庶務事務のシステム導入から始める、デジタル化推進のススメ

※下記は自治体通信 Vol.31（2021年7月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

3つの分野で、幅広くデジタル化を実行

―都城市ではどのようなデジタル化推進を図っているのですか。

池田　たとえば、令和2年度から職員採用にデジタル面接を導入しています。また、特徴的なものでは、令和3年度から「デジタルケア避難所構築事業」に取り組みます。避難所にWi-Fiを設置するとともに、避難所で運転免許証やマイナンバーカードなどを、端末を使いOCRで読み取って登録し、どこに誰が避難しているかや定員状況などを共有できる仕組みです。このように、「市民サービス」「地域社会」「自治体経営」の分野で、幅広く取り組んでいます。

―DONUTSが都城市に「企業版ふるさと納税」を活用してDXを支援した理由を教えてください。

根岸　そもそも当社は、民間企業における勤怠管理や経費精算、労務管理などの庶務事務に対し、クラウド型のバックオフィス業務支援システム『ジョブカン』で業務効率化を支援しており、全国約10万社に導入実績があります。そんななか、デジタル庁の発足やコロナ禍で、自治体も急速にデジタル化が求められるように。そこで、民間企業向けに行ってきた当社の経験やノウハウで、自治体支援もできるのではと。そこで、まずは早くからデジタル化を進めている都城市に、寄附を通じた応援をしようと考えたのです。

池田　当市に注目、賛同していただき、大変ありがたいですね。

―庶務事務のデジタル化を進めていくメリットはなんでしょう。

根岸　やはりバックオフィスの業務効率化につながるぶん、コア業務に集中できる点ですね。また、コロナ禍で増えているのは「テレワークに活かせるのでは」という問い合わせです。家にいながら打刻や稟議申請ができるため、ペーパーレス化にもつながります。

池田　特別定額給付金や予防接種の対応など、ここ1年だけでも自治体業務ではスピーディかつ幅広いニーズに対応することが求められています。当市でも庶務事務のデジタル化を進めることで、そのぶんを新たな課題解決にあてていけるのではないかと考えています。

　テレワークに関しては、住民対応が必要な部署もあり、当市では進んでいないのが現状です。ただ、多様な働き方が求められている昨今、テレワークは重要な選択肢のひとつ。そのため、「企画部門で導入できないか」といったように、当市でも模索しており、その点で庶務事務のシステム化はポイントになってくるでしょうね。

庶務事務を契機として、自治体のDXに貢献したい

―ほかにメリットはありますか。

池田　全職員が利便性を実感することで、デジタル化推進の一歩になりえると思います。やはり、課題解決につながってこそ、DXは浸透するもの。庶務事務は、全員が対応する必要があるので、「DXって便利だな」と体感してもらう、いい機会になると思います。

根岸　デジタル化で、多くの業務データが「見える化」できることにより、経営判断の材料になる点が大きいですね。職種によって業務にどれほどの工数がかかっているのかや、人員の適正人数などがわかるため、業務の最適化ができるようになり、データドリブンな自治体経営が可能になります。

―都城市における今後のデジタル化の方針を教えてください。

池田　たとえば、当市が庶務事務のデジタル化を進め、効果を発信していけば、地元企業のデジタル化をけん引していくことが可能です。また当市では、4月からデジタル統括本部を設置し、私自らCDO(最高デジタル責任者)に就任しました。今後はより幅広い分野でデジタル化を進めていきます。

根岸　これを機会に、都城市のパートナーとしてデジタル化の支援をしていきたいですね。「どこから進めていけばいいかわからない」という自治体は、庶務事務からデジタル化することをおススメします。『ジョブカン』を通じて、庶務事務を契機とした自治体のDXに貢献していきます。