マイナンバーカード活用で目指せる、一歩先を行く「行政窓口」

※下記は自治体通信 Vol.58(2024年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

人口減少や少子高齢化の進展などによる職員数の減少を見据え、自治体ではデジタルを活用した業務効率化が喫緊の課題となっている。そうしたなか、袋井市(静岡県)ではこの4月から、窓口業務の効率化と住民の利便性向上を目的とした「窓口改革」に取り組んでおり、そこでは、マイナンバーカードを活用した仕組みが構築されているという。それはどのような仕組みなのか。同市担当者の近藤氏と鈴木氏に、詳細を聞いた。

「本人情報」を窓口業務で活用

―袋井市が取り組んでいる「窓口改革」の内容を教えてください。

近藤　1つには、申請者に対する「申請手続きの案内」を省力化する取り組みに着手しています。また、「書かない窓口」に向けた取り組みも進めていますが、ここでは、マイナンバーカードを活用して、市の基幹システムの本人情報を自治体基盤クラウドシステム(BCL)*に連携し活用している点が特徴です。

鈴木　「申請手続きの案内」では、窓口に設置している「案内システム」の画面で引っ越しなどのライフイベントを選択してもらい、手続き案内を行いますが、その際、マイナンバーカードによる本人認証を行ったうえで案内を進めます。そうすると、最小限の設問に答えるだけで、必要な手続きが漏れなく案内されます。「書かない窓口」も同様で、申請手続きの際に、マイナンバーカードを活用することで、マイナンバーに紐づく情報が申請フォームに自動転記されます。

―どのような仕組みでそれらが実現するのでしょうか。

近藤　自治体基盤クラウドシステムから、マイナンバーに紐づく情報を取り出せる仕組みを構築しています。たとえば、転入者が「案内システム」を利用した場合、システムがマイナンバーに紐づく情報から子どもの有無を判断し、「児童手当の申請手続き」も自動で案内するといった形です。こうした仕組みを活用して、当市ではマイナンバーカード利用型の電子申請窓口を新設しました。この窓口ではデジタルに不慣れな方々でも安心して利用できるよう、申請相談や申請サポートを行うコンシェルジュを設置しました。必要な手続きを案内したり、電子申請の入力補助を行ったりするなど丁寧に電子申請のサポートを行っています。

　また、この仕組みによって、さらにもう1つ、「ある窓口」が実現すると考えています。

*自治体基盤クラウドシステム(BCL): 市町村が運用する住民情報システムから必要なデータを取り出して行政サービスなどに活用できるクラウドサービス

「行かない窓口」も実現

―どのような窓口でしょう。

鈴木　いわゆる「行かない窓口」です。今回の仕組みは、国が用意するマイナポータル連携を活用することで、インターネット経由で使える設計です。そのため、住民は自宅や外出先のスマホやパソコンからでも、システム構築した一部の手続きはマイナンバーカードを活用すれば、最小限の入力だけで、簡単に電子申請を行えます。

近藤　マイナンバーカードを活用した手続きの電子化で、手続きにかかる時間が短縮され、窓口がもっと便利になるよう取り組みます。こうした窓口改革を積極的に進めて一歩先を行く「行政窓口」を住民に提供したいと考えています。

―自治体における窓口改革の動きをどう見ていますか。

　住民に対して、申請書作成の手間を減らす、いわゆる「書かない窓口」を目指す自治体は多いです。ただ、書かずにすむのは基本情報など一部で、それ以外の情報は結局、職員が聞き取って追記などしている場合が少なくありません。職員の業務負荷は残ったままといえます。そこで当社では、そうした職員の負担も軽減する仕組みとして、基幹システムにあるさまざまな情報を活用できる仕組みをベンダーと共に構築しました。袋井市が取り組む窓口改革ではその仕組みが導入され、「行政手続きの案内」では『手続きナビ』、「書かない窓口」では『申請サポートプラス』というサービスが活用されています。

―これらのサービスで、自治体の窓口はどう変わるでしょう。

　インターネット環境からも使えるサービス設計のため、住民は来庁することなく、さまざまな行政手続きを完結できる窓口が実現します。住民は、自宅や外出先でスマホからマイナンバーカードによる本人認証を行い、『手続きナビ』を活用すれば、自分の属性や状況に応じた手続きを迷わず把握できるでしょう。また、同じく『申請サポートプラス』を使えば、自治体基盤クラウドシステムから自治体が保有する本人や家族の情報が自動で電子申請フォームに転記され、住民はその場から送信できます。「行かずにすむ」だけでなく、自宅で「書かない窓口」も実現するといえます。窓口改革を進めたいと考えている自治体のみなさんは、ぜひご連絡ください。