処理時間の削減と100%の正確性を実現。適用業務の見極めで確かな効果を実感

高知県

総務部 情報政策課 主幹

西森 学にしもり まなぶ

複数の評価項目から、適用の優先度を決定

―RPAの実証実験を始めた経緯を聞かせてください。

　当県は今年度、行政業務のデジタル化を推進することで、業務効率化を通じたコスト縮減や、県民サービスの向上、デジタル技術を通じた課題解決、産業振興などを図る「高知県行政サービスデジタル化推進会議」を発足。事前に行った全庁的なヒアリングでは、業務効率化につながりそうな提案が約140件あがりました。そのうち転記作業や、市町村に調査を依頼して回収するといったPCを使う単純作業で、RPAで代替できそうなものが30件ほどにのぼりました。そこで情報政策課では、RPAを適用する業務の絞り込みから実証実験の取り組みを始めました。

―どのように適用業務を絞り込んでいったのでしょう。

　業務の処理に要する時間や発生頻度、作業手順の明確さといった項目ごとに、「○」「△」「×」などの記号を使って評価し、適用させる優先度を決めていきました。

　たとえば、各所属の人件費予算を見極めるために財政課が行う「人件費推計表作成業務」は、処理時間が年300時間と長く、毎年3回実施。作業はマニュアル化済みで、ロボットへの代替も容易なため、実証実験期間中でも本格的に適用できます。早急に高い効果を得られるとみて、優先的にロボット化(※)しました。RPAツールには、自治体での導入実績が豊富で将来的な全庁展開も行いやすいものを採用しました。

※ロボット化:RPAにおいて、作業フローのシナリオを組み、ソフトウェア型の“ロボット”に作業を記録・代替させること

ロボットの内製化で、RPA活用の幅を広げたい

―どのような作業フローをロボットに代替させたのですか。

　人件費推計表作成業務は従来、給与システムから全職員の給与データを紙出力した帳票をもとに、職員が表計算ソフトに手作業で転記。所属ごとにまとめたうえで配信していました。

　実証実験では、ロボットがデータを扱えるよう、紙で出力していたデータを給与システムから直接CSV(※)データで入手。これを表計算ソフトに転記し、所属ごとに分ける作業を丸ごとロボットに代替させたのです。

　ダミーデータを使った検証により、人件費推計表作成業務では大幅な業務時間の削減が見込まれています。ロボット化した処理は数値項目の集計と分配がメインで、作業の正確性は100%でした。

※CSV:comma-separated valuesの略。項目をカンマで区切ったテキストデータのこと

―今後はどのような業務のロボット化を進めていきますか。

　今後は、インターネット系を利用する業務や民間事業者に委託している手作業の業務などへ、対象範囲を広げていきたいです。

　実証実験を検討するにあたり、ほかの自治体による先行事例も調査しましたが、なかには当県ではすでにシステム化していたり、外部に委託しているものもありました。逆に、当県であがったRPA適用業務案のなかには、ほかの団体では見られないようなものもあるでしょう。RPAを活用できる業務の幅広さを実感しています。

―RPA適用の対象範囲を広げるための方針を聞かせてください。

　今回、実証実験でのロボット化を先送りした業務のなかには、汎用性が高いものの、転記する様式が複数あり、ロボット化を外部委託すると費用がかさむものがありました。しかし、ロボット化の難易度が低いものについては、職員による内製化を推進していきたいと思っています。そのために、情報政策課だけでなく、ロボットを作成、運用できる人員を各課で育成し、RPAの活用を広めていきたいと考えています。

自治体のなかには、実証実験を経て、RPAの本格導入に進んでいる事例も増えている。そのなかでも葛飾区(東京都)は、手書きや印刷された文字をデジタル化する技術であるOCRをRPAと組み合わせ、紙を扱う業務へもその活用を広げている。具体的な技術の活用方法や得られた効果などについて、情報政策課の担当者2人に聞いた。

葛飾区

政策経営部 情報政策課 課長

谷口 正たにぐち ただし

葛飾区

政策経営部 情報政策課 企画係

岡 英輔おか えいすけ

異なる技術を組み合わせ、業務効率化の幅を広げる

―葛飾区におけるRPA導入の、きっかけを教えてください。

谷口　平成28年に始まった、マイナンバー制度がきっかけとなりました。制度開始にともない、当区では源泉徴収関連のシステムを新たに導入することに。これにより、庁内の多くの課で、報酬額や源泉徴収額のデータをマイナンバーに紐づける作業が発生。作業自体は定型的で単純なものですが、作業量は多い課で年間1万件にのぼり、各課から「業務負担を抑えたい」といった要望があがりました。そこで当課では、解決策としてRPAを活用できるのではと考え、実証実験を経た後、平成30年度に本格導入しました。

―導入後はどのようにRPAを、活用していますか。

谷口　RPA単独だけでなく、OCRと組み合わせた活用も推進しています。

　当区ではもともと、手書き文字をOCRで電子化することで、システムに取り込む業務効率化を図っていました。しかし、システムによっては電子化された文字データを直接取り込めず、あらためて手入力しなければいけません。せっかく手書き文字を電子化しても、別の手作業が発生してしまうのです。そこで、データの取り込み作業をロボットに任せることで、業務全体の自動化を試みたのです。そして、サーバ型(※)のツールでOCRと連動できるものを新たに導入。紙の文書を扱う業務の効率化に着手しました。

※サーバ型:ロボットがサーバ内で動作するタイプのRPAツール。一方で、ロボットが個々のPC内で動作するものは「デスクトップ型」と呼ばれる

年712時間分の業務を代替

―どのような業務にOCRとRPAを導入したのでしょう。

岡　たとえば、保育課における保育園の入園申込書関連業務です。この業務は、区民から紙の文書で保育園の入園申込書を受け取り、申込情報を人手で管理システムに入力するもの。処理件数は年間2,900件にのぼります。OCRとRPAを導入した後の作業手順は、まず、申込書を専用の複合機でスキャンし、文書に記載された文字をCSVデータに変換。そのデータをロボットが既存システムに入力してくれるのです。

―業務の自動化で得られた効果を教えてください。

岡　年間712時間の削減効果が得られました。人が行う作業は、紙に書かれていた情報がOCRできちんと電子データに変換されているかどうかの確認と、RPAが出した例外処理の対応だけになりました。OCRの活用では、帳票のフォーマットを変更するといった工夫を行い、機械が文字を読み取りやすくすることで、100%近い精度で処理できています。システムへの入力も、ロボットに任せることで、ケアレスミスの心配がなくなったため、生産性の向上を強く実感しています。

―今後はRPAをどのように活用していきますか。

谷口　これまでは、各主管課から要望があった業務のみを対象にロボット化を進めてきました。また、より多くの現場でRPAの活用を広げていくため、全庁的な説明会を通じ、RPAに関する知識を職員に身につけてもらっています。ロボットにはなにができ、人間の代わりにどのような仕事を任せられるか。こうした人とロボットで分担できる役割を見極めながら、今後も全庁的な業務効率化にRPAを活用したいと考えています。

RPAは、ロボットに作業フローを覚えさせることで、PC操作をともなうさまざまな業務を柔軟に代替させられることが強みだ。自治体においても、庁内業務のロボット化は、さまざまな部署で広がりを見せている。ここでは、RPAツールの開発を手がける民間企業が導入を支援した自治体の事例をもとに、庁内各部署におけるRPAの活用シーンを紹介する。