も安心してシステムを使い続けられるよう、Q&Aやセキュリティ情報の提供、障害調査などのサポートも提供しております。『Fess（フェス）』の詳細情報や、資料請求・お問合せについては下記をご覧ください。