北海道旭川市の取り組み
自治体専用ツールによる業務効率化①
LGWAN内でも業務改善を進める、自治体専用チャットツールの実力
総務部 行政改革課 課長補佐 青葉 拓哉
総務部 行政改革課 會津 裕介
※下記は自治体通信 Vol.28(2021年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。
業務効率化を図るうえで、最新のICTツールの導入は有効な手段になる。しかし、強固な情報セキュリティ体制が求められる自治体においては、選択肢をめぐっては大きな制約が生じるのが現状だ。そうしたなか、LGWAN環境でもインターネット環境でも使える自治体専用のチャットツールを導入し、職員の業務効率を大きく改善したのが、旭川市(北海道)である。導入の経緯や効果などについて、同市担当者に聞いた。
「使ってみると、やっぱり便利」
―自治体専用ビジネスチャットを導入した経緯を教えてください。
會津 当市では今年4月に「行革プログラム」を刷新し、スマート自治体への転換を掲げています。この動きを推進するため、ICTを活用した業務効率化に向けて情報収集を重ねていたところ、『自治体通信』で自治体専用チャットツール『LoGoチャット』の記事を読んだんです。そこではチャットの利用による業務効率化効果が定量的に表現されており、当市でも同様の効果が得られるかもしれないと思い、導入を検討し始めました。
青葉 実際に使ってみなければ効果はわかりにくい部分もありますが、トライアルということで思い切って導入に踏み切れました。
―実際に導入してみて、効果はいかがでしたか。
青葉 使ってみると、やっぱり便利ですね。当市ではまず、われわれ総務部において約100アカウントを発行し、運用を開始したのですが、部内の連絡手段として電話やメールに取って代わりました。たとえば会議の日程調整では、既読機能によってだれが連絡内容を確認しているか一目瞭然でわかります。かつてのようにメールを送った後に電話で確認するといったムダな作業は必要なくなりました。チャット特有の気軽さが、組織内のコミュニケーションを促進している効果も感じていますね。
會津 部内で1ヵ月ほど運用した後、全庁に広げ、現在は約2,200アカウントを発行しています。LGWAN環境でもインターネット環境でも使える特徴を活かし、このうち約500アカウントは「スマホ」を使って庁外でも運用しています。
業務時間削減効果は、職員1人当たり年間73時間
―スマホ上では、具体的にどのような運用をしているのですか。
會津 上下水道部や土木部の職員が、外勤時に現地から写真や報告を庁内にあげる際に、『LoGoチャット』を使っています。これまで現地の写真を庁内に送信する場合、スマホからLGWANにメールで送信した後に無害化処理を行ったり、カメラから直接取り込んだりしていました。共有する際にも、わざわざカラー印刷して関係部署に配付したりと、とにかく作業が煩雑でした。それに対して、『LoGoチャット』では、ファイルを自動的に無害化処理できるので、これまでの方法と比べて、あらゆるファイルを簡単に送受信できるようになりました。
青葉 利用している部局からは、「来年も変わらず使えますよね」と、トライアル終了後の運用方針を心配する声が寄せられています。
―それだけ導入効果が高いと。
會津 はい。先日、開発元のトラストバンクの協力で、当市における『LoGoチャット』の効果測定を行ってみたんです。その結果、職員1人当たり1日約18分、年間73時間の業務時間削減効果が得られていることがわかりました。人件費に換算すると、職員1人当たり年間約15万円の削減効果に相当し、その効果の大きさに驚いているところです。これにより、職員が創造にかける時間の確保やQOLの向上にもつながると思います。
―『LoGoチャット』の今後の運用方針を聞かせてください。
青葉 今後は、簡易決裁の手段として『LoGoチャット』を使えないか検討しています。現在、当市では令和5年の完成を目指し新庁舎の建設を進めていますが、移転後はスペースの関係上、紙資料を削減する必要があり、ペーパーレス化推進のためにも、『LoGoチャット』は非常に有効です。『LoGoチャット』には、ほかの自治体と情報交換ができる機能もありますので、そうした機能も活用しながら、新しい挑戦を成功させたいですね。
静岡県浜松市の取り組み
自治体専用ツールによる業務効率化②
自治体専用Web申請フォームが、住民の行政窓口体験を刷新する
企画調整部 情報政策課 基盤管理グループ 村越 功司
産業部 観光・シティプロモーション課 ポストコロナ対策推進グループ長 専門監 杉田 実良
※下記は自治体通信 Vol.28(2021年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。
前ページで紹介した旭川市同様、使用環境を選ばない自治体専用のICTツールを導入し、業務効率化を実現した自治体がある。浜松市(静岡県)だ。同市では、自治体専用Web申請フォームを導入することで、コロナ禍に苦しむ住民からの申請手続きをオンライン化し、申請処理を一気に迅速化することに成功したという。ここでは、同ツールの導入経緯や得られたメリットなどについて、同市担当者に詳しく聞いた。
高い作業効率性を確認し、オンライン申請業務にも活用
―自治体専用Web申請フォームを導入したきっかけはなんでしたか。
村越 新型コロナウイルス感染拡大を受けた、国の特別定額給付金の申請手続きへの対応がきっかけでした。当市では、困窮者には特別に早期給付を行っていましたが、手書きの申請書から振込データを登録するための入力フォームがありませんでした。当時、早期給付の希望件数は4万件にものぼったため、とにかく早く入力・管理できる仕組みを探していたところ、自治体専用Web申請フォームの『LoGoフォーム』を知ったのです。早速、『LoGoフォーム』の利用を開始し、まずは庁内で職員がデータ入力するためのフォームとして活用を始めました。
杉田 その間、入力ミスの文字をはじき、いちどに複数の職員が多元入力もできる作業効率性、自治体での利用に耐えうるセキュリティ性能などを確認できたので、新たな用途での活用を決めたのです。
―詳しく教えてください。
杉田 当市では、新型コロナウイルス感染症のクラスターが市内の飲食店で確認されたことを受け、8月から感染対策を行う安全・安心な飲食店を認証する新たな制度を開始しました。その認証を受けるための申請手続きを、紙とともに『LoGoフォーム』上でも受け付けたのです。この制度では、市職員が立ち入り検査を行い、数十項目の対策基準をすべて満たしている飲食店にのみステッカーを配付しています。そのため、申請と同時に立ち入り検査の日程予約も行ってもらうのですが、その申請をWeb上でも受け付け、手続きの迅速化を期待したのです。
相次ぐ申請にも対応 、職員の業務負担は格段に低下
―『LoGoフォーム』の活用で、どのような効果が得られましたか。
村越 とてもスピーディに申請の受け付け体制を整えることができました。苦境にある飲食店を救うべく急ピッチでの制度立ち上げとなったため、準備期間は2週間しかありませんでした。しかし、直感的に使いこなせるこのツールのおかげで、申請フォームは数日で完成させることができました。LGWAN-ASPサービスである『LoGoフォーム』は、過去の作成フォームを自治体間で共有できる機能もあるので、それらの素材を参考にできたことも助かりました。
杉田 迅速に体制が整えられ、成果はすぐにみられました。この制度を一刻も早く立ち上げようと調整した結果、公式発表は3連休前の金曜日となったのですが、直後の3日間で早くも申請が相次ぎ、想定を超える50件以上の申請が寄せられたのです。紙による手続きであれば、休日3日間では申請自体が不可能だったはずです。
―現在までに、どれくらい利用されているのでしょう。
杉田 制度開始から約3ヵ月で550件以上の申請が届いていますが、このうち約470件がオンラインからの申請でした。この間、申請処理業務を最少人数で対応できたのも『LoGoフォーム』の導入効果です。『LoGoフォーム』では、申請者による表記揺れや記入漏れを防ぐ設定ができますので、紙による申請のように内容をすべてイチからチェックする必要がありません。申請処理の業務負担が格段に減ったからこそ、これほどの申請件数を処理できたと言えます。
―今後の『LoGoフォーム』の活用方針を聞かせてください。
村越 今回の実績を知ったほかの部署からも「活用してみたい」との声が寄せられています。適用可能性を見極めながら、『LoGoフォーム』でさらなる業務効率化を実現していきたいですね。
支援企業の視点
自治体専用ツールによる業務効率化③
560団体以上で導入が進む「自治体専用ツール」が働き方を変える
旭川市と浜松市の事例では、業務効率化を実現した自治体専用ICTツールの効果をみてきたが、それらのツールを開発・提供しているのがトラストバンクである。同社で両ツールの事業統括を務める木澤氏によると、「『LoGoチャット』はすでに563自治体、約28万人が利用し、『LoGoフォーム』も141自治体が導入している」という。全国の自治体で普及が進む両ツールは今後、職員の働き方をどう変えていくのか。同氏に聞いた。
さらなる機能強化を通じて、庁内連携の基盤に育てる
―『LoGoチャット』が選ばれている理由はなんでしょう。
LGWAN環境で使える、初めて(※)のクラウド型ビジネスチャットという特徴が画期的だったのだと思います。民間企業では当たり前に使われているチャットツールが、自治体では情報セキュリティの観点から使用が制限されていました。この制約を取り払ったのが『LoGoチャット』です。LGWAN環境のみならず、インターネット環境からもアクセスできることも大きな特徴です。現在では、総務省のセキュリティガイドラインに沿った無害化処理ができるので、インターネット環境からLGWAN環境に送信できるファイルの種類に制限がなくなり、あらゆるファイルを安全に庁内に送れるようになっています。
※トラストバンク調べ
―ほかに特徴はありますか。
LGWAN-ASPサービスということで、ほかの自治体と連携できる機能は非常に喜ばれており、貴重な情報交換の場として活用されています。「ふるさと納税」や「DX」、「マイナンバーカード」といったテーマごとに約80のユーザーグループが構成され、全国の約3,000人の職員が盛んに情報交換を行っています。こうした機能が評価され、最近では都道府県が音頭を取り、市町村と一緒に共同利用していく動きが盛んになっており、当社としてもこれを支援しています。
―今後、『LoGoチャット』をどのように普及させていきますか。
さらなる機能強化を図り、自治体にとっての利便性を向上させていく考えです。すでに導入自治体からの要望を受け、スケジュール管理機能や掲示板機能などのリリースを準備しています。こうした機能強化を通じて、『LoGoチャット』を庁内連携の基盤に育てていきます。
多くの自治体で資産を共有し、ボトムアップでデジタル化を
―一方で、『LoGoフォーム』の普及も進んでいるようです。
はい。あらゆる行政手続きをデジタル化できる『LoGoフォーム』は、近年DXがテーマになっている自治体現場でとても注目されています。『LoGoチャット』同様、LGWAN環境からもインターネット環境からもアクセスできる特徴を活かし、各種申請やアンケートなど幅広い用途に活用できる点が評価されています。テンプレート機能により、ほかの自治体が作成したフォームを共有し、ブラッシュアップして利用できるのも、LGWAN-ASPサービスである『LoGoフォーム』の特徴です。
―この点は、『LoGoチャット』と同じ開発思想ですね。
そのとおりです。従来の申請システムでは開発された申請フォームはベンダーの資産になってしまい、自治体同士が自由に共有することはできませんでした。『LoGoフォーム』では、特別な知見がなくても職員が簡単にフォームをつくれ、それらを自由に共有できるので、多くの自治体で利用してもらい、ボトムアップで庁内のデジタル化を促進してもらえます。この動きをさらに支援すべく、当社では現在4つの新機能を準備しています。
―4つの新機能とはなんですか。
まずは「申請状況確認機能」。職員が申請状況のステータスを入力することで、申請者は申請処理の進捗状況をいつでもオンラインで確認できる機能です。また、公共施設やイベント参加の予約、窓口訪問の事前予約も調整できる「予約枠管理機能」や、マイナンバーカードを読み込むアプリと連動し本人確認ができる「本人確認機能」も開発。さらに、地図情報と連携し、申請者の位置情報を紐づけできる「位置情報共有機能」も準備し、住民からの通報システムも実現できるようになりました。これにより、適用できる業務が一気に広がるとともに、従来であれば個別に調達が必要だったシステムが不要になります。こうした機能強化を今後も続け、導入自治体がより成果を実感できるシステムを目指しています。自治体との「共創」を理念に、現場のデジタル化に伴走していきます。
| 設立 | 平成24年4月 |
|---|---|
| 資本金 | 774万円 |
| 事業内容 | メディア事業、教育事業、パブリテック事業 |
| URL | https://www.trustbank.co.jp/ |
| 問い合わせ先 |  ※詳しくはメールにてお問い合わせください。 logo_support@trustbank.co.jp 担当:パブリテック事業部 三成・黒瀬 |
