電子決裁システムを自治体として導入し全職員がかかわる日々の業務がいつでもどこでも行えるように【佐賀県の取組事例】

行政の場では、現場の職員から首長までさまざまな文書の決裁処理が、日々行われている。従来からテレワークなどの先進的な取り組みに力を入れている佐賀県では、文書決裁システムの利用がすべての職員の間で定着している。決裁処理の電子化を定着させることができたポイントやシステムの詳細などについて、情報課の太田氏に聞いた。

※下記は自治体通信 Vol.19（2019年8月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

―これまでに佐賀県で行ってきた業務効率化の取り組みについて教えてください。

時間や場所にとらわれない働き方や、災害時などの対応を想定し、平成26年度からテレワーク制度を本格導入しています。タブレット端末の配布も進め、いまでは約3,500人の職員が平均週1回の頻度で、在宅勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークなどテレワーク制度を利用しています。

―テレワークの普及に成功している要因はなんでしょう。

もともと平成16年度から取り組んでいた文書決裁の電子化が、後にテレワークを普及しやすくなる基盤となりました。

紙による決裁処理は承認・決裁者が庁内にいないと、そもそも文書を回すことができません。文書決裁が電子化されたことで、承認・決裁者は、出張時や在宅勤務時などでも、タブレット端末やノートパソコンで文書決裁システムにアクセスし、承認や決裁を行えるようになりました。

システム上では、回議が誰まで進んでいるかもひと目でわかるので、回議状況を確認するため庁内を歩き回るといったムダもなくなりました。

―システムの運用状況を教えてください。

当初、財務関連の文書については、専用のシステムを利用していたこともあり、電子化された決裁フローから切り離され、紙の決裁を行っていました。その後、文書決裁システムの設計・開発業務委託先の民間企業よる支援のもと、財務経営システムを文書決裁システムと連携。これにより、財務関連の文書も電子化された同じフロー上で決裁できるようになりました。

現在では、担当の職員から知事まですべての職員が、文書決裁システムを利用。出張先などでも、モバイル端末でメールをチェックするのと同じ感覚で、文書決裁システムにアクセスし、承認・決裁すべき案件がないかを確認する習慣が根づいています。

システムの使い勝手が向上し、紙を使う理由がなくなった

―電子決裁を定着させるまでに苦労はありましたか。

かつて導入していた他社のシステムでは、「添付資料を開くのに時間がかかる」という不満がよくあがっていました。システムに取り込まれる添付資料は、WordやExcel、PDFなど、異なる形式が使われるので、一つひとつのファイルを開くだけで手間取ります。その結果、利用者が「電子決裁は面倒だ」と感じ、一部で決裁に紙が使われた時期もありました。

その後、すべてのファイルをイメージ処理してスムーズに表示できる、現在のシステムを導入。資料を閲覧するストレスが軽減されました。以降も改良を重ねたことでシステムの使い勝手は向上し、紙を使う理由がないほど電子決裁が定着するようになったのです。

―文書決裁システムについて今後の活用方針を聞かせてください。

文書決裁システムを庁内だけでなく、オンライン申請など、県民が利用するシステムとも連携させていきたいですね。そして、これまで職員の業務効率化に向けて活用してきた仕組みを広げることで、住民サービスの向上につなげていきたいと考えています。