福岡市消防局「政令市初の許可書廃止。申請〜決済まで一気通貫でオンライン化」

消防庁の「予防業務優良事例表彰」で消防庁長官賞を受賞した、福岡市消防局。「Graffer スマート申請」を活用することによって申請・届出をオンライン化し、事業者の負担を大幅に軽減しました。

一気通貫したオンライン化で、消防庁長官賞を受賞

——危険物・石油コンビナートに関するオンライン申請の仕組みについて教えてください。

危険物・石油コンビナートに関するオンライン申請は、事業者の行う危険物施設の設置許可などの申請・届出がインターネット上で行える仕組みです。

——今回の取り組みは消防庁長官賞を受賞されていますね。どのような点が評価につながったのでしょうか。

政令市で初となる許可書の廃止に大きな評価を頂きました。具体的には、これまでは許可書を交付していましたが、申請書に許可印を押印したものを許可書と同等のものとして運用する方法に変更しました。さらに、許可後の申請書をオンラインで返付することによって、申請者の利便性向上とペーパーレス化を図りました。

また、ネット決済の導入によって、申請・届出だけではなく、決済まで一気通貫でオンライン化した点も評価につながりました。

——本格的な取り組み開始から約1年半が経過し、市民からの反応はいかがですか。

志々目：市民からは、「オンラインだと時間を気にせずに手続きできるのが便利」「操作がしやすい」といった声が届いています。当初は、市民に使ってもらえるのかといった不安もありましたが、現在では、多くの方がオンラインという選択肢を活用しています。

事業者が手続きに要していた時間を大幅に削減

——オンライン化によって、どのような効果がありましたか。

手続きに要する事業者の時間を削減することができました。特に県外の事業者にとっては、移動時間や滞在時間を含めると、これまで手続きのために約6時間かかっている場合もあるようでした。これがオンライン化によって、約30分にまで短縮することができているようです。

——具体的に、事業者のどのような業務が削減されたのでしょうか。

オンライン化によって、窓口への申請書類の提出、銀行での手数料の納付といった業務を削減することができました。事業者は、書類の作成から決済まで、すべての作業をパソコンだけで完結することができます。

——事業者からはどのような反響がありましたか。

事業者からは「移動時間が大幅に省けた」や「交通費の削減に繋がった」などのポジティブな反響が届いています。「クレジットカード決済ができるように、会社のルールを整備する」という事業者もいるほど、メリットを感じていただけているようです。

事業者の行動にあわせた申請フォームを作成

——今回の取り組みでは、約100件の申請・届出を短期間でオンラインにより完結しています。申請フォームを作るうえでどのような点を工夫しましたか。

今回は、全ての申請に対してフォームを作成するのではなく、「申請用」「届出用」「窓口クレジット決済用」の3つのフォームのみを用意しました。事業者はまずWord形式などのデータに入力し、その後データをフォーム上から送信する流れで申請・届出を行います。