教育現場のDX｜⼤学職員の⽣産性向上を実現した事例

「DX」とは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略語です。具体的には、進化したデジタル技術を社会へ浸透させ、人々の生活をより良いものへと変革していく試みを指します。2018年12月に経済産業省が発表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（現：デジタルガバナンス・コード）」で広く認知されました。
ビジネスシーンでは、すでに多くの企業がDX推進へ取り組んでいる状況ですが、近年では教育現場においても急速にデジタル化が進んでいます。DX推進によって、学びの場はどのように改革される可能性があるのでしょうか。本記事では、大学の現場でDXを行った事例を交えながら解説していきます。

DXが大学教育にもたらす変化

先端テクノロジーを活用した「ICT教育」の手法が注目されるなど、学校教育でもデジタル化が進んでいます。こうした背景を受けて、まずはDXが大学教育にもたらす変化について解説します。

質が高く最適な教育を提供できる

大学がDX推進に取り組むことで、デジタル技術を駆使した質の高い教育を提供できるようになります。例えば近年では、リモート対応のため通信環境と映像機器の整備を行うことで、対面授業に加えてオンライン授業が実現されました。遠隔授業を利用すれば、学生は国内・海外の居住地に関係なく、自らが希望する大学で学べるようになります。

データを駆使した経営ができる

DXは大学の経営にも多くのメリットをもたらします。収集したビッグデータを分析し、マーケティングに活用すれば、科学的根拠に基づいて経営戦略を立てることが可能です。新入生の獲得アプローチのほか、学生支援や中途退学の防止など、さまざまな場面で効果的な施策を検討しやすくなります。

大学職員の生産性向上にもつながる

デジタル技術の活用で業務効率が高まれば、大学職員の生産性向上も期待できます。日々の業務のシステム化や管理する書類の電子データ化によって、管理業務にかける時間の削減が可能です。職員を付加価値の高い業務に専念させ、与えられた役割のなかで能力を最大限に生かせるのがメリットです。

大学でDXを実施した成功事例

ここでは、京セラドキュメントソリューションズが実施した、大学におけるDXの成功事例をご紹介します。教育現場の課題がプロジェクト後はどのように改善されたのか、ぜひ活用事例をお読みください。

中央大学様へのDX導入事例

中央大学では、印刷物からの個人情報漏えい対策が課題でした。キャンパス内のプリンターでは、学生が自身の個人情報を含む資料を印刷する機会が多くあります。これらのデータには、履修科目・成績表・健康診断結果など、個人のプライバシーにかかわる重要な内容が含まれているケースも少なくありません。万が一、学生が印刷物を取り忘れて放置してしまったり、ほかの学生の印刷物と混同してしまったりすれば、情報漏えい事故が発生するおそれがあります。そこで同大学では、当社が提供する「オンデマンド印刷」のソリューションを導入。印刷直前に複合機を操作し、学籍番号とパスワードによる個人認証を行うことで印刷がスタートする仕組みによって、印刷物の取り忘れや混在のリスクを回避しています。

芝浦工業大学様へのDX導入事例

芝浦工業大学では、独自開発したプリント管理システムとプリンター・複合機との連携が難しくエラーが多発するという課題を抱えていました。この課題を解消するためには莫大な開発費用が必要でしたが、大学としてはコストの削減が求められており、印刷枚数を削減し大学のサービスレベルを下げるしか方法がない状態でした。
その点、京セラ製複合機は外部システムとの連携を容易にするソフトウェアプラットフォームを搭載しており、他社製品と比較しても圧倒的にカスタマイズが容易です。これにより他社見積りの約1/3のコストでシステム構築することができ、システム導入後は印刷枚数が増えているにも関わらず、消耗品費を40%も削減を実現することで質の高いサービスを提供が可能となりました。

獨協医科大学様へのDX導入事例

獨協医科大学では、キャンパスの印刷環境の整備が課題でした。同大学では、授業で学生所有のデバイスを活用する「Bring Your Own Device（以下BYOD）」を推奨しています。しかし、キャンパス内の複合機やプリンターが個人所有の端末との接続に対応していない状況でした。BYODが浸透しつつある一方、学生は印刷を行うためにわざわざ学内のPCを利用しなければなりません。そこで同大学が導入したのは、当社のプリント管理システム「TASKGUARD ID マネージメントシステム」です。導入後は、BYODで用いる学生所有のデバイスを含め、あらゆる端末からキャンパス内での印刷ができるようになりました。さらには、複合機とクラウドストレージ「OneDrive」を連携させることで、スキャンデータの直接アップロードが可能に。利便性が向上した結果、利用者の増加につながった点もメリットです。

大学でDXを推進する流れ

大学組織のDX推進では、以下のステップを意識することが大切です。教育現場のDX推進プランを検討する際は、ぜひ参考にしてみてください。

DXを推進する目標や目的を明らかにする

初めに、大学が抱える現状の課題を可視化し、把握したうえで、DXを通じて実現したいことを明確化します。その際は、どのツールや機能を使用するかではなく、何を改善してどのような状態を目指すべきかを定義するのが大事なポイントです。DXは単にデジタルツールを使うこととは異なります。取り組みの意味や理由、必要性などを十分にご検討ください。

DXを推進する体制を作る

次に、大学でDXを推進する目標や目的をベースに、職員の意識共有を行います。プロジェクトで実施したい内容や重要性をチームに理解してもらい、組織的な協力を得るためには、連携体制が必要です。DX推進を行う専門部署やチームを結成し、予算の確保を行ってください。組織に適切なスキルを有するDX人材がいない場合は、IT研修などによる人材育成のほかに、システム系部署に協力を依頼したり、外部人材を活用したりする方法もあります。

DX実現のためのIT基盤を構築する

学内の体制を整えたら、DX推進へ向けたITシステム構築を進めます。最適なシステムの選定や、ルール決めなどを行う段階です。新たなIT基盤での運用が始まって以降も、DX推進の取り組みは続きます。PDCAサイクルによる改善と実行を繰り返しながら、将来の学生にとってのより良い学習環境を追求できると理想的です。

大学のDX推進で学ぶ環境にさらなる変革を

今回は、大学の現場でDXを行った事例や、DX推進の流れについてお伝えしました。大学教育へDXを取り入れると、デジタル技術により教育の質が向上し、経営や運営においても多くのメリットがもたらされます。ご紹介した3つの成功事例では、京セラドキュメントソリューションズの製品・サービスが活用されています。いずれの事例も、複合機やプリント管理システムの導入が課題解決につながっただけでなく、プリント枚数削減やランニングコスト削減といった効果も見られました。デジタル活用に加えて、業務効率化やコスト削減も叶えられるのが魅力です。教育現場のDX推進は、ぜひ京セラドキュメントソリューションズへお問い合わせください。

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