会議録作成にかかる6,000時間を、AI音声認識の活用で4割削減へ
岡山県岡山市の取り組み
自動文字起こしシステムの導入
会議録作成にかかる6,000時間をAI音声認識の活用で4割削減へ
政策局 行政改革推進室 担当課長補佐 藤原 紀恵
総務局 総務部 ICT推進課 主任 岡本 亜由美
※下記は自治体通信 Vol.22(2020年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。
会議録は、話し合われた内容を関係者が正確に共有し、次のアクションに活かすために重要なものだ。しかし、その作成にあたっては、職員が録音データを手作業で文字に起こすケースが多く、大きな業務負担となっている。そんななか、岡山市(岡山県)は、録音データを自動で文字に起こすシステムを導入した。担当者に、システムの導入によって期待する効果などを聞いた。
「文字起こし」の実態調査で、職員の負担が浮き彫りに
―岡山市では、どのような方法で会議録を作成していましたか。
藤原 職員の多くは、ICレコーダーなどで録音した内容をいったん文字に起こし、会議録を作成しています。文字起こしの作業は、会議録の正確性を担保するうえで慎重さを求められますが、「長い時間がかかり、負担も大きい」という声があがっていました。ほかの重要な業務を圧迫することもあるため、当市では特に改善すべき業務との認識がありました。職員をなかなか増やせないなかで行政サービスの質を維持するには、業務の効率化は必須です。そこで、まずは会議録の作成にどれほどの時間がかかっているのかを調査するところから対策を始めました。
―どのような調査でしょう。
藤原 全職員を対象に、この1年間で会議録を作成した回数と、作成にかかった時間を聞きました。その結果、庁内全体で約3,700回の会議が開かれ、約6,000時間をかけて会議録が作成されていることがわかりました。このうち、一言一句の正確な書き起こしが求められる会議録の場合、実際の会議時間に対して10倍以上の時間を要するケースも。会議録の作成がもたらす大きな負担が明らかになったため、効率化に向けて具体的な検討を始めました。
―検討内容を教えてください。
岡本 「文字起こし作業」を効率化するため、ほかの自治体での取り組みも参考にし、AI音声認識技術を活用した「自動文字起こしシステム」の導入を検討しました。その後、実際に3社の製品を比較検討した結果、民間企業が提供する「自動文字起こしシステム」を導入することに。録音時間の半分程度の時間で文字起こしが完了し、平均7～8割の高い音声認識率があることを評価した結果です。令和元年6月から導入しています。
音源をアップロードすれば、テキストが自動で手元に届く
―職員の評価はいかがですか。
岡本 「文字起こしの作業負担が大きく減った」と、多くの職員が驚いています。録音データをシステムにアップロードするだけで、たとえば1時間の録音データなら、30分後にはテキストデータが自動で手元に届くのです。データの精度を高めたい場合は、録音した音声を聞きながら、その音声がテキストのどの部分に該当するのかが表示される専用ソフトを使うことで、短時間でデータの再編集も行えます。これらの機能を備えた「自動文字起こしシステム」によって、会議録作成にかかっていた時間を4割程度削減できると見込んでいます。
―会議録作成のさらなる効率化に向けた、今後の方針を聞かせてください。
岡本 会議でのマイク使用の徹底やICレコーダーの設置場所を工夫することなどで、会議の録音精度をあげる改善を重ねていきます。そうすれば、「自動文字起こしシステム」の認識率があがるため、会議録作成にかかる時間をさらに短縮できます。ここを効率化することによって生み出された時間をより重要な業務に回せれば、行政サービスをさらに向上できると期待しています。
