印刷コストを可視化するシステムで、根拠にもとづいた適正利用が可能に

千曲市

企画政策部 情報政策課 課長

竹澤 勉たけざわ つとむ

千曲市

主幹兼情報政策係長

臼井 義広うすい よしひろ

千曲市

情報政策係 主査

栁原 政広やなぎはら まさひろ

かかったコストを明確にして、職員の当事者意識を高める

―千曲市では、ムダな印刷物の削減にどう取り組んできましたか。

臼井　以前から、各職員に対して、「ムダな印刷物の出力抑制」を呼びかけています。印刷物の出力抑制は、たとえ1枚のコスト削減効果は少額でも、職員の心がけ次第でその効果は高まります。しかし、単に「呼びかけ」だけではなかなか職員に当事者意識をもってもらえず、期待したほどの成果は得られないと感じてきました。そこで、新たな対策を検討したのです。

―どのような対策でしょう。

竹澤　職員ごとに、印刷枚数を集計できないかと考えました。そうすれば、前月よりも印刷枚数が大幅に増えた職員がいた場合、改善策を個別に話し合えますから。

臼井　当市は令和元年9月からの新庁舎移転に際し、職員専用区画への入退室や出退勤管理のために、各職員にICカードが配布されることになりました。そこで、印刷機に付属させたICカードリーダーに、本人のICカードを認証させることで印刷できる「認証印刷システム」を導入すれば、職員ごとに印刷機の使用状況を確認できるのでは、と。

　さらに、このシステムにより、ムダな印刷物を削減する以外の導入効果を生み出せると考えました。

―具体的に教えてください。

竹澤　たとえば、認証印刷システムのオプション機能である、どの印刷機からでも出力できる機能を活用した業務の効率化です。じつは新庁舎は、3ヵ所の旧庁舎に対して、フロアごとの面積を広くして1ヵ所に集約したため、フロア移動がしやすくなりました。そこで、印刷機の台数を99台から64台に減らす計画を立てたのです。その際、万が一、印刷機が混んでも、どこからでも出力できる機能があれば職員の待ち時間は減らせ、業務効率を維持できます。しかし、この機能を活用するには、クリアすべき課題があったのです。

―どういった課題ですか。

栁原　印刷機メーカー純正のドライバを使い分ける、高度な技術を実装した認証印刷システムが必要だということです。「そうでなければ、印刷した場合に文字化けが起きてしまう可能性がゼロではない」と、ベンダーから言われていました。それだと、住民記録や税の手続きなど、誤植のある印刷物を渡すことが許されない基幹業務の印刷機への導入は難しい。そこで、LGWAN系だけでなく基幹系を含めた複数のネットワークから、安心してどの印刷機からでも印刷できるシステムを検討したところ、基準をクリアした日本テクノ・ラボの認証印刷システムを採用することに決まりました。

印刷機の稼働状況を分析し、さらなる台数削減の検討も

―導入効果はいかがでしょう。

竹澤　令和元年9月に導入したばかりなので、印刷物の削減効果の検証はまだ進められていませんが、全職員の印刷状況を確認できるようになったため、ムダな印刷物を抑制する意識が高まっていると感じます。「どこでも印刷機能」については、「空いている印刷機を利用できて、とても便利」と好評です。そのほか、印刷物を出力するには印刷機の前でICカードを認証させる必要があるため、印刷物の放置がなくなることから情報漏えいリスクを抑制できています。

―印刷コストの削減に向けた今後の方針を聞かせてください。

臼井　認証印刷システムから日々収集されるデータをもとに、印刷機の稼働状況を分析して、印刷機をさらに減らす検討もしていきたいです。将来的には市内すべての公共施設の印刷機にこのシステムを導入し、印刷コストの大幅な削減を目指したいですね。