郵便物の集計作業を自動化し、誤処理の発生リスクを低減できた

さまざまな情報や通知を住民に発信しなければならない自治体において、郵便物の集計や発送は、作業に正確さとスピードが求められる、負担の大きな日常業務だ。東村山市(東京都)では、郵便物の集計業務において自動化を進め、日々、職員にかかる業務負担を軽減させた。自動化の詳細や具体的な効果などについて、総務課の竹崎氏と森谷氏に聞いた。

※下記は自治体通信 Vol.19（2019年8月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

限られた時間内で、正確な作業を実現

―総務課で行っている業務効率化の取り組みを聞かせてください。

竹崎：コスト削減や働き方改革にもつながるペーパーレス化などに着手しています。しかし、こうした取り組みを新たに始めるには、時間や人手がかかります。そのため、まずは既存業務のなかで単純作業の効率化を図ろう、と。そこで、各部署から集まる郵便物を集計する郵便業務において、郵便料金計器の更新を行いました。

―郵便料金計器とはどのような機械なのですか。

森谷：郵便局に承認をえた消印と郵便料金を、封筒に印字する機械です。郵便物の通数や料金をすばやく集計してくれるので、手作業で郵便物を数えたり、料金を計算する作業は軽減されていました。

　しかし、従来の機械では、郵便物のサイズは手動で設定する必要がありました。定形外の郵便を定形郵便と見間違えて機械に通してしまった場合、間違えた料金が封筒に印字されてしまうリスクもあったのです。

―そうした課題はどのように解消されたのでしょう。

竹崎：新たに調達した郵便料金計器では、郵便物をセットしてスタートボタンを押すだけで、サイズや重量を自動で計測し、適切な料金を印字してくれます。毎日、決まった時刻に郵便局に郵便物を渡すという時間的な制約があるなか、誤処理をしてはいけないという精神的な負担が軽減されました。

森谷：さらに、機械を通した郵便物のデータが詳細に集計される点もメリットですね。

詳細な集計機能で、発送記録の管理も簡略化

―詳しく教えてください。

森谷：郵便物を機械に通す前に、郵便物を発送する部署と予算科目を登録すれば、機械を通した日時や郵便物の形状、通数、料金などと紐づけられ、自動で集計されるのです。全庁的に郵便物の発送記録を管理しやすくなったほか、万が一、各部署で集計していた内容との間に差異があった場合でも、その原因をさかのぼって究明するのも簡単です。

―郵便関連業務において今後の方針を聞かせてください。

竹崎：今後は、封筒に郵便物を折り込んで封入する作業も自動化していきたいと考えています。当市が年間で発送する郵便物は約70万通にのぼるので、そのぶん大きな効果をえられると期待しています。既存業務を可能な限り自動化し、人にしかできない業務や課題解決に取り組んでいきたいですね。

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郵便料金計器の導入

Send Pro P2000 郵便料金計器

日々の帳票業務は、重要ではあるものの、時間と労力を多く必要とし、あまり生産的とは言えないものです。しかし、重要であるからこそ、正確な処理と、様々なケースに対応する柔軟性が求められます。これを自動化できたなら・・・。空いた時間は、より付加価値の高い業務に振り分けることができ、高い生産性を実現できるようになります。

導入自治体 東村山市（東京都）、井原市（岡山県）、佐々町（長崎県）

支援企業 ピツニーボウズジャパン株式会社

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