姫路市が、要介護認定の進捗確認をデジタル化。月40時間以上の業務削減

姫路市介護保険課では要介護認定の進捗状況に対する事業所からの照会をデジタル化。システム活用することによって、1カ月あたり40時間以上の業務削減を実現しました。

デジタル化によって月40時間以上の問い合わせ対応業務を削減

——姫路市介護保険課が活用している、要介護認定の進捗確認ができるシステムは、どのような仕組みですか。

谷垣：要介護認定の申請から認定までのステータスがひと目で確認できる仕組みです。ログインして必要な情報を入力すると、認定の予定日などが確認できます。個人情報に配慮したシステムのため、安全に利用することができます。

24時間いつでも、要介護認定の申請の進捗状況を照会することができる。

——システムを導入することで、職員の業務にどのような効果がありましたか。

増田：月40時間以上の業務削減につながりました。要介護認定の申請に関する進捗状況のお問い合わせは、平均して1日に120件以上、対応時間は1件あたり1分程度です。問い合わせに付随して別の用件が発生することもあるため、対応時間がさらに延びることもあります。しかし、システムを通じて申請の状況が確認できるようになったことによって、問い合わせの件数を大幅に削減することができました。

月あたり40時間以上の業務削減につながっている。

——他には、デジタル化する前と比較してどのような違いがありますか。

谷垣：以前は、照会の電話があるたびに業務の中断が発生していました。しかし、現在では、電話件数が大幅に減少し、より業務に集中しやすい環境に変化しました。削減された時間は他の業務に充てられるようになり、大きな効果を感じています。

ケアマネジャーからは「使いやすい」の声

——実際にシステムを利用している、事業所のケアマネジャーからはどのような反応がありましたか。

相川：事業所のケアマネジャーからは、「使いやすい」「土日・祝日も関係なく照会できるのがありがたい」といったポジティブな声が届いています。

利用者からは好意的な反応が届いている。

導入検証時のアンケートでも、9割以上が「このシステムを導入してほしい」と回答しており、使い勝手のよいシステムになっていると感じています。