「普段使い」のITツールを使えば、庁内の情報共有は劇的に加速する

美瑛町

総務課 情報管理係長

成澤 公紀なりさわ あきのり

美瑛町

総務課 主事

沼尻 一樹ぬまじり かずき

将来的な運用を想定し、クラウド型システムを選定

―美瑛町がグループウェアを導入した背景を教えてください。

沼尻　もともと無料のグループウェアシステムを導入し、職員間の情報連携に活用していました。しかし、行政文書などもメールでのやり取りが増え、添付ファイルの容量が膨大になってきたことから、本格的なグループウェアの導入を検討。平成28年頃のことでした。

成澤　折しも、当時は情報セキュリティ強化の観点から、ネットワーク分離を翌年に控えていた時期。新たに移行する総合行政ネットワーク(LGWAN)内にグループウェアシステムを置く選択肢もありましたが、将来的な運用の広がりや災害時での利用を想定した場合、BYOD(※)に対応できることが重要と考え、インターネット環境で使える汎用性の高いクラウド型システムとする方針に。複数のシステムを比較検討し、日常的に使っているSNSと使用感が近いというビジネス版のグループウェアを導入している。

※BYOD:Bring your own deviceの略。個人所有端末を業務に利用すること

―導入の決め手はなんでしたか。

成澤　まずは、圧倒的な使いやすさです。ほとんどの職員が日常的にSNSを利用しているため、そのビジネス版ともいえるこのグループウェアなら、抵抗感なく利用できると期待しました。実際、導入にあたって特別な研修はいっさい行っていません。また、必要な機能は網羅され、定期的なアップデートもあるうえ、月額数百円という費用も決め手でしたね。

沼尻　さらに、国際的な認証を受けている強靭なセキュリティ面にくわえ、データセンターを国内に保有していることも評価しました。

周辺自治体との連携も視野に

―導入効果はいかがですか。

沼尻　「トーク」機能によって、職員間の情報共有が質・量ともに格段に進みました。当町では全職員にアカウントを付与していますが、各自が要件に応じてグループをつくり、文書や画像の迅速なやり取りが可能になりました。「既読確認」機能により個人単位で既読がわかるため、未読者へ再アプローチがしやすい。庁内連絡では現在、ほとんどメールを使用することはありません。

成澤　そのほか、当町は近隣に活火山の十勝岳を擁しているため、毎年、防災訓練を実施していますが、ここで火口映像を関係部署と共有するなどの際にも活用を考えています。災害時には周辺自治体との連携も重要となるので、その基盤にもこのグループウェアを活用していきたい。将来的にはSNSと接続し、町民からの問い合わせ対応も検討中です。SNSに慣れ親しんでいる町民は多く、利便性を実感してもらえるはずです。