オフィス改革とクラウド活用で、職員同士の連携を強め生産性向上へ

※下記は自治体通信 Vol.40（2022年7月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

西予市

政策企画部 政策推進課 情報推進室 室長

上甲 宏之 じょうこう ひろゆき

西予市

政策企画部 政策推進課 情報推進室 ICT推進係 係長

山村 正志 やまむら まさし

20年後に人口が3割近く減少。厳しくなる財政状況に危機感

―西予市が生産性向上の取り組みを始めた経緯を教えてください。

上甲　当市では、約20年後の人口が現在より3割近く減少する予測が出ています。厳しくなる財政状況のなか、職員が減少しても多様化する市民のニーズに対応した行政サービスを維持するには、生産性の向上が不可欠です。このため当市では、平成26年度から抜本的な「オフィス改革」に着手しました。

山村　そのなかで明確化した取り組みの1つが「職員同士の連携強化」です。連携が強まり情報の共有が進むほど、新たな発想やアイデアが生まれ、生産性向上にもつながると考えました。そして、職員同士がコミュニケーションを取りやすくなるように、フリーアドレスに近い形の「チームアドレス制*1」を導入しました。固定席や袖机の廃止、庁内ネットワークの無線LAN化、打ち合わせスペースへの常設モニタ設置などを行い、オフィスのどこでも作業ができ、必要な時にすぐに集まって打ち合わせできる環境を整備しました。そのなかで、コミュニケーション活性化のうえでは、庁内の情報共有ツール『Garoon(ガルーン)』も役立っています。

―どのようなツールですか。

上甲　『Garoon』はサイボウズ社が提供しているグループウェアで、スケジュール管理、会議室の予約、各種申請、プロジェクトに関する連絡などができ、職員同士の情報共有基盤として、当市では15年以上使っています。平成30年度からはクラウド版に移行し、職員はどこからでも情報共有できるようになりました。たとえば、全庁へのお知らせが一斉にできる「掲示板」を使い、災害情報なども共有しています。クラウド化により外出先や自宅でも情報をすぐに確認できるため、これまで以上に情報共有のスピードが上がり、災害対策などにおいて初動判断の迅速化につながっています。

上司との会話回数が6倍増に

―一連の取り組みにより、成果は上がりましたか。

山村　平成28年度に行った調査では、オフィス改革前と比べて、職員1人あたりの会話の回数が約2.2倍、上司との会話は約6倍に増えました。近年のクラウドサービス活用の相乗効果も考えると、いまはさらにコミュニケーションが活性化していると思います。

上甲　クラウドサービスを活用するうえでは、情報セキュリティ対策の強化が必要です。その点、『Garoon』は国内のデータセンターで運用し、情報セキュリティ対策もしっかり行い、バックアップも取っているため安心して使えます。当市では今後も生産性向上の取り組みを強化するなかで、職員の業務効率を高めるクラウドサービスの活用は不可欠と考えています。『Garoon』以外でも、安心して使えるクラウドサービスを積極的に活用したいと考えています。

サイボウズ株式会社

営業本部 リージョナル営業部 四国営業グループ 所長

三浦 秀寛 みうら ひでひろ

―自治体が生産性向上に取り組む際、考えるべきことはなんでしょう。

　まずは業務プロセス全体を改善し、「ムダ」をなくすことが必要です。西予市では、職員の方々が率先して業務プロセスの改善に努め、「オフィス改革」を進めてきました。そのうえで、ITシステムを活用し、生産性向上に取り組んでいます。特にクラウドサービスを活用することで、職員の方々の業務効率は格段に高まっています。

―クラウドサービスの利用は、今後拡大するでしょうか。

　今年3月改訂の総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」に、クラウドサービスの利用をあと押しする記載が追加されました。そのため、利用が拡大することは間違いないと考えています。同ガイドラインのなかでは、サービス選定基準の推奨例として、情報セキュリティ水準の高さを証明するISMS*2やISMAP*3の認証取得などをあげているため、、これらは特に重要になるでしょう。なお、当社の『Garoon』と『kintone(キントーン)*4』はISMSを取得、ISMAP登録もされています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　当社は、1,000以上の官公庁・公共機関で導入実績があり、今後も多くの自治体のみなさんをご支援できればと思います。最近では『kintone』を検討・利用している自治体向けのコミュニティサイト『ガブキン』をオープンし、活用方法の共有を行っています。ぜひ当社へお問い合わせください。