1gの誤差もない正確な郵便物集計で、厳格化する料金の適正収納に対応

加茂市

総務課総括係・防災係 主事 選挙管理委員会書記

有本 隆輔ありもと りゅうすけ

割引適用は適正か、郵便物の束を目視で確認

―加茂市ではどのように郵便関連業務を行っていますか。

　郵便物の料金を自動で算出し、消印と郵便料金を封筒に印字してくれる「郵便料金計器」で集計を行い、毎日200～300通を郵便局に手渡しています。

　このうち、市内宛で100通を超えるものは各課が「郵便区内特別郵便物(※)」制度を適用し発送するものとして事前にまとめたうえで、総務課の職員が郵便料金計器に通しています。区内特別郵便物はほぼ毎日発生し、庁内から発送される郵便物全体の約8割を占めます。適用される割引料金は1通1通の重量によって変わってくるのですが、最近の郵便料金計器は、郵便物の重さを1通ずつ計測し、その重量帯に適した割引料金を印字してくれる機能もあり、当市も活用してきました。

※郵便区内特別郵便物:同一差出人による同一の郵便区内宛の郵便物で、同一の形状、同一の重量帯、100通以上差し出すなどの条件を満たした場合、割引料金が適用される郵便物

―区内特別郵便物が多いと便利な機能ですね。

　ええ。郵便局で料金の適正収納が厳格化されているなか、重量の計測機能は必須だと感じています。しかし、以前使っていた機械では、その仕様に課題を感じていました。たとえば、すべての郵便物が1通「25g以内」の重量帯に収まると想定し、機械に通すとします。その際、25gを超すものがあると、「26g以上」の重量帯として割引料金が印字されてしまうのです。それでも、26g以上の郵便物が最終的に100通以上あれば区内特別郵便物の条件を満たせますが、そろわなければ、料金の印字は不正となってしまいます。そのため、区内特別郵便物を出す前は、違う料金が印字された郵便物が混在していないか、1通ずつ目視で確認する作業が生じていました。

―そうした課題にどのように対処しましたか。

　昨年3月に、ピツニーボウズジャパンの郵便料金計器を導入したことで課題を解決できました。同社の機械では、郵便物の重量が事前に設定した数値を超えた場合には料金を印字せず、機械の稼働を止めてくれる「重量制限」機能があります。そのため、機械が自動で印字した郵便物についてはそのまま安心して郵便局に手渡せるようになりました。設定した重量を超えた郵便物については、通常の郵便物としてあらためて郵便料金計器を通して正規料金を印字すればよいのです。

　同社の郵便料金計器はこのほか、郵便物に関するさまざまな業務を効率的に行える機能が充実しているので、非常に重宝しています。

郵便物を置くだけで、料金を簡単に確認

―ほかにどのような機能があるのでしょう。

　たとえば、郵便物を外づけの電子スケール(計量器)に置くだけで料金をディスプレイに表示してくれる機能は、複雑な体系の料金を調べる際に役立っています。特に、昨年10月の郵便料金改定時には、新しい料金の情報を機械が自動でアップデートしてくれたので、速達や簡易書留などの料金を、郵便局のWebサイトで調べることなく、簡単に確認できました。

　このほか、区内特別郵便物が適用されない市外向けの郵便物は、各課の担当者が郵便料金計器を使っていますが、担当者は予算科目にひもづいたバーコードを機械で読み取って使うことで、科目ごとの郵便物も簡単に集計できます。

―今後における郵便関連業務の方針を教えてください。

　郵便料金計器を活用する作業を、庁内でさらに広めていきたいと考えています。一部の部署では、はじめから特定の印字が入った封筒を使っているといった事情から、手作業で郵便物を集計していることもあります。郵便料金の適正収納が厳格化されるなか、こうした郵便物も郵便料金計器を活用し、職員の負担を軽減しながら正確な処理を行えるよう、効率化を図っていきたいですね。

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ 営業本部 東日本営業2部 営業2課 課長

藤井 真吾ふじい しんご

―自治体の郵便関連業務にはどのような課題がありますか。

　集計作業は、形状や重さが異なる多様な郵便物を大量に扱う煩雑さが課題となります。この作業は、自治体規模にかかわらず、部署の数だけ必ず発生する課題と言えます。一方で封入・封かん作業は、大規模な自治体の場合、外部に委託するケースが多いですが、小規模な自治体では職員自ら手作業で行うのが一般的。特に税務関連の部署は、全住民を対象とした個人情報を扱うので、時間がかかるうえ慎重な作業が求められ、職員の負担もさらに重くなります。

―そうした課題はどのように解決すればよいでしょう。

　いずれの作業も自動化により、正確性の向上や作業時間の短縮、職員の心理的負担軽減といったさまざまな効果を得ながら解決できます。郵便料金計器と封入・封かん機はどちらも長い歴史がありますが、自治体の職員不足や業務量の増大から、最近特に注目されています。ここ数年は、郵便料金計器を長年活用している自治体が、ふるさと納税関連部署での封入・封かん作業の発生を機に封入・封かん機も導入するケースが目立ちます。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　全国の自治体を支援するなかで蓄積してきた、さまざまな課題やニーズ、郵便制度に関する知見を活かし、より多くの職員の業務効率化を図るお手伝いをしていきたいですね。人にしかできないことと機械で自動化できる作業を明確化することで、住民サービスの向上にも貢献していきたいと考えています。