【SMS導入事例】郵送の代替でコスト30％減、自治体でも大きな効果。～刈谷市役所が、子育て世代に向けてSMS活用～

導入決定のポイント

〇行政・自治体専用ネットワークLGWANに対応
>> セキュリティ面も安心
〇郵送にかかるコストと手間を削減したい
>> コストは30％削減、作業時間も半分以下に
〇スピーディな契約が必要
>> 低コストなこともあり、検討～導入まで1か月程度で実現

愛知県中部、西三河地方西端に位置する刈谷市。
その刈谷市役所が、主に妊婦向けのアンケートツールとしてSMS送信サービス『Cuenote SMS』を導入しました。それまで郵送で行ってきた作業をSMS（ショートメッセージサービス）に移行することで、直接・間接的にさまざまな効果が生まれたといいます。

今回は、同所・次世代育成部子育て支援課・子育て支援係の中村様、母子保健第２係の山田様に、Cuenote SMS導入の背景と効果について伺いました。

SMSサービスの利用状況と導入背景：
郵送が基本の自治体。若い世代向けならSMSも方策か

―SMSサービスの利用状況と導入背景について教えてください。

2023年1月より、出産・子育て応援給付金政策の一環として、市内に住む妊婦の方を対象としたアンケートや給付金の支給といった業務が開始されました。われわれのような自治体ではよくあることですが、市民の方とのコミュニケーションには郵便を利用していました。今流行りの「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の観点からすれば確かに課題はありますが、市民の方は老若男女幅広い年代、立場の方々がいらっしゃるため、郵便はやはりスタンダートな手法となっています。

実は、この事業は2023年1月にスタートしたため、それらの業務は急遽始まったものでした。当然それまでの仕事もありますので、膨大な業務量に忙殺される日々となっていました。何か良いアイデアはないかといろいろな方に話を伺っている中で、SMSを使ったサービスがあることを知りました。これを使えば郵送でアンケートを送る手間が省け、効率的に作業が進められるかもしれない。また今回は妊婦さんが対象で若い世代が多いことから、SMSも抵抗なく受け入れられるのではないかと思い立ち、導入の検討を始めました。

選択のポイント：
セキュリティとコストが決め手。素早い対応に感謝

―選択のポイントについてお聞かせください。

SMS配信システムの導入を情報システムの担当課に相談したところ、複数社での比較が必要となりました。インターネット検索や他部署の同僚からのアドバイスなど、SMS配信サービスを提供されている企業について調べ、3～4社に絞った中の一社がユミルリンクさんでした。
お話を伺ったり、比較検討をした結果ユミルリンクさんを選んだ理由は、まずLGWAN（Local Government Wide Area Network、総合行政ネットワーク）系の回線を使用していることです。LGWANは地方公共団体の組織内ネットワークなのですが、これを利用できることはセキュリティ面で大きな安心となります。
もう一つは費用面です。行政機関のため、原資はもちろん市民の税金です。性能が良く、費用が安価なものを選ぶ必要があります。Cuenote SMSは、LGWANの利用が可能な上に低価格であり、安心しておまかせできそうだと考えました。

実は、出産・子育て応援給付金政策の中には、必要なシステム構築費用の一部に対し国から補助金が出ています。今回の件もその対象となりますため、ぜひ利用したいと考えていました。しかしその頃にはすでに申し込み期限まで2ヶ月と迫っており、慌てて検討を始めていたのです。
期間がとてもタイトで現実的に難しいかと思ったのですが、ユミルリンクさんの担当者様にはフットワーク良くかつ丁寧に対応していただきました。結果的におおよそ1ヶ月程度で導入に至りました。
われわれのような自治体は、何か新しいことを始める、導入する際にはどうしても時間が必要なのが通例ですが、ユミルリンクさんは非常にリーズナブルな価格な上にスピード感をもって対応していただけたので、これまでにないほど早めに決断、進行ができました。

第一印象：細かく分割可能な、ワークエリア設定が便利

―サービスの第一印象はいかがでしたか？

セキュリティ、費用面以外で非常に魅力的だと感じたのは、ワークエリアの設定です。現在、Cuenote SMSは出産・子育て応援給付金関連でしか利用していないのですが、今後は子育て支援課の他の業務においても、郵便に代えられる部分はどんどん代えていきたいと考えています。ただ、市役所の予算は細かく区分けされているため、どの事業にどのような費用が必要であるかを明確にする必要があります。その点、ワークエリアを分けることで配信数や費用の内訳を把握できるのは非常に便利だと感じました。

また、送付するURLが短縮できる機能もありがたいです。市のホームページでは、階層が深くなるとURLが長くなりがちです。受け取る側とすれば長いURLは見にくく、短いことで見た目の安心感もあるように思います。

解決した課題・改善点：
30％のコスト削減。作業時間も精神的負担もラクに

―解決した課題・改善点はありますか？―

直接的な郵送料はもちろん、封筒の印刷費用なども含めると、30%ほどのコスト削減に成功しました。これらも非常に大きいことですが、もう一つ大きな変化は事務時間の削減です。郵送の頃はおよそ1週間かけて準備をしていましたが、今は1日で全ての作業を終えることもあります。

また郵送の場合、印刷、封入、投函といった一連の作業が存在するため、ある程度まとまった時間を確保する必要がありました。それに対し、SMS配信はパソコン上ですべて完結する作業のため、すき間時間に対応できることもあり非常にありがたいです。印刷物と異なり配信直前まで編集も可能なため、精神的にも楽になったと思います。

今後の展開：来年度からさらに活用。使えるところでは積極的に

―製品を活用して期待することなど、今後の展開についてお聞かせください。

来年度から、現在の事業に加え2つの事業で活用していきたいと考えています。そこでも同様に、コストや時間の削減が実現できることを大いに期待しています。
自治体という仕事柄、個人情報が含まれるものの扱いなどは慎重に対応しなければなりませんが、Cuenote SMSが利用できそうな場面では積極的に活用していきたいです。